A hatékony kilépő interjú titka

A kilépő interjúkról számos érv és ellenérv létezik, ha beírjuk az internetes keresőbe, rengeteg cikket, véleményt, és szakértői tanácsot olvashatunk. A szervezetből kilépő munkavállalók nagyobb része önként távozik, és ilyenkor mindig felmerül a kérdés, hogy miért. A HR kezében az exit interjú olyan eszköz lehet, amellyel máshonnan nem megszerezhető, értékes információkat kaphatunk arról, hogy a távozó kolléga hogyan látja a szervezetet, mi a kilépés oka, milyen problémákat észlelt, vagy épp mivel volt elégedetlen. Ahhoz azonban, hogy a szervezetfejlesztésben is felhasználható információkat gyűjtsünk, nem elég az interjú elkészítése, hanem az abból nyerhető információhalmaz módszeres elemzése is szükséges.

A jól működő exit interjú elkészítésének első lépése mindig a cél meghatározása kell legyen. El kell döntenünk, hogy milyen területen szeretnénk felhasználni az adatokat és kik fogják azt felhasználni. Általánosságban elmondható, hogy az az interjú bizonyul hatékonynak, amely diagnosztikai, stratégiai, valamint PR és szeparációs szempontból is megfelel a célnak. Diagnosztikai és stratégiai téren jelentősége elsősorban a szervezetfejlesztésben, a képzési és fejlesztési igények megvilágításában rejlik.

Emellett segít felderíteni, hogy mi állhat a vállalat eredményeinek hátterében, valamint az olyan területek feltárásban, ahol szervezeti vagy procedurális változásokra van szükség. Másrészről specifikus, problémás területekre is rávilágít, mint a biztonsági kérdések, vagy az információ biztonság. Tény, hogy az utóbbi időben a kilépő interjúk háttérbe szorultak, pedig ismert olyan eset is, amikor épp egy ilyen interjú során tártak fel olyan eseteket, amikor a biztonsági szabályzat megsértéséről még a biztonsági személyzet sem tudott.

A kilépő interjúk során a munkavállalók olyan területeken és olyan problémákat jelölnek meg, amelyek számukra fontosak, és később, PR szempontból ez az információ jelentőséggel bírhat, hiszen a volt munkatárs akár potenciális vásárló vagy ügyfél lehet. De a jelentősége olyan szempontból sem elhanyagolható, hogy a munkavállaló és a munkáltató békés elválását is elősegíti, hiszen a munkavállaló azzal az érzéssel távozik majd, hogy elmondhatta a véleményét, és meghallgatták azt.

Láthatjuk, hogy az exit interjú szoros összefüggésben van a PR területtel, fő célja mégsem ez. A gyakorlatban a kilépő interjú jellemzően egy-egy területen hatékonyan alkalmazható, más területeken viszont nem. Ha azonban már pénzt és időt áldozunk egy ilyen eszköz kifejlesztésére, akkor győződjünk meg róla, hogy a már említett mindhárom területen alkalmazható legyen.

A kilépő interjúk készítése során gyakran követünk el olyan hibákat, amelyeket legtöbbször észre sem veszünk, vagy nem tulajdonítunk nekik különösebb jelentőséget. A tipikus problémák legtöbbször adminisztratív vagy gyakorlati eredetűek.

Nem megfelelő felhasználás

. Sokszor előfordul, hogy a kilépő interjút pusztán szimbolikus gesztusként tekintik, de a belőle nyerhető információt ritkán, vagy soha nem használják fel. Például amikor egy távozó kolléga elmondja, hogy mivel volt elégedetlen, akkor az információ nem jut el a megfelelő helyre, és gyakorlatilag semmi sem történik. Pedig az adatok és információk rendszeres és megfelelő felhasználásával a szervezet hatékonyságát aláásó problémák sokkal gyorsabban és időben feltárhatóak.

Metodikai problémák.

Az adatgyűjtés hiábavaló lesz, ha a cél nem egyértelmű, és csak úgy vaktában tesszük fel a kérdéseket. A tessék-lássék módjára összeállított kérdőívvel bizony nem érünk el semmit. Tisztázni kell azt is, hogy a kilépő interjút milyen esetekben használjuk, azaz csak akkor, ha valaki önszántából mond fel, vagy minden más esetben is. A tapasztalatok szerint, ha csak azon esetekben használják a kilépő interjút, amikor önként távozik valaki, akkor egyértelmű következtetéseket lehetett levonni a válaszokból, de ugyanez nem mondható el akkor, ha minden kilépőt megkérdeztek. Ennek az az oka, hogy az önként távozók többnyire nyíltan, köntörfalazás nélkül megmondják, mi vezetett oda, hogy felmondjanak.

A másik gyakori probléma a kérdések megfogalmazása. Sokszor teret adnak arra, hogy a munkavállalók többféleképpen fejtsék ki válaszukat. Ennek eredménye, hogy ugyanarra a kérdésre soha nem kapunk egyforma válaszokat, ami az összehasonlítást lehetetlenné teszi, és gyakran a hosszúra nyújtott válaszokban a sorok közül kell kihámozni a lényeget.

Megtévesztés

. Előfordulhat az is, hogy amikor valaki kilép a szervezetből, akkor a távozás okaként olyan sablon válaszokat jelöl meg, mint a magasabb fizetés, vagy a jobb lehetőségek, eltitkolva a valódi véleményüket és érzéseiket. Ennek eredményeként az igazán lényeges dolgok (ami rosszabb esetben lehet akár szexuális zaklatás, vagy főnöki zsarnokoskodás) rejtve maradnak.

De miért tévesztenek meg bennünket? Azért mert így szeretnék biztosítani a jó viszonyt a jövőben is, arra az esetre, ha például referenciára lenne szükségük, vagy épp azokat próbálják meg védeni, akik továbbra is a cégnél maradnak. Bár a munkaadók többsége tisztában van ezzel a megtévesztéssel, mégsem tesznek semmit ellene. Pedig lehetne. Az ilyen válaszokat kiválthatja az interjúztató személye, vagy az objektivitás hiánya is. Képzésekkel azonban ez hatékonyan fejleszthető, és hosszú távon elérhető, hogy a kilépők válaszai a valódi helyzetet tükrözzék.

A leggyakrabban elkövetett hibák ismeretében elmondható, hogy a valóban hasznos kilépő interjúkhoz a következőkre van szükség:

A legfontosabb az elkötelezettség.

A kilépő interjút egyértelmű, objektív hozzáállás nélkül jobb, ha el sem kezdjük. A legtöbb, és jó minőségű információ megszerzéséhez alapos, átgondolt, stratégiai hozzáállás szükséges. A legtöbb szervezet már itt elbukik. Egy valódi, hatékony eszköz létrehozása helyett csak összecsapnak valamit, ami jól néz ki, vagy jónak tűnik, de valójában csak értékeletlen adatok gyűjtésére alkalmas.

Határozzuk meg a célt.

A folyamat kialakításánál alapvető fontosságú a cél, és az adatok felhasználási területének meghatározása.

Folyamatosság.

Sokan azt gondolják, hogy ha az interjú elkészül, akkor a folyamat lezárul. Pedig ezzel még nem végeztünk. Folyamatosan mérni kell a kilépő interjúk hatékonyságát, az adatok hasznosíthatóságát, és módosítani kell rajta, amikor szükséges. Hiszen a környezet, és vele együtt a szervezet is változik, ezért elkerülhetetlen, hogy ennek megfelelően az exit interjú is nyomon kövesse a változásokat. Folyamatosan felül kell vizsgálni az egész folyamatot, mert bármikor merülhetnek fel olyan hibák vagy hiányosságok, amit orvosolni kell.

A kilépő interjút tekintsük egy folyamatnak, ami állandó megfigyelést és felülvizsgálatot igényel, ezáltal kiváló eredményeket érhetünk el vele. A gyorsan összedobott kérdőív nem vezethet célra, a hanyag adminisztrációval vagy a rossz értelmezéssel pedig semmire sem megyünk. A gondosan összeállított, meghatározott céllal rendelkező interjú viszont stratégiai szempontból is jelentős eszköz lehet a kezünkben. De ami a legfontosabb, hogy az információkat használjuk fel. Mert e nélkül hiába a jó interjú és a helyes megközelítés, igazából csak pénz- és időpocsékolás marad.

Forrás: www.hreonline.com