Az áttelepülés gondja-baja is a HR-es feladata

Egy-egy cégnél pontosan azért születik relocation policy, mert felismerték, hogy valamiféle rendszerben, irányelvek mentén kellene kezelni az expat munkavállalókat. Természetesen relocation policy az olyan cégeknél kerül bevezetésre, ahol nem 1-2 távoli országból érkező munkavállaló dolgozik, hanem a vállalati kultúra része a relokáció. Jellemzően a szabályozás kidolgozása és egyáltalán annak szükségességének felvetése a HR feladata - egyre többen jönnek rá, hogy mire jó, mennyi előnye van, ezért készítenek/készíttetnek relocation szabályzatot. A relocation policy a HR-hez közelálló, a HR feladatai közé tartozó témákat ölel fel: ilyen a kompenzáció, a béren kívüli juttatások köre, melyek természetesen az expat munkavállalót szintén megilletik - hogy milyen mértékben, arról is a szabályozás dönt. De a HR feladata a legális munkavállalás adminisztrációja, valamint az áttelepülés operatív kérdései.

Nagy AnikóA Bosch csoportnál világszerte megközelítőleg 281 000 munkatárs dolgozik, mondja Nagy Anikó, a Robert Bosch Kft. országos humánerőforrás-igazgatója. Magyarországon az 1991-ben újjáalapított regionális kereskedelmi Kft.-ből mára jelentős vállalatcsoport, Magyarország egyik legnagyobb külföldi ipari munkaadója lett több mint 8900 munkatárssal. "Jelenleg a kilenc hazai telephelyen mintegy 120 fő expat munkavállalót foglalkoztatunk. A munkatársak a cégcsoport tevékenységének minden területén megtalálhatók, csakúgy az adminisztrációs osztályokon, mint az értékesítési részlegeken, a gyártás területén vagy éppen a fejlesztési központokban. Az itt élő és dolgozó külföldi munkavállalók között éppúgy megtalálhatók a beosztottak, mint a közép- vagy felsővezetők." - mondja Nagy Anikó. Ahhoz, hogy a közös munka zökkenőmentes legyen, szükség van szabályozásra: relocation policy nélkül nehéz lenne az ügyintézés, mondja a HR-igazgató. "Évente frissülő, a németországi központ előírásaival összehangolt szabályozás már csaknem 8 éve létezik a magyarországi vállalatcsoportnál."

Cziczárdi Györgyi"A policy mibenléte mindig a szabályzat céljától függ"- mondja Cziczárdi Györgyi, az Expat Center ügyvezetője. "Természetesen minél több dolgot szeretnének szabályozni, annál több előírást kell bevezetni. Fontos, hogy tartalmazza a szabályzat hatáskörét (kire vonatkozik pontosan és kire nem), hogy kinek mi a feladata egy-egy procedúra kapcsán, kitől és milyen formában kell jóváhagyást kérni, de ezen kívül fontos részletezni benne az expatoknak járó juttatásokat, az adózással kapcsolatos kötelezettségeket, főbb irányelveket is" - mondja a szakember, aki már több ilyen jellegű szabályozás kidolgozásában részt vett. Ez a szabályzat biztosítja, hogy a kiküldött munkavállaló biztosan beszerezze a kötelező engedélyeket, hogy a lehető legoptimálisabban adózzon és tisztában legyen azzal, hogy a kiküldetéssel kapcsolatban mennyi anyagi juttatást várhat a cégtől.

Ugye a cég nyilván azért alkalmaz külföldi munkavállalót, mert ettől valamiféle hasznot remél: innovációt, új szemléletmódot, több bevételt - nem csak többletfeladatot és kiadást vár az expat foglalkoztatásától.

A policy jellemzően nem csak a felsővezetői pozíciókban érkező külföldi munkavállalókra vonatkozik - sokszor ennél szélesebb munkavállalói rétegre gondolnak annak kidolgozásakor. Cziczárdi Györgyi azt mondja, ők a legtöbb szabályzatot az expatokra vonatkozóan készítették, de volt már az országon belüli költözésekre vonatkozó igény is, ami minden munkavállalót érintett, nemcsak az expatokat.

Az expat is képben legyen

Fontos, hogy az expatnak és a cégnek is világos legyen, hogy mi vár rá, mik azok a kötelező dolgok, amikhez tartani kell magunkat, milyen juttatásokban részesülhetnek, mely feladatnak ki a felelőse, milyen időhatárok vannak, mondja Cziczárdi Györgyi. "Az olyan cégeknél ahol nincs relocation policy, ott mindez nemcsak átláthatatlan, de előbb-utóbb rejtett expatok fognak feltűnni a cégnél, ami egyenes út a büntetéshez." Ráadásul nincsenek leszabályozva a keretek, hogy mennyit juttat a cég lakhatásra, ki és hogyan állja a költöztetést, a gyerek idegen nyelvű óvodáját, mennyi idő alatt kell lakást találnia - a legtisztább ügy ezeket előre, írásban lefektetni. Ha nem ez történik, akkor könnyen megesik, hogy a külföldi munkavállaló valahogy "ottragad" az ötcsillagos hotelban, ahová az érkezése utáni pár napra lett elszállásolva. "Egyik régi ügyfelem érdekes "kísérletet" hajtott végre az újonnan érkező kollegáival. Akik már legalább 1 hónapja az 5 csillagos apartman hotelben tanyáztak és még a huszadik lakás megnézése után sem tudtak dönteni egy lakás mellett, azokat áthelyezte egy 2 csillagos apartmanházba. A színvonalkülönbség fájdalmas volt, ráadásul a cég megközelítése is nehezebb volt a másik helyről, és láss csodát: az összes ember 1 hét alatt megtalálta álmai otthonát" - emlékszik vissza egy esetre Cziczárdi Györgyi.

A Boschnál a szabályozás a lehető legtöbb olyan témakört tartalmazza, ami a kiküldetés során befolyásolja a munkavállaló életét, így aztán kitér az elutazás előtti teendőkre, a költözés, nyelvoktatás folyamatára, szabályozza a bérezési feltételeket, a lakhatási támogatás kérdését, a kiküldetés alatti különböző juttatásokat vagy a munkavállaló gyermekeinek óvodai/iskoláztatási feltételeit és a kiküldetésben lévő munkatárs partnerének nyújtott lehetőségeket, mondja Nagy Anikó. Emellett a policy szabályozza az adózási és a társadalombiztosítási kérdésköröket. "A kiküldetés megkezdése előtt a Bosch munkavállalók részt vesznek egy interkulturális tréningen, ami segíti a beilleszkedésüket, és a legtöbben már úgy jönnek ide, hogy ismerik a közvetlen kollégákat akikkel együtt fognak dolgozni Magyarországon." - Nagy Anikó szerint relocation policy nélkül mindezt a segítséget nem tudnák szervezett kereteken belül megadni az expat kollégáknak.