Bérszámfejtő programok összehasonlítása 5 lépésben

Nincs két egyforma rendszer, nincs két azonos logika. Olyan ez valahol, mint autót vásárolni. Mindegyik autó elvisz A-ból B-be. Az egyik autó olcsóbban, kisebb fogyasztással, a másik többet fogyaszt, de cserébe gyorsabban megy, kényelmesebb benne az utazás és van benne GPS navigáció is. A szervizköltség is valószínűleg eltér, és sokszor bizony a kezdetben olcsóbb autóé lehet drágább. A műszerfal is másképpen néz ki, másmilyen elrendezésben vannak a gombok, kapcsolók. A választás nem egyszerű a szoftverek esetében sem, csak itt licencdíjak (ár), támogatási (fogyasztás) és fejlesztési (szerviz) díjak vannak, műszerfal helyett pedig képernyők.

Amennyiben a bérprogram kiválasztásánál kizárólag csak az ár dönt az Önök esetében, ne olvasson tovább. Amennyiben egy optimális, minden igényt kielégítő, jó megoldást szeretne, érdemes megszívlelni az alábbi tanácsokat.

1. lépés: Az előkészületek

Megszületett a döntés, nosza, keressünk bérprogramot! Fontos tudni, hogy minél felkészültebbek vagyunk a saját igényeink, lehetőségeink tekintetében, annál gördülékenyebb és gyorsabb lesz a folyamat. Gyűjtsük össze, melyek azok a területek, ahol fejlődést szeretnénk. Milyen funkciók hiányoznak leginkább, melyek azok az új igények a cégvezetés részéről (vagy a napi munka folyamán), amelyet a jelenlegi rendszerünk már nem képes kiszolgálni. Ilyen lehet egy speciálisabb bérezési forma, a jogcímek sokasága, de lehet ez az ár, vagy akár kényelmi szempont is. Mindig gyorsan elő tudjuk állítani a kívánt riportokat, lekérdezéseket?

Nagyon fontos, ha a HR vagy bérszámfejtési rendszerek bevezetését / lecserélését ne kezeljük pusztán gazdasági, vagy informatikai kérdésként! A sikeres és gördülékeny bevezetési projekt alapfeltétele, hogy minden érintett, így pl.: a munkaügyes és/vagy bérszámfejtő vezetők, kollegák is be legyenek vonva. Számos projektet buktat meg ez a hiba.

2. lépés: A megfelelő bérprogram keresése

Második lépésként válasszuk ki a szóba jöhető cégeket, termékeket. Napjainkban ezt legtöbbször már az interneten tesszük meg, hirdetésekkel találkozunk, rákeresünk. A termék (vagy cég) honlapját érdemes tüzetesebben megvizsgálnunk. Természetesen információkat találunk magáról a szoftverről, és megtaláljuk a kapcsolat-felvételi lehetőségeket. Fontos lehet még maga a weboldal is, hiszen szoftvert keresünk: milyen az oldal dizájnja, felépítése, modern, innovatív, vagy már évekkel le van maradva a trendektől? Bizony ilyen megérzésekből is lehet következtetést levonni a cég szoftvereivel kapcsolatban.
A piacon vannak kisebb, egyszerűbb úgynevezett dobozos termékek és komplexebb szakértői szoftverek, válasszunk az igényeinknek megfelelően. Fontos lehet utánanézni, hogy a szoftver hazai fejlesztésű-e: tapasztalat, hogy az összevásárolt szoftverek implementálása sosem tökéletes, ennek hátrányai megnyilvánulhatnak programhibákban, stabilitásban, a fejlesztések és jogszabályi frissítések gyorsaságában, minőségében. Külföldi, honosított szoftverekre ez hatványozottan igaz.

A dobozos termékek jellemzői

Pro (+):

Olcsó.

Egyszerű a használata.

Akár a felhasználó is tudja telepíteni.

Kontra (-):

Annyit tud maximum, ami a "dobozra rá van írva".

A fontos paraméterezésekben gyakran marad magára a felhasználó

Nem, vagy csak igen körülményesen fejleszthető tovább, nagy eséllyel egy-egy felmerülő igényünket majd táblázatkezelővel (pl. Excel) kell megoldanunk.

Legtöbbször nem integrálható egyéb rendszerekhez (vállalatirányítási, kontrolling, vezetői információs rendszerek, vagy akár a könyvelés), így az automatikus online adat-átadás helyett marad a papírvándorlás.

Valószínűleg kisebb létszám áll rendelkezésre az ügyfélszolgálati feladatokra.

A szakértői rendszerek jellemzői

Pro (+):

Nagy tudás: egy szakértői rendszer az elterjedtségének, a benne felhalmozott tudásának köszönhetően nagy valószínűséggel minden felmerülő igényt képes kiszolgálni.

Bevezetéskor cégre-szabják, paraméterezik a rendszert

Fejleszthető: akár a legspeciálisabb igények lekezelése, átalakítható, hozzáfejleszthető.

Integrálható (bérprogram kapcsolata más rendszerekkel): vállalatirányítási-, kontrolling-, vezetői információs-, vagy gazdasági, pénzügyi, könyvelési, stb. rendszerekkel könnyedén összekapcsolható.

Automatizmusok: sorozat-feldolgozások, valósidejű jogszabályi ellenőrzések.

Fokozottabb, fegyelmezetten jogszabálykövetés.

Munka- és bérügyi folyamatok leképzése (pl.: nyomtatványkezelés, adóbevallás, letiltások, stb.)

Biztonság: komoly jogosultsági rendszer (menüpontok, modulok, funkciók, szervezeti egységek szerinti többdimenziós mátrix), naplózási, logolási lehetőségek.

Kontra (-):

Az egyszerűbb, "dobozos" termékekhez képest magasabb ár.

Komplexebb felület, oktatást igényel a használata.

Hosszabb, szerteágazóbb bevezetés.

3. lépés: ismerkedés a bérszoftverrel

A fenti szempontok figyelembe vételével válasszunk ki 3-4 szoftvert. Az első benyomás, a felületek igényessége, átláthatósága fontos szempont, működés közben látni pedig kiváltképp. Mindenképp éljünk a demó lehetőségével!

Tartsuk mindvégig szem előtt a legfontosabb követelményt: egy szoftver, kiváltképp egy ügyviteli (pl.: bérszámfejtő) szoftver legfontosabb tulajdonsága, hogy egyszerűsítse, gyorsítsa, könnyítse meg a munkánkat. Ne legyen szükséges mellette még kézzel, papíron vagy táblázatkezelőben dolgozni.

Telepíthető demó vs. programbemutató?

Legtöbbször letölthető demóverzióval, vagy pedig élő programbemutatóval találkozik a szakember, amikor meg szeretne tekinteni egy bérszámfejtő programot. Melyik a jobb megoldás?
A szoftver tudásával és professzionalizmusával összefüggő kérdés ez. Pár sorral feljebb már végeztünk egy hevenyészett összehasonlítást a kisebb ("dobozos") és a nagyobb, szakértői rendszerek kapcsán. Innen következik, hogy az egyszerű kisebb tudású programmal minden előzetes ismeret nélkül is el tudunk boldogulni, nem fog nehézségekbe ütközni a telepítése és a kipróbálása sem.

Egy igazán nagy tudású szakértői rendszernél ezzel szemben csak a személyes bemutató működhet. Ez elsősorban informatikai kérdés, egy robosztus szoftverrendszer komoly adatbázis kezelőt igényel, és paraméterezéseket. A program is bonyolultabb, hiszen minden lehetséges aspektust le kell tudnia kezelni, ami csak egy (akár sok ezer fős) cégnél előfordulhat. Mindezen szempontoknál talán még fontosabb azonban a személyes kontaktus, és ezt nem marketing megközelítésből mondom, hanem tanácsadói megközelítésből.

A szakértői rendszer nem csak programsorokat jelent, hanem felkészült, tapasztalt tanácsadókat is, akikkel már az első bemutató kapcsán is érdemes átbeszélni az igényeket, elvárásokat, specialitásokat és természetesen kérni ezek bemutatását is élőben az adott szoftverrel! Megszívlelendő tanács, hogy mindig a célból induljunk ki: ne egy-egy megoldási metódust várjunk el, hiszen ahány ház, annyi "szobás". Abból induljunk ki, mit szeretnénk elérni, és annak a bemutatását kérjük, hiszen lehetséges, hogy a bemutatott megoldás jobb, mint amit eddig ismertünk, megszoktunk.

Ne sajnáljuk az időt a számunkra fontos feladatok bemutatására. Ha például kardinális kérdés esetünkben egy jó lekérdező rendszer, mert számos listát és kimutatás készítünk (vagy várunk el), akkor tüzetesen vizsgáljuk meg. Nem mindegy, hogy egyszerű, magától értetődő-e az adott funkcionalitás, vagy esetleg még adatbázis parancsokat is ismerni kellene egy komplexebb lista, vagy riport elkészítéséhez? Ha hasonlóan kell használni a rendszert, mint egy adatbázis- vagy táblázatkezelőt, kezdjünk gyanakodni, hogy tényleg segíteni fogja-e a munkánkat...?
Vizsgáljuk meg, hogy a bemutató díj- és kötelezettségmentes-e.



Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - Bérszámfejtő programok összehasonlítása 5 lépésben
2. oldal - Támogatás, díjak