Cafeteria adminisztráció gépesítve

Egyre több cég egyre jobb ajánlatokkal keresi meg a munkáltatókat, hogy "gépesítsék" a cafeteria adminisztrációt. Milyen előnyökkel jár, milyen funkciókkal segít egy ilyen szoftver? Mely területeken számíthatunk nehézségekre egy-egy jól bevezetett szoftver mellett is?

Ezekre a kérdésekre kerestük az Edenred Magyarország Kft.-vel és a Codebase Kft.-vel együttműködve a cafeteriatrend.hu oldal olvasói körében a válaszokat. A felmérés során 185 munkáltató mesélt béren kívüli juttatásaik adminisztrációjáról, akik együtt több mint 59.000 munkavállalót foglalkoztatnak. A válaszadók közel 10 százaléka került ki az ezer fős létszámot meghaladó nagy cégek közül, 34 százalékuk pedig 21 főnél levesebb munkáltatóval dolgozik. Így az eredmények betekintést engednek az igazán nagyok sikereibe, problémáiba, mindeközben a kis cégek is jelentős érdeklődéssel fordultak a téma felé.

Excel a listavezető

A felmérés első részét feldolgozva sejthető volt, hogy a jól ismert táblázatkezelő szoftver jól szerepel, de fölénye meglepő volt. A válaszadók 50,8 százaléka excelben tartja nyilván a béren kívüli juttatásait (emellett 15,3 százalék manuálisan, papíron). Gondolhatnánk, hogy ez a megoldás kifejezetten a kis cégekre jellemző. Ennek ellentmond, hogy a 100 fő feletti munkahelyeken 40 százalékot meghaladja az említett táblázatkezelő szoftver elterjedtsége, míg az 1000 fős létszámon túl is több mint 5 százalék alkalmazza ezt a segédeszközt.

Természetesen a céglétszám növekedésével fokozatosan terjednek a professzionális célszoftverek, melyek közt a nagyoknál a saját fejlesztésű megoldások vezetnek, míg a közepes cégméretnél megjelennek a vásárolt helyi vagy internetes adatbázisra épülő szoftverek. A teljesen kiszervezett adminisztrációt pedig főleg a középmezőny alkalmazza.

Hogyan teljesít?

Bár a 2010. január 1-jétől bevezetett 25 százalékos adó egy kicsit nehezítette a feladatainkat, mégis a munkáltatók 70,6 százaléka többnyire, 21 százaléka maximálisan elégedett az általa használt megoldással. Mindössze 8,4 százalék nem tartja kielégítőnek a nála működő módszert.

A vásárolt, bérelt, az interneten futó szoftver termékeknél jelezték a legmagasabb elégedettségi szintet a válaszadók. Emellett a saját szoftvert alkalmazók, a vásárolt szoftvert használók és a kiszervezett cafeteria üzemeltetési szolgáltatást igénybe vevők közül senki sem elégedetlen.

Feltűnő, hogy az excelt használók alig több mint 10 százaléka elégedett maximálisan. Az így dolgozók háromnegyede többnyire elégedett saját táblázatának működésével, és 10 százaléknál kevesebben elégedetlenek.

Bizalmat kelt a célszoftverekkel kapcsolatban, hogy jellemzően magasabb a maximális elégedettséggel használók aránya (minden esetben több mint 30 százalék)

Milyen funkciókért érdemes használni?

A szoftverek funkciói közül a könnyedén vezethető naprakész, hibátlan, hiánytalan nyilvántartás végzett az élen, megelőzve a nyilatkoztatás funkciót. Ennek talán az lehet az oka, hogy nem mindig biztosított a teljes munkavállalói kör számára a célszoftver egyéni elérése és felhasználói szintű ismerete. Így a nyilatkoztatást sem lehet teljes körben kivitelezni.

A folytatásban a változások (kilépés, belépés, átsorolás) esetén szükséges elszámolások elkészítése következik, mely általában speciális szoftverekkel egy gombnyomással elvégezhető. Ugyanígy néhány kattintással nagy segítség a papírhoz és az excelhez képest az utalványok rendelési listáinak, pénztárak felé történő utalási dokumentációknak az összeállítása.

A szoftver felhasználók ezeket a funkciókat értékelik legtöbbre. Ha valaki tervezgeti a beszerzést, akkor nagy valószínűséggel ezeken a területeken hozza majd a legtöbb hasznot az új szoftvere.

Dicséret és panasz

Akik egyszerű excel táblával, vagy négyzetrácsos papíron kezelik a béren kívüli juttatások adminisztrációját, bizony álomszerűen könnyűnek képzelhetik a célszoftverrel dolgozók munkáját. Vajon tényleg ilyen problémamentes az életük? Milyen előnyök a legszembetűnőbbek?

Az általuk felsorolt előnyök közt a gyorsaság szerepel az első helyen. A gyorsaság annyira fontos jellemző, hogy megelőzte a biztonságot és a pontosságot is, melyet a szoftverekbe épített védelmi, ellenőrző funkciók biztosítanak az ezt használó munkáltatók számára.

Azokon a munkahelyeken, ahol az egyes munkatársak rendelkeznek saját hozzáféréssel, különös pozitívum az átláthatóság. Az érintett munkavállaló akár napi szinten betekinthet az igényelt és kiadott juttatásai státuszába, ahelyett hogy a személyügyi osztályt terhelné ezirányú kérdéseivel.

Meglepő, de a speciálisan cafeteria adminisztrációs célra készült szoftverek is okoznak némi panaszt a felhasználóknak. A panaszok listáját a hiányzó funkciók vezetik, melyek miatt több munkafolyamatot a szoftverből való excel export után manuálisan kell végrehajtani. Így azt a biztonságot, amit a zárt, védett adatbázis jelent az emberi számolgatáshoz képest, sajnos elveszítjük.

Az előző problémát felvetőkhöz képest kevesebb, mint feleannyian jelezték, hogy az álaluk használt szoftveres megoldás titokzatos, ismeretlen hibákkal nehezíti az életüket.

Emellett nehézségekkel küzdők 10 százalékánál okoz gondot a más HR szoftverekkel való kompatibilitás hiánya.

Csak alig páran említették a bevezetési nehézségeket, így az új rendszert indító, vagy szoftvert váltó munkáltatók felkészülhetnek arra, hogy az elején szinte biztos, hogy gördülékenyen mennek majd az első lépések.

A felmérés meglepő tapasztalata, hogy az excel mennyire elterjedt és szinte használható megoldás a béren kívüli juttatások nyilvántartásához még a 25 százalékos adófizetési kötelezettség bevezetése után is. Az elégedettségi szinteket azonban az egyes megoldások esetén vizsgálva valószínűsíthető, hogy a célszoftvert alkalmazó munkáltatók között kevesen vannak, akik visszavágynának a korábbi táblázatkezelős megoldásukhoz.

Fata László
Cafeteriatrend.hu