Digitalizáció: lépj ki a papírhegyek árnyékából!

Hiszen ma már nemcsak arra van szükség, hogy az adatok egyáltalán valahol (néha egy szekrény mélyére temetve) megtalálhatóak legyenek, hanem ezek kereshetőségére, csoportosíthatóságára, azaz lehetőleg minél gyorsabb és könnyebb feldolgozására is. Ez azonban a korábbi gyakorlatot követve nehézkes is időigényes feladat. A digitalizáció nyújtotta előnyök révén a személyügyi adatok feldolgozása egyszerűbbé és jóval gyorsabbá válik gyakorlatilag bármilyen szervezeti rendszeren belül.

Megváltozott elvárások, eddig ismeretlen kihívások a munka világában

A papírmunka, a sokszor évtizedek alatt keletkező és halmozódó iratok tárolása, visszakereshetősége egyre több nehézséget jelent, miközben e terület folyamatosan fejlődik, mely által újabb és újabb kihívásoknak kell megfelelnie:

• Jogszabályi kötelezettség
A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 2018. december 23-án hatályba lépett kiegészítése szerint a foglalkoztató köteles a biztosítási jogviszonnyal kapcsolatosan felmerült munkaügyi és társadalombiztosítási iratokat a biztosítottjára, volt biztosítottjára irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig megőrizni. Így például egy 1985-ben született dolgozóra vonatkozóan a foglalkoztató 2055-ig köteles megőrizni az iratokat, feltéve, hogy a dolgozó 65 éves korában vonul nyugdíjba. Ez a mennyiség a fluktuáció, bővülés miatt jelentős terhet ró az irattárolásra, a kapacitások kiépítésére, az anyagok fizikai kezelésére.

• GDPR-megfelelés
Az európai uniós jogszabály újabb adatkezelési kötelezettséget ró a vállalatokra, hiszen az előírt megtartási időn túl azokat mindenképp meg kell semmisíteni.

Használható! De mire?

• A felvételi, munkavállalói adatok, hivatalos iratok, igazolványok akár néhány másodperc alatt visszakereshetők.
• Gyorsan és részletekbe menően képes a digitalizált adatokat előhívni (például az átadás-átvétel részleteire vonatkozó iratokat, a munkaviszony megszűntetésének körülményeit, stb.).

• A munkakörülményekben bekövetkezett változások gyors nyomon követése a baleseti jegyzőkönyvtől kezdve az adójóváírással kapcsolatos adatokig.
• A munkavállaló javadalmazásával, illetve juttatásával kapcsolatos információ gyors kinyerése.

A végeredmény

A dokumentumdigitalizálás jól érzékelhető, pozitív változást hoz a cég és munkatársai életében. A legfontosabb, hogy a vállalat megszabadul a papíralapú adatkezelés jelentette korlátoktól, így a tárolástól, a sérüléstől, az adatok elvesztésétől. A digitális dokumentumkezelés naprakész információt biztosít a felhasználók számára, melynek köszönhetően a cég versenyképessége és hatékonysága ugrásszerűen megnő: a hozzáférés szintjétől függően az adatok könnyen módosíthatók, visszakereshetők és csoportosíthatók, aktualizálhatók, a selejtezés és a megőrzés logisztikája leegyszerűsödik. Jó példa erre, hogy egy adott munkavállaló egyes adataira külön rá lehet keresni. A szűrés során az összes olyan dokumentum olvasható lesz, amelyben a kérdéses adat szerepel. Jogi vonatkozásban is számos előnyt rejt magában a digitálissá tett dokumentum: minden digitalizált dokumentum időbélyegzőt kaphat a rendszerben, így azok hitelesen felhasználhatók hivatalos ügyintézés során - benyújthatók például a NAV vagy Nyugdíjfolyósító számára, de akár társadalombiztosítási vagy bírósági eljárás során is. A dokumentumdigitalizálás nemcsak a HR osztály, hanem a munkavállalók számára is megkönnyíti az adminisztrációs ügyintézést, erősítve a gondoskodó munkahelyről alkotott képet.

Bízd profira!

Nem az a kérdés tehát, hogy digitalizáljunk-e, hanem az, hogyan? Az első és legfontosabb tanács: bízd profira! A DG Digital iparági tapasztalatai alapján kijelenthető, hogy a folyamatok és a munkamódszer kialakítása során a munkáltatók mindegyike szembe találja magát olyan kihívásokkal, melyekre önerőből a legtöbb esetben nem képes megfelelő megoldást találni:

• A nyomtatott vagy kézzel írott dokumentumok digitalizálásához sokszor speciális hardver és szoftver alkalmazása szükséges.
• A házon belül digitalizált dokumentumokból szerzett adatok minősége sokszor gyenge, elengedhetetlen azok gépi algoritmusokkal történő javítása.
• A képi formátumok tárolása mellett szükség van a digitalizálás során szerzett adatokkal történő munkát biztosító infrastruktúrára is.

Ezért azt tanácsoljuk, mindenképp nézz körül a piacon, térképezd fel a kínálatot, és válassz kifejezetten erre a területre szakosodott céget, amely megfelelő szakembergárdával is infrastruktúrával rendelkezik ahhoz, hogy az átállás gyors és zökkenőmentes legyen.

A DG Digital által kínált, havidíjas konstrukcióban elérhető szolgáltatás tartalmazza a feldolgozási technológiákat, a folyamatot vezérlő és kezelő rendszert, a szükséges beállításokat és paraméterezéseket, valamint a felhasználók betanítását.
Ez kiszámíthatóságot és állandó támogatást jelent.

Ugye, mennyivel könnyebb lenne így? Kérd céged képviseletében ingyenes konzultációnkat, és lépj ki a papírhegyek árnyékából!