Elakadások, dugók a rendszerben - így segíthetnek magukon a vezetők

Rengeteg tennivaló, értekezlet, tárgyalás, mindennapi operatív feladatok töltik ki a vezetők idejét. Megosztja a figyelmet, szétszórttá tesz, ha éppen egy ártárgyalás, vagy céges beszámoló írása közepén bevillan a gondolatai közé, hogy mi is van egy-egy kiadott feladattal? Vajon elvégezte-e a kolléga, vagy esetleg elakadt, netalán elfeledkezett róla? Jó lenne tudni! A teljesítés jelentésének hiánya az egyik biztos módja annak, hogy a vezető elakadjon, és felesleges dolgokon pörögjön. Adott egy feladat, adott egy megbízható, pontos kolléga és mégis problémát okoz, mert elmarad a visszajelzés, így a vezető számára nincs elvégezve a feladat ténylegesen.

Többféle vezetői eszköz segíthet megoldani a hasonló helyzeteket, de nem mindegyik egyformán hatásos. A saját feladatlista, vagy központi feladatlista felállítása például hiába adható ki a titkárnőnek, a vezetőnek kell kontrollálnia, ami leköti a figyelmét. Ez a lista a vezetőt dolgoztatja, és nem ő dolgoztat, ez őt irányítja, és nem ő irányít. Elakadás, dugulás jön létre a céges információáramlásban, mert fordítva van bekötve a rendszer. Sokszor tapasztalni, hogy a munkatársi felelősségvállalással gondok vannak, vagyis nincs tulajdonosi hozzáállás a részükről. De ezen lehet változtatni az alábbi intézkedésekkel:

Első lépésként, minden kiadott feladatnak pontos határidőt kell adni! Nem ajánlott olyan választ adni, hogy "ráér", vagy hogy "amikor lesz időd", vagy "jó lesz a jövő héten"! "Ezt a feladatot kérem elvégezni kedd 10 óráig" - így hangzik a jó példa.


Második lépésként fontos tisztázni, hogy a vezető értesüljön, bármilyen elakadás van. E-mailben, akár sms-ben, akár szóban, de értesítsék a problémákról.


Harmadik lépésként ajánlott bevezetni, hogy ha a feladatot elvégezték akár a határidő előtt, akár határidőre, akkor arról érkezzen egy visszajelzés, tehát jelenteni kelljen, ha a feladat készen van.


Utolsó lépésként ezt az elvárást rutinná, automatikussá kell tenni, vagy ha másként nem megy, legyen kötelező alapelv a munkatársak számára. Nagyon fontos a következetesség, mellyel rengeteg fejfájás, idő, akár stressz takarítható meg.

Pénzes Zsuzsa
Comline Budapest Kft.