Honnan tudhatjuk, hogy érdemes kiszervezni a bérszámfejtést? - outsourcing checklist

Tipikusan ilyen terület lehet a bérszámfejtés is, mely a szervezet core folyamataitól függetlenül működik. Viszont honnan tudhatja biztosan a menedzsment, hogy elérkezett a cég életében az a pont, amikor már több érv szól a kiszervezés mellett, mint ellene? Azért raktuk össze a következő checklist-et, hogy könnyedén választ találhasson erre a kérdésre: ha majdnem minden pontra igen a válasza, akkor biztos lehet benne, hogy rövid és hosszú távon is megtérülő döntés a számfejtés kiszervezése.

+ Elérte már a 100 fős létszámot a cég?

Amikor fél éven keresztül tartósan 100 fő felett van a foglalkoztatottak száma, a cég kifizetőhellyé válik, ami rengeteg adminisztrációt, adatszolgáltatást, kérelmek elbírálását jelenti. A megnövekedett feladatmennyiség, az utánkövetések, a dolgozók személyes problémáinak megoldásával járó ügyintézés az eddigiekhez képest mind pluszt jelent, ami a számfejtő túlterheltséghez vezethet.

+ Tudják pótolni a betegség vagy egyéb okok miatt kieső bérszámfejtőt?

Amennyiben erre a kérdésre nem, vagy nem tartósan a válasz, akkor az a cég bizony adó- és munkaügyi kockázatnak ki van téve, aminek lehetséges anyagi következményeit elég nehéz megbecsülni. A kitettség teljesen kizárható egy outsourcing szolgáltatóval, ahol egy teljes szakmai csapat garantálja az ügyvitel folytonosságát.

+ Sokszor kell külső szakértő segítségét kérni?

A folyamatosan változó jogszabályi környezetben a számfejtőknek minden esetben naprakésznek kell lenniük. Egy helytelen gyakorlati értelmezés már hatással van a bérek kifizetésére, ha pedig nem derül ki időben a probléma, az bírsághoz is vezethet.

+ Szeretné optimalizálni a számfejtés költségeit?

A legtöbb esetben egyszerűen optimálisabb az outsourcing szolgáltató költsége, mint a saját munkavállalóé. A legtöbb szolgáltató per fővel számolt havi szolgáltatási árat ad meg, így könnyedén utánajárhatunk magunk is, melyik éri meg jobban nekünk. A szolgáltató díja már magában foglalja a bérszámfejtő szoftver licencköltségét, a munkavállalóinak tartott továbbképzések díját, az eszközhasználat és a felelősségbiztosítás költségét. Ha a bérszámfejtés házon belül marad, ezeken a költségeken felül a bér mellett a munkaerő-kiesés esetén szükséges helyettesítés extra budget-jét is ide kell számolnunk.

+ Szeretné csökkenteni a hibalehetőség kockázatát? Ha mégis beüt a krach, szeretné, ha a felelősség nem a cégét terhelné?

Tartsuk hibaszázalékot alacsonyan: szervezzük házon kívülre a számfejtést! Így az esetleges számfejtési hibák nem minket terhelnek, ráadásul a szolgáltatók felelősségbiztosítása garancia arra, hogy a vállalatnak nem származhat anyagi vagy bármilyen jellegű kára belőlük.

+ Szeretne a folyamatokra, stratégiára koncentrálni, előtérbe helyezni a fejlesztést?

A bérszámfejtés, ha megfelelő kezekben van, szinte önműködő folyamat, ami a vállalaton kívül, egy dedikált kapcsolattartóval tökéletesen tud működni. Ennek köszönhetően a menedzsment ideje és energiája a szervezet- és folyamatfejlesztésre irányulhat, amiből hosszú távon a szervezet csak profitálhat. Emellett a HR-technológia is előtérbe kerülhet, mely megoldások bevezetése ráadásul jóval költséghatékonyabb egy bérszámfejtési outsourcing szolgáltatás keretén belül licencelve.

+ Egy bérszámfejtőt szeretne vagy egy komplett szakértői csapatot - ugyanazon a költségen?

Egyszerűen biztosabb a HR és bérszámfejtési folyamatok gördülékeny kezelése egy szakértői csapat kezében, mint egy szem bérszámfejtőre bízva, aki segítség és helyettesítés nélkül viszi a vállán a számfejtést.

Amennyiben a kérdésekre nagyrészt igennel válaszolt, az Ön szervezete elérkezett arra a pontra, ahol érdemes lenne mérlegelni a bérszámfejtés kiszervezésének lehetőségét. A Soft Consulting Hungary munkatársai szívesen segítenek összeállítani a számfejtés újraszervezésének tervét, egy profi, szakértői csapat kezébe téve ezt a kulcsfontosságú területet. Lépjen velük kapcsolatba: ertekesites@softc.hu vagy 06207710873