Mivel növelhető az elköteleződés a virtuális csapatoknál?

- Mutassa be nekünk az Avont, mint munkáltatót, hogy könnyebben el tudjuk képzelni a mindennapjaikat.

- Az AVON Cosmetics Hungary 1990-ben alakult, a jelenleg megközelítőleg 300 főt foglalkoztató multinacionális dinamikus csapat (mely nem csak nőkből áll) Gödöllőn található. Három nagy regionális szervezet működik Magyarországon: direkt értékesítést támogató kereskedelmi részleg, Közép-Kelet Európa egyik legnagyobb logisztikai központja és egy regionális IT csapat.

Másfél évvel ezelőtt a kelet-európai régió kereskedelmi részlegeit al-régiókra, azokat pedig csoportokra osztották fel, így Magyarországot 5 másik országgal együtt (Bulgária, Albánia, Macedónia, Szerbia és Montenegró) egy vezetés alá helyezték, melyet DUNA csoportnak hívnak. Helyileg szintén Gödöllőn található az Avon közép-kelet európai legnagyobb logisztikai központja, mely 160 főt foglalkoztat és 1997-től nemcsak a magyar piacot, hanem a horvát, szlovák, szlovén, szerb, bosnyák és montenegrói piacot is a gödöllői disztribúciós központból látja el áruval. Mindemellett közel 40 fős szintén regionális IT központot működtetünk, amely összesen 22 európai országot szolgál ki.

Mivel mindhárom szervezeti egységünk regionális szintű, így munkavállalóink ún. virtuális csapatokban dolgoznak, több országon átívelő, más kultúrákat képviselő, más nyelveket beszélő, de mégis egy célért dolgozó nagy Avon csapatot kell elképzelni. A HR osztályunk is Duna csoport szintű, azaz a szerb és bolgár HR-es kollégákkal dolgozunk együtt a Duna csoport HR menedzserének vezetése alatt.

- Hogyan kell elképzelni egy ilyen virtuális csapat működését?

- Helyi szinten ugyanúgy működnek a HR-folyamatok, például a teljesítményértékelés, tehetségmenedzsment, toborzás-kiválasztás, mint regionális szinten. Ezek azonos, global-elveket követő folyamatok minden országban. Minden szervezetnek van egy dedikált HR üzleti partnere, ő a felelős a HR-folyamatokért és támogató stratégiai partner a vezetők számára.

A csapaton belül minden HR projektnek van egy-egy felelőse regionális szinten, majd azok implementálása történik helyi szinten. Arra törekszünk, hogy minden folyamat összhangban legyen az egész régióban. Ezen kívül minden business partner HR specialista is egyben, egy-egy specialista területért felel a csoporton belül.

- Gyakran említi azt a szót, hogy csapat. Mit jelent ez az Önök számára? Hogyan tudják fenntartani az elköteleződést egymás iránt?

- Nagyon fontos, hogy egy nagy célért küzdünk: az Avon direkt értékesítésben elért első helyét szeretnénk megőrizni a világon. Szeretünk együtt dolgozni, jól bevált folyamataink vannak, innovatívak vagyunk, ha bárkinek van valamilyen ötlete, azt megosztjuk egymással. Ezen kívül heti és havi rendszerességgel vannak konferenciahívások, virtuális meetingek és rendszeresen vannak csapatépítések is. Hívások között vannak ún. webinair-ok, ahol prezentálni is tudunk webes felületen keresztül. Ha pedig kérdésem van, akkor bármikor rácsöröghetek Skype-on vagy Sametime-on a szerb kollégára, például, hogy "Beszélhetünk öt percet Tie Line-on?", ami egy országokon és kontinenseken átívelő ingyenes belső telefonos rendszer az Avonon belül, virtuális csapatoknak ideális a használata.

- Lehet, hogy provokatív leszek, de video-beszélgetéseknél általában nehéz fenntartani az érdeklődést. Hogy alakul ez Önöknél?

- Nálunk van egy nagyon jól bevált módszer arra, hogy fenntartsuk az érdeklődést és hatékonyak legyenek ezek a megbeszélések. Mi egymás között rotáljuk, hogy ki felelős az adott megbeszélésért, azaz nem mindig a vezetőnk tartja ezeket a hívásokat. Aki dedikálva lett a csapaton belül, az állítja össze az agendát, ő facilitálja a hívást és készíti a meeting memót. Így mindig felkészülten kell menni ezekre a beszélgetésekre, mert sosem tudhatod, hogy ki lesz a következő.

- Ahhoz, hogy ilyen szinten megosszam a kollégámmal az információimat egyfajta bizalom is szükséges. Hogyan sikerült ezt kialakítani úgy, hogy fizikailag szinte alig találkoznak?

- Lehet, hogy ez az Avon sajátossága, de az első alkalomtól nagyon jó az együttműködés közöttünk. A vezetőnk pedig nagyon támogató és közvetlen, s gyakran utazik a csoport országaiba, így lehetőség van egyéni személyes beszélgetésekre. Tulajdonképpen ő az összekötő ember a csapatban. De évente két-háromszor mi is találkozunk személyesen. Az első alkalommal például csapatépítő barlangászaton vettünk részt, ahol mint magánember is megismerhettük egymást, így minőségében is más lett a kapcsolatunk.

- Az eddigi beszélgetésünk alapján is nyilvánvaló, hogy a virtuális együttműködések sikerességéhez elengedhetetlen, hogy elkötelezettek legyenek egymás iránt a kollégák, csapatként tudjanak dolgozni az egymástól távol tevékenykedő emberek. Ennek a kialakításában pedig nagy szerepe van a vezetőnek és egymás mélyebb szintű megismerésének. Milyen más tényezők vannak, amelyekre oda kell még figyelnünk?

- Én csak olyan kollégákkal tudok együttdolgozni, akik elkötelezettek a cég iránt, akik ugyanúgy szívügyüknek érzik a cég sikerességét. Csak ekkor működik egy virtuális csapat. Egymástól távol, rugalmas munkaidőben dolgozunk úgy, hogy a vezető nem ül mindig ott mellettünk. Ez teljesen más gondolkodásmódot igényel tőlünk. A munkavégzés nagyobb felelősséggel, nagyobb önállósággal jár. Az Avon értékei szerint kell dolgoznunk (hit, tisztelet, alázat, bizalom és tisztesség), és becsülnünk kell egymás idejét, erőfeszítését és kontribúcióját.

- Mi történne, ha mondjuk két-három alkalommal, tíz perccel később jelentkeznék be a konferencia-beszélgetésekbe?

- Akkor adnék Önnek egy OSCAR-t.

- Egy mit?

- Az OSCAR egy rövidítés (Objective, Specific, Constructive, Action oriented, Result Driven), a konstruktív visszajelzés adásának egyik formája. Virtuális csapatoknál elengedhetetlen a kétirányú nyílt, őszinte kommunikáció. De ezen kívül a pontosan kialakított és lefektetett folyamatok és a jól meghatározott, definiált szerepek is nagyon fontosak a zökkenőmentes együttműködésünkhöz.

- A külföldi kutatások szerint a nagyobb mértékű és gyakori információtechnológiai eszközök használata plusz feszültséget, bizonytalanságot jelent az embereknek. Önöknél ez mennyire jellemző?

- Szerencsére egyáltalán nem. Évek óta olyan számítógépes szoftvereket és eszközöket használunk, amelyek támogatják a munkánkat, ráadásul az IT terület kialakított egy Végső Felhasználói Hatékonysági Programot, amely célja, hogy munkavállalóink jobban megismerjék az Avon által használt rendszereket és alkalmazásokat, és ezáltal hatékonyabban végezzék mindennapi feladataikat.

- Mit gondol, van összefüggés az emberek jól-léte és elkötelezettsége között?

- Mindenképpen! A cég iránti elkötelezettség jobb teljesítményre sarkallja a munkavállalót, főleg ha megbecsülik és elismerik azt. Az elkötelezett munkavállaló egyben lojális munkavállaló és elsősorban a cég érdekeit tartja szem előtt, így a vállalati eredményesség is folyamatosan nő. Munkavállalóink minden évben kitöltik az Avon elkötelezettségi kérdőívét, ahol őszintén visszajelzést adhatnak a vállalatról. Az eredmények kézhezvétele után fókuszcsoportos megbeszéléseket tartunk, ahol közösen akcióterveket dolgozunk ki a fejlesztendő területekkel kapcsolatosan. Ezzel is arra törekszünk, hogy mindig javítsuk, fejlesszük a munkahelyi jóllét érzését, ezáltal az elégedettséget, elkötelezettséget. Ennek köszönhetően büszkén mondhatom el, hogy az elmúlt években folyamatosan nőtt munkavállalóink elkötelezettsége.

- Mit tehet a HR a jól-lét megőrzésére?

- Mi megpróbálunk egy kis vidámságot belevinni a mindennapokba. Például a felsővezetők karácsonykor beöltöznek Mikulásnak vagy angyalnak, s reggel a bejáratnál várják a dolgozókat és csokikat osztogatnak. 2010-ben a 20-dik születésnapját ünnepelte a magyarországi Avon, melyet egy hatalmas szülinapi és egyben családi nappal ünnepeltünk meg. Emellett kiállítottuk a 20 év legsikeresebb termékeit, a gödöllői irodát pedig az elmúlt 20 év fényében díszítettük fel. Idén ismét meglepetéssel készülünk a munkavállalóink számára, hiszen 2011-ben 125 éves évfordulóját ünnepli az Avon világszerte, sok-sok játékkal, programmal kedveskedünk majd munkatársainknak. Ha a munkavállalóink úgy mennek be reggel a munkahelyükre dolgozni, hogy szeretnek abban a csapatban dolgozni, szeretnek ott lenni, akkor kiegyensúlyozottabbak és elkötelezettebbek a cég iránt. Ez pedig egyenesen arányos a vállalat eredményességével és sikerességével.

Szűcs Nóra
Corporate Values Kft