Outsourcing: a leggyakoribb kockázat a rossz szolgáltató kiválasztása

Az elmúlt évtizedekben az üzleti szférában növekvő bizonytalanság figyelhető meg a globalizáció és a gyorsuló piaci verseny hatására. A versenyképesség fenntartásának ma elengedhetetlen feltétele a hatékonyság, a rugalmasság, a megbízhatóság és a profitabilitás javítása. Az outsourcing (kiszervezett szolgáltatások) megoldások segítségével egyre több vállalat éri el, hogy a bizonytalan, változó piaci környezetben is biztosítsa kiszámítható, nyereséges működését.

A magyar piacon 2008 óta jelenlevő Accace outsourcing és tanácsadó cég a partnerei körében felmérést készített. Az eredmények azt mutatják, hogy évről-évre növekszik a kiszervezés népszerűsége a legkülönbözőbb méretű vállalatok körében. A román, ukrán, lengyel és magyar vállalatok bevonásával végzett felmérés eredményeiből kiderül, hogy a válaszadók döntő többsége, 65 százaléka gondolja az outsourcingot a belső vállalati megoldásoknál költséghatékonyabb eszköznek. A válaszadók elsősorban a csökkenő költségekben, valamint a külső tudás és erőforrások hasznosításában látják a kiszervezés előnyeit. "Ezek mellett a kiszervezés legfőbb előnye a felelősség átruházása; hiszen az ügyfél átruházza az elvárt minőség és eredményesség reményében a felelősségét a szolgáltatóra - fogalmazott Nemecz István, az Accace ügyvezetője.

Az outsourcing bármilyen típusú és méretű vállalkozás számára előnyt jelenthet, működjön akár a forprofit szférában, vagy akár a közigazgatásban. A kiszervezés a dolgozói bérek megtakarításán túl is költségcsökkenést jelent, ezenkívül a nagyobb technológiai beruházások, a szoftverek és azok rendszeres frissítésének díját is megtakaríthatják a vállalatok. Ugyancsak előnye a kiszervezésnek a szolgáltatásnyújtás állandó minősége és magas minőségi szintje. Optimális esetben a bérszámfejtést nyújtó szolgáltató együttműködik például adótanácsadó és munkajog területén jártas jogász szakemberekkel, hogy összetettebb kérdésekben is segíteni tudják a vállalatot. A dolgozók számára előnyt jelent például a bérpapírokhoz való online hozzáférés biztosítása, illetve a magyar és angol nyelven mindig elérhető kiegészítő szolgáltatások.

Az előnyök számbavétele mellett az is fontos, hogy a vállalat előzetesen felmérje: számára milyen előnnyel bír a kiszervezés lehetősége, és milyen hasznot várhat ettől a szolgáltatástól. Az Accace tapasztalatai alapján ugyanis a leggyakoribb kockázat a rossz outsourcing szolgáltató kiválasztása. A cégeknek nagyon alaposan meg kell vizsgálniuk a lehetséges szolgáltatót és nem csupán az első benyomásnak engedve dönteni az új partner felől. Érdemes időt fektetni a megfelelő partner kiválasztásába, ellátogatni a kiszemelt cég irodájába, és egy személyes találkozó keretében meggyőződni a dedikálni kívánt csapat felkészültségéről.

"Kulcsfontosságú tényező a biztonsági előírások ellenőrzése a cégnél mind technikai, mind IT vonalon" - figyelmeztet Nemecz István. Például érdemes a potenciális szolgáltatóval elvégeztetni egy elemzést a saját cég biztonsági rendszerével kapcsolatosan, hogy az megfelel-e a pl. ISO 27001-es előírásoknak.

A kiszervezésre történő áttérés még egy közepes méretű vállalat esetében is összetett feladat. Az átállási folyamatot az elejétől kezdve jelentős tapasztalattal bíró, jól képzett szakemberekkel kell levezényelni, megfelelő eszközök és információtechnológiai háttér segítségével. Az átvételi folyamatot egy alapos tervezésnek kell megelőznie, amely folyamatos végigkövetéssel és állandó monitorozással segíti az átállást egy, a várakozások szerint hatékonyabb és rugalmasabb működésre.