Rémálommá is válhat a nyári szabadságolás

Elsősorban a vezetőn múlik a nyugodt nyár?

Mindenkinek szüksége van pihenésre, regenerálódásra, nyaralásra. Azonban egy-egy rosszul időzített szabadsággal, nem átgondolt helyettesítéssel, olyan problémák is felmerülhetnek, melynek következményei az üzleti teljesítményre is kihathatnak. A felelősség elsősorban a vezetőké, legalábbis így látja Simonyiné Tóth Judit, a Simonyi & Tóth Személyzeti Tanácsadó Iroda vezetője, aki szerint minden cégvezetőnek rendelkeznie kell átgondolt tervvel a kollégák szabadságolásával kapcsolatban.

“A legfontosabb vezetői feladat, hogy legyenek kristálytiszták a szabadságra vonatkozó szabályok, utasítások. Természetesen figyelembe kell venni a Munkatörvénykönyve szabályozását is. Vagyis, hogy minden dolgozó tudja, mikor, hogyan, kinek kell lejelenteni szabadsági igényét, kivel kell megbeszélnie és megszerveznie a helyettesítést. Ha ebben nem egyértelmű a vezetés, nem világosak a szabályok, könnyen kialakulnak félreértések, nehezen kezelhető helyzetek, amelyek feszültséghez vezetnek, rosszabb esetben veszélyeztetik a működést” - mondta el a HR szakember.   
 

A munkavállaló felelőssége: aki előre szól, az tájékoztat, aki utólag, az magyarázkodik

A szakember szerint a vezetők felelőssége egyértelmű, de számos esetben a dolgozók is tehetnek arról, ha a nyári időszakban feszültség alakul ki a szabadságok egyeztetése körül.  „Van persze olyan vészforgatókönyv, amikor önhibánkon kívül meg kell szakítanunk a szabadságunkat, de nagyon megalapozott indok kell ehhez, és kártérítési kötelezettség is terheli a munkaadót, ha visszahív minket” - mondta el Simonyiné Tóth Judit, aki szerint sokkal gyakoribb eset, amikor a munkavállalón múlik mindez, és a dolgozók csak magukat okolhatják, ha a tengerparton napozva kell fogadni a kollégáik stresszes telefonjait. “Mindezt a leggyakrabban azért, mert rosszul szerveztük meg a helyettesítésünket, nem szóltunk jó előre, hogy mikor megyünk nyaralni, vagy utolsó pillanatra hagytuk a határidős feladatokat.” A szakember szerint a megoldás az, ha mind a vezetők, mind a beosztottak összehangolt csapatmunkában gondoskodnak a helyettesítésről és az irodában maradt kolléga teljes körű felkészítéséről.  

Hogyan alakítható ki a szabadságolási stratégia?

• Szabadság tábla: megtervezhetünk egy konkrét szabadságolási folyamatot is például úgy, hogy minden év elején készítünk egy ütemtervet, amelybe minden kolléga beírhatja a tervezett dátumokat, és össze is egyeztetheti azokat a többi kollégával.
  
• Tegyük egyértelművé az elvárásokat, és készítsünk szabadság-kézikönyvet: egy olyan iránymutatást, amely tartalmazza azt, hogyan állítsuk be a „szabadságra mentem” automatikus válaszüzenetet, a levél kötelező elemeit; egy átadás-átvételi formanyomtatványt a folyó ügyekről státuszjelentéssel, a szükséges elérhetőségekkel, mely területeken ki-kit helyettesíthet vagy kik azok a kollégák, akik egyszerre nem mehetnek szabadságra.
  
• Kötelező szabadság: egyszerű, de szigorú megoldás, ha a vezetőként kiadjuk, hogy minden kollégának kötelező például július közepétől augusztus végéig kivennie a nyári szabadságot. Ez nem minden vállalat esetében valósítható meg.
  
• Határozzuk meg kik nem mehetnek egyszerre szabadságra: figyeljünk arra, hogy mindig hasonló munkakörben foglalkoztatott alkalmazott végezze el a szabadságon lévő kolléga feladatait.
  
• Ügyeleti rendszer bevezetése: ha előre tudható, hogy csendesebb időszak elé néz a cég, vagy a szezonalitás lehetővé teszi, akkor az ügyeleti rendszerben való működés is megoldás lehet.  
  
• Hozzunk be ideiglenes plusz kapacitást nyárra: időzítsük a gyakornoki programjainkat nyárra. Ez persze nem oldja meg a gyakorlott kollégák helyettesítését de számos adminisztratív és egyszerűbb feladatot elvégezhet egy időben a felvett és betanított gyakornok is.
  
• Munkaerő kölcsönzés: bizonyos pozíciókban helyettesítsünk külső munkaerővel, stratégiaszerűen készüljünk fel előre a nyári munkaerő-kölcsönzésre.
  
• Gondolkodjunk előre: év közben is tartsunk meetingeket, ahol a kollégák megbeszélhetik, épp min dolgoznak, így mindenki naprakész lesz a másik munkáját illetően.
  
• Tervezzük meg és kivitelezzük az átadás folyamatát.
  

A szabadságtervezés akkor mehet igazán zökkenőmentesen, ha jó csapatban dolgozunk, és működik a tagok közötti kommunikáció, hiszen így szívesebben vállaljuk egymás helyettesítését is. „Törekedjünk mindenekelőtt a jó csapat kialakítására! Számíthassunk egymásra! Ez is a csapatszellem része! Így a szabadságról is szívesebben ülünk vissza újra az irodai székbe” - tanácsolja a Simonyiné Tóth Judit.