Titkárnő, asszisztens: nem könnyű kiválasztani a legjobbat

Toborzás

A nagymennyiségű jelentkezések szűrésére különböző módszerek létezetnek, de az előszűrés - esetleg több lépcsőben - elengedhetetlen, ha időt szeretnénk spórolni, és el szeretnénk kerülni az esetenként hetekig húzódó folyamatot. A jó módszer megválasztásával nem csak időt nyerünk, ugyanakkor nem engedünk értékes önéletrajzokat eltűnni, átbújni a szűrő résein. Hiszen megtalálni a megfelelő titkárnőt, asszisztenst, irodavezetőt, vagy akár ügyintézőt, minden látszat ellenére komoly feladat.

Tanácsadói oldalon a toborzás sarkalatos pontja leginkább a szubjektív tényezők jelenléte.

Könnyű a jelentkezőket objektív szempontok alapján felmérni, úgy, mint nyelvtudás, szövegszerkesztő és táblázatkezelő ismeretek. Léteznek különböző tesztek a munkatempó, a kommunikáció, a feladat priorizálás képességének felmérésére, de minden esetben a cég, sőt, a közvetlen felettes és a munkatársak mentalitásától függ, milyen személyiségjegyekkel rendelkező álláskereső lesz a befutó.

Melyek a jó asszisztens legfontosabb tulajdonságai?

Az önálló ötleteket, és a vezetővel szembeni kritika nyílt megfogalmazását nem minden felettes értékeli, azonban sok vezető beosztásban lévő ember igényli, hogy valakivel megbeszélhesse egy-egy döntését, és építő jellegű kritikát, ellenérveket is halljon. Így a leendő felettes mentalitásától függ, hogy egy csendes végrehajtó típusú, vagy egy hangosabb kreatív, ötletelő típusú munkatársat képzel el maga mellé.

Abban azonban általában minden munkaadó egyetért, hogy az ideális asszisztens terhelhető, stressz tűrő, kiváló problémamegoldó, lojális, rendszerező gondolkodású, aki jó kommunikációs képességekkel rendelkezik, összeszedett, precíz, megbízható, gyors felfogó képességű. Valamint jól ért a szükséges számítógépes programokhoz és jól beszéli a kívánt idegen nyelvet. A gépírástudás is sokszor elvárt képesség. Léteznek kevésbé kiemelt, de fontos adottságok is, úgy, mint a szövegértési képesség, a helyesírás. Ezek meglétét természetesnek vesszük, de hiányuk azonnal feltűnik.

Tapasztalat

Egy asszisztens, vagy irodavezető kiesése a munkából általában abba a kényszerhelyzetbe sodorja a munkaadókat, hogy minél előbb találjanak utánpótlást, így eleve megakadályozva azt, hogy jó adottságokkal rendelkező, de az asszisztencia területén még nem tapasztalt jelentkezők labdába rúghassanak. Az egyik legfőbb szempont az új kolléga, vagy kolléganő kiválasztásánál, hogy a korábbi tapasztalata majdnem tökéletesen, vagy ha lehet, inkább tökéletesen megfeleljen az új munkakörének. Ez a megközelítés az önéletrajzok szűrését egyszerűbbé teszi - mivel amely pályázónak nincs meg a kellő irányú és idejű tapasztalta, kiesik - ugyanakkor elképzelhető, hogy egy hosszú távon is kiválóan dolgozó, lojális, és minden fenti tulajdonsággal rendelkező munkatárs esik el így annak lehetőségétől, hogy bizonyítson.

A kiválasztás dilemmái

A fenti problémák ismeretében, összefoglalva a következő megoldandó problémákkal szembesül a toborzás-kiválasztást végző szakember:

- nagy mennyiségű önéletrajz beérkezése
- az interjúk lebonyolítása
- a kiválasztási folyamat elhúzódása.

A kötetlen interjút követően nehezebb a jelentkezők összehasonlítása, a strukturált interjúnak azonban meg van az a veszélye, hogy bármilyen trükkös kérdéseket eszeljen is ki a kérdező, minden jelentkezőtől hasonló válaszokat kap. A szituációk elmeséltetése sem működik minden jelölt esetében megfelelően.

Mindezek ismeretében hasznos végiggondolni a toborzás elindításakor, mely szempontok a legfontosabbak, és milyen elv mentén kívánjuk lebonyolítani a kiválasztást. A tapasztalat a fontosabb, vagy a rátermettség?

Verseny az idővel

Amennyiben úgy érezzük, a megfelelő tapasztalat a garancia arra, hogy az új munkatárs a legkevesebb idő alatt munkába álljon, a folyamat egyszerűbb, bár nem biztos, hogy rövidebb. Már az önéletrajzok előszűrésénél felmerül a probléma, hogy nagy mennyiségű pályázatot kell áttekinteni, amely pályázatoknak csak kis része releváns olyan értelemben, hogy az álláskereső tapasztalata és képzettsége minden kritériumnak megfelel.

A rostán fennmaradt - már lényegesen kevesebb - pályázó telefonos előszűrése szintén fontos momentum. Hiszen a munkavégzés helyszíne, a cég jellege, a munka jellege és a fizetés mértéke mind olyan szempontok, amelyekkel kapcsolatban az álláskeresők nehezebben kötnek kompromisszumot. Így mindkét félnek van lehetősége visszakozni, és nem pazarolni időt olyan találkozóra, amely már eleve sikertelenségre van predesztinálva.

Számolni kell azzal, hogy a tapasztalt és jó nyelvtudással rendelkező álláskeresők hamar találnak munkahelyet, így a leegyeztetett interjúk sem valósulnak meg minden esetben. Így, ha ezt az utat követjük, számíthatunk arra, hogy a kevesebb leszervezett és még kevesebb megvalósult interjú miatt a kiválasztás elhúzódhat.

A másik lehetőség, miszerint a rátermettség kiderítése a cél, több előkészületet vesz igénybe, és költségesebb, ugyanakkor könnyebben jósolható a folyamat időtartama. Ebben az esetben is nagy mennyiségű pályázatot kell áttekinteni, ugyanakkor a szűrésnek nincsenek szigorú szabályai, így a lazább válogatás kevesebb időt vesz igénybe.

Nagyobb cégeknél bevett gyakorlat az AC és DC rendszerek használata, de kisebb cégek, időráfordítással kidolgozhatnak egy saját, (nyelvi, számítógépes, és egyéb) kompetencia- és személyiség tesztsort is, amely akár "mini Assessment Centerként" működhet. Beleépíthetnek meglévő módszereket (pl.: Irattárca gyakorlat), ugyanakkor kreativitással és a vezetők együttműködésével saját gyakorlatok is bevezethetők a jelentkezők megfelelő és széleskörű szűrésére.

Ezt követően a teszteken jó eredményt elérő jelöltekkel tartott személyes interjú során az interjúztató olyan álláskeresőkkel ülhet szemben, akik képességeiket illetően nagy valószínűséggel megfelelnek a pozícióra, így valóban csak arra kell koncentrálnia, hogy olyan benyomást tud-e tenni a beszélgetés alatt, hogy leendő munkatársai szívesen fogadják a csapatban.

A folyamat e része kulcsfontosságú a munkaadó és munkavállaló részére is, hiszen egy rossz döntés hiábavaló időpocsékolást jelent mindkettőjük számára, valamint további költségeket a felvételiztető cégnek, és felesleges kudarcélményt a jelentkező számára.

Így a szubjektív szempontokat ebben az esetben nem lehet, és nem is kell kivonni a folyamatból. Hiszen a jelentkezők habitusának felméréséhez személyiség tesztek elvégzése nyújthat ugyan támpontot a kiválasztásnál, azonban van egy nagyon fontos tényező, amelyet előzetesen nem mérhetünk semmilyen skálán, és ez az összhang. Összhang vezető és asszisztens között, amely az asszisztens szakértelme mellett garanciát jelenthet a hosszú távú és harmonikus együttműködésre.

László Zsófia HR tanácsadó
Aarenson Consulting