Újonc egy stabil munkatárs után - íme néhány jó tanács

A cikksorozat első részét azzal kezdtem, hogy az üzleti életben szinte mindent le lehet másolni, a stabilan dolgozó munkatársakat viszont sosem, őket fel kell építeni, meg kell teremteni. Ezért hívjuk ezt a fontos tényezőt emberi erőforrásnak.

A második rész az új ember felvételéhez, és ennek előzményeihez adott hasznos tippeket.

Befejező cikkünkben kanyarodjunk most vissza az újdonsült munkatárshoz, Piroskához, aki most éppen problémába ütközött munkája során. Mivel nem tudja mi a jó megoldás, megkérdez valakit. Ezzel további kárt okoz, hiszen másokat is megállít a munkában. A munkatárs is kiesik a munkájából, figyelme máshol lesz, még ő is megkérdez valakit és kész munkatársi "gömböc" lesz a recepció előtt. Mindenki most már ezzel a problémával, ezzel a feladattal foglalkozik. Aztán mégsem lesz tökéletes a megoldás, hiszen senki sem ezt csinálta Anita idejében. Ez a félmegoldás kellemetlen szituációt, mérgelődést, sőt akár tetemes anyagi kárt is okozhat mindenkinek, az új munkatársnak, a régi munkatársaknak, végül is a cégnek. A betanulási idő pedig hosszú hónapok is lehetnek. Ezek az apró, vagy nagy súrlódások, kihagyások, felesleges körök, kártérítések, elvesztett ügyfelek összesen több milliós kárt is okozhatnak még egy asszisztensi munkakörnél is, hát még egy magasabb beosztásnál.

Megoldásként ez javaslom:

1. Bontsd szét az adott munkakört konkrét munkaterületekre!
2. Elemezd az egyes munkaterületeket, és szedj össze minden feladatot rajtuk!
3. Tedd logikai sorrendbe a feladatokat, vagy priorizáld őket a belső céges irányelvek szerint!
4. Minden feladatot részletesen írj le, úgy, hogy annak a szemén keresztül írod le, aki ezt a feladatot majd egyedül, és "helyzetben" kell elvégezze!
5. Csak az írja le, aki profi ezen a területen!
6. Egészítsd ki segédanyaggal, ha szükséges, hogy az új munkaerő még jobban és gyorsabban megértse a munkát. Tegyél hozzá mellékleteket, pl. biankó szerződéseket, megrendeléseket, vagy segédtáblát, amin a munkafolyamatokat elmagyarázod.
7. Készíts hozzá tanulási javaslatot először ezt a lépést végezd el, majd ha rutinos vagy, ez legyen a következő lépésed.

Ja, hogy ez sok idő! Igen. De sok kárt, idegességet is meg lehet takarítani. Csak egyszer kell jól elvégezni, aztán csak ki kell egészíteni, szükség esetén. Bármikor bárkit be lehet állítani a munkakörbe - persze, aki képzett magára a feladatra - egy kis tanulás, gyakorlás után, mert tudni fogja, hogy ebben a cégben ezt a feladatot, hogy kell elvégeznie pontosan, sztenderden. Ezzel a módszerrel egy stabil és gyorsan termelékennyé vált munkatársat kap.

Pénzes Zsuzsa
Comline Budapest Kft.