Világjáró - Hogyan tárgyaljunk a felkelő nap országában?

Ezeréves tradíciók és az európai ember számára megannyi ismeretlen rejtély - legtöbben erre gondolunk a felkelő nap országa kapcsán. De ha tárgyalásra kerül a sor, tisztában kell lennünk a japán szokásokkal, elvárásokkal.

Japánban mindenekelőtt a személyes kapcsolat, a bizalom élvezi az elsődleges prioritást egy céges kapcsolat vagy együttműködés kialakítása során. Számukra rendkívül fontos az első benyomás, így előfordulhat, hogy egy önhibánkon kívül rosszul elsült első találkozás után nem látjuk többé a másik felet. De mégis hogyan viselkedjünk egy bemutatkozás során? Legyünk udvariasak és visszafogottak és semmiképpen ne hangoskodjunk vagy akarjunk korunknál sokkal bölcsebbnek látszani! Beszélgetés közben ne felejtsük el átadni névjegykártyánkat! Jó tudni, hogy a japán üzletemberek rendkívüli fontosságot tulajdonítanak a névjegykártyáknak, így készítessünk olyat, amelyiken japánul és angolul is szerepelnek a legfontosabb adatok. Legyen a kártyán erőteljesen kiemelve a cégünkben betöltött pozíciónk megnevezése! Átadáskor ügyeljünk arra, hogy a japán írást felfelé, a tárgyalópartner felé fordítva adjuk át a másik félnek. Ne lepődjünk meg, ha a japán tárgyalófél többször meghajol a

bemutatkozás során, hiszen ez náluk megszokott! Ezzel szemben ügyeljünk arra, hogy ha fiatalabbként vagyunk jelen, akkor mélyebben kell meghajolnunk válaszként a másik, idősebb fél meghajlására.

Jó, ha tudjuk, hogy a testbeszéd rítusai nemcsak a tárgyalások során, de még a társadalmi életben is rendkívüli fontossággal bírnak Japánban. A testi érintés a legkevésbé eltűrt ebben az országban, így ne csodálkozzunk ha jóval távolabbról nyújt kezet a tárgyaló partner. Ne lépjünk közelebb és méginkább felejtsük el az Amerikából megszokott vállveregetést! Akadt már nem egy olyan európai-japán tárgyalási menet, amikor a japán fél kihátrált a tárgyalóból a folytonos közeledés miatt. Tartsunk kellő távolságot!

A bemutatkozás után a tárgyalás kimenetelére igen kedvező hatással lehetnek az előzetes egyeztető e-mailek, illetve visszajelzések. A tárgyalás menete során azonban ügyeljünk arra, hogy rendkívüli fontossággal bír a tárgyaló felek rangsora. Nem biztos, hogy az előadó személy a legmagasabb rangú a társaságban. Ügyeljünk arra, hogy kihez beszélünk! Még egy japán-japán tárgyalás során is kiemelten figyelnek a partnerek arra, hogy a rangsort kellő odafigyeléssel és udvariassággal percről percre betartsák. A japán tárgyalásokon általában csoportban jelenik meg a tárgyaló fél, hogy több különböző rangú személy közösen dönthesse el az egyezséget. A tárgyalás alatt ne hozzunk fel teljesen új aspektusokat, mert azzal esetleg a megállapodás megkötését veszélyeztetnénk.

Előadásunk bevezetőjében röviden ismertessük, hogy miről fog szólni a prezentáció, majd nyugodt hangon vonultassuk fel cégünk előnyeit, termékeink vagy szolgáltatásaink pozitív oldalát. A visszafogottan büszke cégvezetés mindennél nagyobbra becsült a japánoknál. Ügyeljünk arra is, hogy a prezentációnk anyagát mindenképpen japán nyelvre is lefordítassuk, ezzel ugyanis kikerülhetjük az esetleges félrefordítási hibákat. Mivel a legfontosabb a jó benyomás a japán tárgyalócsoportra, ezért igyekezzünk harmonikus előadásmódra törekedni. Semmiképpen ne mondjuk negatív megjegyzéseket vagy kritikát beszédünk során és igyekezzünk szakítani eddigi tárgyalási technikánkkal. Hogy miért? Az európaiak által megszokott "röviden térjünk a lényegre" módszer Japánban a biztos bukást jelenti. Náluk más a fontossági sorrend. Hangoztassuk a jövőbeni eredményes és virágzó együttműködés lehetőségét. Említsük meg, hogy ez az üzlet amellett hogy kiváló alkalom egy közös munkára, kellő flexibilitást nyújt mindkét fél számára. A japán üzletemberek előtt meg se próbáljuk rögtön pontról pontra átolvasni a szerződést! Számukra ennek az ideje sokkal később jön el.

Általánosságban véve a japánok számára nem a nálunk megszokott individuum, az egyén a fontos, hanem a közösség, a közös munka. Ennek megfelelően rendkívül nagy figyelmet fordítanak a hierarchiára is. Ami a külföldi tárgyalófeleket ebből

érinti, hogy igyekezni kell csoportosan elmenni a tárgyalásra. Láttatni kell az összetartást.
Ezt a szociális kohéziót hivatottak elősegíteni a számunkra igencsak szokatlannak tűnő karaoke-bárok is. Egy vállalat vezető menedzsere egy japán tárgyalási sorozat után így nyilatkozott: "A második tárgyalási napon a vacsorát követően elvittek minket egy karaoke-bárba. Csodálkoztunk, hogy milyen jól tudják a különböző európai nyelveken szóló számokat is. Két óra szórakozás és éneklés után hirtelen elbúcsúzott a cégvezető. Persze a delegációja követte őt, így három perc alatt véget ért a felettébb érdekes este". Erre számítanunk kell, ha többedszeri tárgyalásra kerül sor japán üzletfelekkel!

Tudnunk kell, hogy a felkelő nap országában teljesen mást jelent egy közösségi munka mint ahogyan arról az európaiak gondolkodnak. Úgy is mondhatnánk, hogy horizontálisan jóval kevésbé hierarchikus társadalmi rend, mint vertikálisan. A felettes személyek sokkal többet érnek az alkalmazottaknál, mégis folyamatosan az egyezségre törekednek. Mindazonáltal a végletekig ragaszkodnak a ranglétrához, így a legrangosabb személy mondhatja ki bármikor és bárhol a végszót. Azt is, ha vége van a tárgyalásnak, vagy egy céges ismeretségnek.
Amikor már mindent általánosságban átbeszéltek és mindkét fél teljesen elégedett, csak akkor jön a neheze! A japán kereskedők legtöbbje rendkívül kitartóan tud ragaszkodni saját szerződéses kikötéseihez, de még a tartalmilag erőszakos egyezkedés során sem szabad elfelejtenünk a harmonikus beszélgetést. Itt mindennél fontosabb: törekedjünk saját érdekeink érvényesítésére, de csak barátságosan!
A szerződéskötés megtörténte után nem ritka a sokszori módosítás. A japán üzletemberek ugyanis a szerződéseket egy egész folyamat részének tekintik, amit bármikor lehet módosítani a körülmények alakulásának megfelelően.

Mindazonáltal érdekessége a japán tárgyalási módszernek, hogy általában nem kötnek elsőre megállapodást. Ahhoz, hogy szerződést tarthassunk a kezünkben legalább évente egyszer, de inkább gyakrabban kell látogatást tennünk a japán partnernél a már megismert kulturális elvárásokat követve.