Hatékonyság vagy eredményesség?

A hatékonyság eredeti jelentése alapján egy viszonyszám. A személyes hatékonyság alatt azt szoktuk érteni, hogyan tudunk egységnyi idő alatt minél több feladatot eredményesen elvégezni. Gyakran azonban elfeledkezünk arról, hogy sajá

A hatékonyság eredeti jelentése alapján egy viszonyszám. A személyes hatékonyság alatt azt szoktuk érteni, hogyan tudunk egységnyi idő alatt minél több feladatot eredményesen elvégezni. Gyakran azonban elfeledkezünk arról, hogy saját életünk szervezésekor nem elég a ráfordítás és a kibocsátás arányát optimalizálni, mint egy gép vagy folyamat esetében. Az életminőségünk, a jóllétünk érdekében szubjektív szempontokat is érdemes figyelembe vennünk, és a hatékony feladatgazdálkodási, időgazdálkodási megoldások helyett inkább a célra vezető, hatásos módszereket alkalmaznunk. Gyakran találkozom olyan vezetőkkel, akik fejből fújják az összes ismert időgazdálkodási modellt: a fontos-sürgős mátrixot, a listákat, a GTD-módszert vagy a Pomodoro technikát, mégsem tudják mindig kézben tartani a feladataik szervezését. Hogyan lehet fejlődni ezen a téren?

1. Önismeret

A személyre szabott eszköztár kialakításához kulcsfontosságúnak tartom az önismeretet.

Például a hatékonyságot akadályozó túlvállalásnak több forrása is lehet: előfordulhat, hogy valaki nem szívesen mond nemet vagy nem szeret segítséget kérni, másvalaki a folyamatos sikerélményre és szakmai elismerésre tör, esetleg nem szeret üresjáratot hagyni az életében, és inkább hasznosan tölti ki minden percét.

Eredményes megoldást úgy lehet találni, ha átlátjuk a mintázatot. Ismerjük meg a saját belső „programunkat”! Ehhez jól jöhet a külső szemszögből érkező visszacsatolás. És ez alatt nem csak a coachingot értem. Elég átgondolni a gyermekeink rossz szokásait, amik miatt gyakran rájuk szólunk… Vajon honnan látják a mintát?

2. Erősségek

Mindenkinek vannak olyan tulajdonságai, szokásai, amelyek hozzájárulnak a személyes sikerességéhez. Készítsen leltárt ezekről! Gondolja át, hogyan tudná ezeket az erősségeit hasznosítani a kevésbé jól működő területeken. Például ha valaki eredményesen kommunikál, akkor az időgazdálkodásában erre tud támaszkodni azzal, hogy gyakrabban együttműködik másokkal.

3. Kísérletezés

Folyamatosan figyeljük az új módszereket, legyünk nyitottak a tanulásra! Számtalan forrásból lehet új technikákat meríteni a saját eszköztárunkba: cikkekből, kollégáktól, tárgyalópartnerektől. Az új szokások bevezetéséhez ajánlom Matt Cutts 3 és fél perces TED-előadását (Próbálj ki valami újat 30 napig!). Vezetői tréningeken izgalmas történetek hangzanak el arról, hogy a két modul között eltelt egy hónap alatt a résztvevő vezetők milyen apró új trükkökkel működtetik jobban a mindennapjaikat.

Ne csak a sikersztorikból tanuljunk! Gyakran tanulságosabb lehet egy kudarc vagy az abból való felállás története. Ezekre is figyeljünk oda a környezetünkben.

4. Kis lépések

Sokszor a legegyszerűbb tippek teszik élhetővé és kezelhetőbbé az amúgy már feszes időbeosztásunkat, a feladatrengeteget. Például ilyen tanács az, hogy ne fejben tartsuk a teendőinket, hanem írjuk le vagy használjunk erre appot. (Nem hiszem, hogy ezzel újat mondtam a Forbes-olvasónak). Amit lehet delegálni, azt delegáljuk. Ha egy feladat elintézése öt percnél rövidebb időt vesz igénybe, azt intézzük el azonnal, ne halogassuk. Ha elmélyedést igénylő munkát végzünk, vágjuk el magunkat lehetőleg minden figyelemelterelő csatornától (közösségi média, email, telefon) stb.

5. Ne akarjunk mások lenni

Nem érdemes olyan szokás bevezetésére törekedni, ami gyökeresen ellentmond az alapvető személyiségjegyeinknek. Az erőfeszítés ilyenkor rengeteg energiát visz el az értékteremtő tevékenységektől. Például érdemes átgondolni, melyik napszakban vagyunk a legeredményesebbek, és azt a pár órát rendszeresen fenntartani az alkotó, elmélyülést igénylő feladatoknak. Olyankor semmi meeting! Ha hajlamosak vagyunk „tűzoltó üzemmódban” működni, akkor hagyjunk üres időszakokat a naptárunkban, valami úgyis csúszni fog. Ha nem erősségünk a rendszeresség, akkor a határidők előtti napokban (pl. zárás) tartsunk fenn több időt a várhatóan felhalmozódó teendőkre. A kreatív, kevésbé rendszerető személyiségű ember inkább kampányadminisztrátor, kampányrendrakó – ezen lehet csiszolni, de pedáns sosem lesz.

(Az írás rövidebb változata a Forbes magazin 2018. januári számában jelent meg.)

A szerző bemutatkozik

Szabados Andrea vagyok, humánfejlesztési és vállalati kommunikációs szakember. Vezetői coachként az együttgondolkodó partner szerepében dolgozom. Inspiráló, kreatív szellemi műhelyt teremtek munkám során. Ügyfeleim – elsősorban innovatív, technológiai vállalatok vezetői és tehetséges munkatársai – a coaching szemlélet elsajátításával párhuzamosan bővítik eszköztárukat és fejlesztik készségeiket. Okleveles közgazdász vagyok, két évtizedes vállalati kommunikációs és humánfejlesztési tapasztalattal rendelkezem. A Nemzetközi Coach Szövetség által akkreditált coachként (ACC) a magas színvonal és az állandó szakmai fejlődés mellett köteleztem el magam. Jelenleg a PCC minősítés megszerzésén dolgozom. Rendszeresen publikálok a hazai és nemzetközi szaksajtóban. Öt idegen nyelven beszélek. A TEDxLibertyBridgeWomen társalapítójaként és kurátoraként a TED-szellemiségű, megosztásra érdemes gondolatok felkutatásán és terjesztésén dolgozom a társadalmi értékteremtés érdekében. A Professzionális Coaching Egyesület alapító elnökeként három évig aktívan dolgoztam a coaching népszerűsítéséért. Két kiskamasz fiammal folyamatos fejlődésre inspiráljuk egymást.