A bérlő számára kedvező irodabérleti szerződés fő szempontjai

Az irodahelyiségek bérlése a legtöbb vállalkozásnál a kiadások jelentős hányadát teszi ki. Ennek ellenére sok bérlő kevesebb energiát fordít arra, hogy a bérleti konstrukcióval járó költségeket átláthatóvá tegye, illetve hogy azokat kedvező szerződéses feltételek kialkudásával mérsékelje. Cikkünkben összegyűjtjük az irodabérléshez kapcsolódó díjtételeket és kiadásokat, valamint gyakorlati tanácsokkal támogatjuk a bérlőket.

A bérleti díj mint meghatározó költségelem

A bérleti megállapodások általában határozott időtartamra születnek, és a bérlő jellemzően nem léphet vissza egyoldalúan a szerződésből annak lejárata előtt. Ez azt jelenti, hogy a szerződés aláírásakor a teljes futamidőre eső bérleti díjak és járulékos kiadások vállalásra kerülnek, ami a vállalkozás pénzáramlására is komoly hatással lehet. Emiatt célszerű a kiválasztott iroda minden kapcsolódó költségét ilyen szempontból is megvizsgálni.

Nemcsak a díjak, hanem a kapcsolódó feltételek is lényegesek

A havi vagy negyedéves fizetési kötelezettség rendszerint jóval több tételből áll, mint a bérleti díj önmagában. Mielőtt szerződést kötünk, érdemes pontosan feltárni minden olyan költségelemet, amely a bérlőt terhelheti, és a döntést ezek teljes összessége alapján meghozni. A bérleti díjon túl felmerülhetnek kialakítási költségek, üzemeltetési díjak, rezsiterhek, esetenként óvadék vagy garanciák formájában biztosítékot is kell adni, továbbá számolni kell a bérlői biztosítás díjával is.

Előre tisztázandó kérdések, amelyeknek a szerződésben is egyértelműen szerepelniük kell:

• ki viseli a bérlemény kialakításának költségeit,
• jár-e bérleti díjkedvezmény, és vis maior esetén hogyan alakul a fizetési kötelezettség,
• pontosan mit tartalmaz az üzemeltetési díj,
• mely költségek nem tartoznak az üzemeltetési díj körébe,
• milyen biztosítékok szükségesek (óvadék, bankgarancia, vállalati garancia),
• milyen biztosításokat (vagyon- és felelősségbiztosítás) kell megkötni,
• milyen feltételek mellett lehet megszüntetni a szerződést, vannak-e visszaadási, bővítési vagy hosszabbítási opciók,
• milyen módon történhet a felmondás,
• tartalmaz-e a szerződés tulajdonosváltásra vonatkozó (change of control) kikötéseket,
• milyen módosításokat végezhet a bérlő a helyiségen,
• engedélyezett-e az al-bérbeadás,
• elhelyezhető-e céglogó az épületen.

A felsorolt elemek többsége egyértelmű, de van néhány pont, amelyet különös körültekintéssel célszerű kezelni. Elsőként fontos, hogy a szerződésben egyértelműen rögzítsük az opciók – például hosszabbítás, területbővítés – pontos gyakorlási feltételeit, mivel ezek tudatos használata segítheti a vállalkozás növekedését vagy költségeinek optimalizálását. Továbbá nem javasolt a bérbeadó felelősségének olyan mértékű korlátozását elfogadni, amely túlmutat a jogszabályokon. A felmondás szabályainál érdemes többlépcsős felmondási rendszert kérni, hogy a bérlőnek legyen lehetősége a problémák időbeni orvoslására. Ha lehetőség van rá, kerüljük a change of control kikötéseket, amelyek a vállalkozás tulajdonosi szerkezetének változása esetén okozhatnak nehézséget.

Az üzemeltetési díj tartalmát is pontosítsuk: milyen szolgáltatásokat foglal magában, hogyan történik az elszámolás, illetve milyen feltételek mellett és milyen mértékben emelhető egyoldalúan.

Ha a vállalkozás működéséhez valamilyen engedély szükséges – például hangos tevékenység vagy nagy ügyfélforgalom miatt –, erről célszerű előre tájékoztatni a bérbeadót, és ellenőrizni, hogy az ingatlan használata megfelel-e az előírásoknak. A szükséges engedélyeket érdemes még beköltözés előtt beszerezni.

Bérlőbarát tendenciák az irodapiacon

Jelenleg sok helyen jellemző az átlagosnál alacsonyabb kihasználtság, ami jó lehetőséget kínál kedvezőbb feltételek elérésére vagy a meglévő szerződések újratárgyalására. Emiatt a bérbeadók gyakrabban nyitottak kisebb alapterületű helyiségek vagy rövidebb időtartamú, rugalmasabb konstrukciók biztosítására.

Előtérbe kerülhetnek azok az irodaházak, amelyek nagyobb közösségi tereket kínálnak, mivel ezekkel csökkenthető a ténylegesen bérelt terület. Ez ugyan mérsékelheti a bérleti díjat, ugyanakkor az üzemeltetési költséget emelheti. A szolgáltatott irodák és a co-working terek a hagyományos irodabérlésnél jóval rugalmasabbak és teljes körű szolgáltatást nyújtanak, viszont általában magasabb díjjal járnak. Érdemes mérlegelni, hogy az adott vállalkozás számára melyik konstrukció előnyösebb.

A modern, fenntartható irodaházak szerepe is egyre hangsúlyosabb: egyrészt az alacsonyabb energiafelhasználás miatt, másrészt a környezettudatos működés sok vállalkozás számára önálló szempont. Nem meglepő, hogy nő az irodaház-minősítések jelentősége, és a befektetők is előnyben részesítik a tanúsítással rendelkező épületeket, különösen az ESG követelmények miatt. Érdemes tehát rákérdezni az épület üzemeltetésének tudatosságára, a fogyasztásmérés pontosságára és arra, hogy ennek eredményeként alacsonyabbak-e és kiszámíthatóbbak-e a költségek.