Eredményesség és hatékonyság: 4 gyakorlati tipp - Borealis Inspirációk

A nyári időszámításban  most csupán egyetlen témát osztunk meg veled a Borealis Inspirációkban, szeptembertől pedig visszatérünk a bevált, egy levélben több tartalmat kínáló levél sorozat struktúrához. Mivel e havi választott  témánk eléggé fajsúlyos, bízunk benne, hogy nem marad benned hiányérzet miután elolvastad. Kezdjük hát!

Gondoltál már arra, hogy a szervezeti hatékonyságot és eredményességet növelni lehet egy jól felépített rendszerrel?

Néhány gondolatot és praktikus tanácsot osztunk meg veled, amelyeket Daniel Markovitz, Harvard Business Review-ban megjelent “Productivity is about your system, not your people” című cikke és saját szervezetfejlesztői tapasztalataink inspiráltak. 

A szervezeti eredményesség és hatékonyság kulcsfontosságú tényezők a vállalkozás sikeréhez és általános egészségéhez. Az eredményességet számos tényező befolyásolja: költségek, produktivitás, vevői elégedettség, versenyképesség, dolgozói elégedettség, kockázat- és lehetőségmenedzsment, valamint fenntarthatóság. Ezekre a tényezőkre együttesen kell figyelnünk a sikeres működés érdekében.

Sok szervezet keresi a lehetőséget és eszköztárat a kiszámíthatatlan gazdasági környezet eredményes kezelésére. Célként érdemes egy közös nyelv kialakítását kitűzni az eredményesség megértése és mérése tekintetében. Elemzéseken és valós adatokon alapuló jelenállapot megértésére és célállapot megfogalmazására van szükség, hogy a vélemények helyett konkrét tények vezéreljék a célokat és az azok eléréséhez kapcsolódó projekteket, kezdeményezéseket.

(A fenti célok megvalósítását szolgálja  6 hetes Eredményesség és Hatékonyság programunk.)

A már említett HBR cikk néhány egyszerű és könnyen alkalmazható javaslatot fogalmaz meg, amelyek megadhatják a kezdő lépéseket szervezetünk hatékonyságának és eredményességének növelésére.:

1. Rétegezett, egymásra épülő megbeszélések bevezetése: Sok hatékony szervezet alkalmaz napi szinten, ún. rétegezett megbeszéléseket, amelyekben egyértelmű problémakezelési lépcsőzetesség van. Mit jelent ez? A frontvonalban dolgozók napindító megbeszélésével kezdődik, majd ezt követően a supervízorok, kontrollerek, aztán a menedzserek, és így tovább egészen az ügyvezető csapatig. Ez a rendszer javítja a döntéshozatalt és csökkenti a véletlenszerű, illetve kéretlen e-mailek számát. A General Electric (GE) egyik esettanulmánya szerint, az ilyen típusú megbeszéléseket alkalmazó vállalatok döntéshozatali ideje 50%-kal gyorsabb, mint azoké, akik nem használják ezt a módszert .

2. A munka láthatóvá tétele: Az irodai munka nagy része láthatatlan, ami nehezíti annak felmérését, hogy ki min dolgozik és mennyire leterhelt. Fizikai vagy virtuális feladat-táblák (mint például Trello, Asana, Airtable) használatával minden feladat egy kártyaként jelenik meg, amelyen szerepel a felelős és a feladat állapota. Ez nemcsak az e-mailek számát csökkenti, hanem a munkamegbeszélések időtartamát is. A Trello felhasználói adatok alapján a feladat-táblákat használó csapatok 40%-kal gyorsabban végzik el a feladatokat, és 30%-kal kevesebb időt töltenek státuszfrissítésekkel .

3. Kommunikációs protokollok definiálása: Az egyik fő akadálya a hatékonyságnak, hogy nincs egységes módja annak, hogy a sürgős ügyeket jelezzük. Ha a szervezet meghatározza, hogy melyik kommunikációs csatornát használja sürgős és nem sürgős ügyekben, az jelentősen csökkentheti a dolgozók terheit. Egy Journal of Organizational Behavior felmérés szerint, egy cég, amely egyértelmű kommunikációs protokollokat vezetett be, 35%-kal csökkentette a félreértésekből adódó hibákat . Egy McKinsey-tanulmány szerint, a hatékony kommunikációs protokollokat alkalmazó szervezetek akár 20%-kal is növelhetik produktivitásukat, mivel kevesebb időt veszítenek az üzenetek válogatásával és prioritások meghatározásával.

4. A felelősség és hatáskör összehangolása: Gyakran előfordul, hogy a dolgozók felelősek egy feladatért, de nem kapják meg a szükséges döntési jogkört. Ez frusztrációhoz és túlterheltséghez vezethet. A W.L. Gore