Hogyan és mennyiből lehet tisztán tartani egy irodát?
Egy iroda a vállalkozás lelke, ahol a mindennapi munka zajlik, ahol a kollégák a legtöbb időt töltik és ahol fontos tárgyalások történnek a potenciális ügyfelekkel és az egyeztetésre érkező vendégekkel. Vagyis napjában nem egy ember fordul meg egy ilyen helyen. Pontosan ebből kifolyólag gyakorlatilag teljesen mindegy, milyen szakterületről van szó, ezeknek a helységeknek mindig tükröznie kell a céget és a mögötte álló csapatot, nem beszélve arról, mennyire meghatározza a mindennapokat is az, hogy egy iroda mennyire tiszta vagy rendezett. De mégis hogy lehet folyamatosan tisztán tartani olyan tereket, ahol nap mint nap számos ember megfordul és mennyibe kerül mindez a vállalkozásnak?
Miért fontos az irodák tisztán tartása?
Egy iroda egy cég számára olyan hely, ahova belépve rögtön megszületik az első benyomás a potenciális ügyfélben, üzlettársban vagy vendégben. Függetlenül attól, hogy egy kisebb vállalkozás kis méretű bázisáról van szó vagy egy nagy cég számos szobából és egységből álló komplexumáról, olyan ez, akár az emberek esetében az igényes megjelenés. Ha szakadt az öltöny vagy pecsétes a ruha, bizony rögtön megalkotja a véleményét a másik fél. Ugyanez a helyzet az iroda esetében is. Hiszen lehet szó a legprofibb csapatról a szakmában, ha a hely, ahol dolgoznak, nem a precizitást, az igényességet és az odafigyelést tükrözi. Ugyanis ha a vendégnek foltos, jobb napokat is látott fotelben kell helyet foglalnia az ide érkezőknek, az bizony nem a legjobb ajánló levél. Nem beszélve arról, hogy mennyivel inspirálóbb és pozitívabb egy olyan környezet, ahol tisztaság, rendezettség és jó illat van.
Milyen pozitív hatással van a tiszta munkakörnyezet a munkavállalókra?
Az ügyfelekre gyakorolt hatás és a bennük kialakuló első benyomás mellett fontos gondolni arra is, milyen sokat jelent a mindennapi munkavégzés során az, hogy milyen környezetben folynak e tevékenységek. A pozitív munkaéra kialakítása ugyanis minden irodában elengedhetetlen és kifizetődő, függetlenül attól, hogy a piac melyik szegmenséről van szó. Mindez nem csoda, hiszen a munkavállalók legalább napi nyolc órát, vagyis életük nagy részét ezen a helyen töltik. Márpedig azt a helyet, ahol ennyi időn keresztül van jelen az ember, nem szabad kosznak és foltoknak tarkítaniuk. Hiszen tulajdonképpen bizonyos szempontból ez a kollégák második otthona.
A pozitív környezet megteremtéséhez számos apróságra érdemes odafigyelni, amelyek nagyon sokat tehetnek hozzá a mindennapokhoz. Lássunk néhányat ezek közül!
Közösségi terek
Egy pozitív munkakörnyezetben minden esetben szükség van színes, világos közösségi terekre, ahol ugyanolyan kényelmes megtartani egy meetinget, mint megebédelni a kollégák társaságában vagy elszürcsölni egy kávét az egész napos rohanás után. Ez az a hely, ahol mindig zajlik az élet, ahol jól esik egy kicsit megpihenni és ahol úgy lehet egyeztetni szakmai dolgokról is, hogy egy kicsit kiszakadhatnak a dolgozók az íróasztaluk mellől.
Kényelmi szolgáltatások
Ha a közösségi térben van egy menő kávéfőző amit bármikor használhatnak vagy szünet gyanánt le tudnak játszani egy csocsó mérkőzést a kollégákk, esetleg van egy olyan sarok, ahol nyugalomban megpihenhet az ember néhány percre, máris nagyon sokat tesz hozzá a mindennapokhoz.
Kreatív megoldások
Legyen az egy jól kialakított chill sarok vagy egy olyan ötletláda, amelyen keresztül „üzenhetnek” a főnöknek, a kreatív megoldások mindig feldobják a hangulatot, a dolgozók pedig sokkal inkább érzik magukat csapattagnak egy olyan környezetben, ahol számos különböző pozitív inger éri őket.
Kényelmesen kialakított és berendezett irodák
A közösségi terek mellett az irodák kialakítása is nagyon lényeges, ugyanis a kényelmi szolgáltatások ellenére bizony a legtöbb időt itt töltik el a munkavállalók. Legyen az egy nagy tér munkabázisokkal vagy több kisebb méretű szoba, lényeges, hogy kényelmes székek és asztalok és praktikusan berendezett belső tér várja itt őket, amelyet a maguk számára dekorálhatnak úgy, ahogy az jólesik nekik.
A fentiek viszont csak akkor működhetnek hosszú távon hatékonyan a gyakorlatban, ha lehetőség van a tisztaság és rendezettség is folyamatosan fenntartására. Hiszen egy borongós hétfő reggelen elég lehangoló lehet a lekávézott kanapé látványa, nem beszélve arról, hogy a chill sarok sem igazán a nyugalom központja lesz, ha az itt elhelyezett fotelek koszosak és kellemetlen szagot árasztanak. Viszont odakinn akár az ég is leszakadhat, ha odabenn tisztaság és jó illat várja a dolgozókat. Tény ugyanakkor, hogy nem egyszerű feladat odafigyelni a rendre ott, ahol számos ember megfordul, ezerrel folyik a munka és alapvetően senki nem azzal foglalkozik, hogy a kilöttyent kávét alaposan feltakarítsa vagy a véletlenül összetintázott kanapéról eltüntesse a nyomokat. Természetesen nem arról van szó, hogy neki kellene állni egy csapatépítés keretein belül az iroda kitakarításának, hiszen léteznek kifejezetten szőnyeg – és kárpittisztításra szakosodott szakemberek, akik gyorsan és hatékonyan végzik el az ilyen munkálatokat, így nem kell sokáig nélkülözni a megszokott bútordarabokat a tisztítás során.
Mire kell nagyon ügyelni tisztasági szempontból egy irodában?
Az alapvető, mindennapi takarításhoz a szemetesek ürítése, a szellőztetés, a porszívózás és a felmosás tartozik hozzá, amit az alkalmazott takarító személyzet gond nélkül és makulátlanul el tud végezni. Ám – akárcsak otthon - időről időre fontos odafigyelni az egyéb ehhez kapcsolódó tevékenységekre is ahhoz, hogy tényleg tisztán lehessen tartani a szóban forgó irodát. Ide sorolandó többek között az ablakok lemosása, a szőnyegek tisztán tartása, valamint a kárpitozott bútordarabok kitisztítása is. Az utóbbiakat mindenképpen érdemes olyan profi szakemberekre bízni, mint Nagy Ferenc, aki két évtizede foglalkozik azzal, hogy bútorszövetek varázsol újra tisztává.
Milyen költségekkel jár egy iroda tisztása?
Az, hogy mindez milyen költségekkel jár, természetesen nagyban függ attól, hogy mekkora helységről, milyen bútordarabokról van szó és ott milyen jellegű tevékenységeket szükséges elvégezni az erre szakosodott szakembereknek. Mivel rendszeres, bizonyos időközönként végzett tevékenységről van szó, érdemes mindezt beleépíteni a költségvetésbe, így nem jelent váratlan kiadást például a kárpitozott bútorok kitisztítása és foltmentessé tétele, ráadásul amiatt sem kell aggódni, hogy a mindennapi rohanásban feledésbe merülnek a szőnyegek és bútorok tisztán tartására vonatkozó feladatok. Annak érdekében, hogy ez lehetővé váljon, érdemes hosszú távú partnerrel együtt dolgozni, így nem szükséges minden esetben új árajánlatot kérni, ráadásul biztos lehet abban, hogy az elvégzett munka minden esetben maradéktalan lesz. Vagyis az iroda tisztán tartása, ezzel együtt pedig a pozitív munkakörnyezet fenntartása a mindennapok részévé válik, javul a munkamorál, ráadásul a kollégák is jobban megbecsülik majd a rendelkezésükre bocsátott tereket. Nem beszélve arról, hogy a potenciális ügyfelek olyan irodába lépnek majd be, amely a precizitásról árulkodik és ahol szívesen töltenek el időt.
