Lean HR - 4. --- Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?

Írta: Hujber Tünde, lean-szakértő Az interjú Azt, hogy hány körös interjúsorozatot tervezünk, mindenképpen azzal a területtel egyeztetve határozzuk meg, ahova az új munkatársat keressük – és ettől ne térjünk el! Jele

Írta: Hujber Tünde, lean-szakértő

1. Az interjú

Azt, hogy hány körös interjúsorozatot tervezünk, mindenképpen azzal a területtel egyeztetve határozzuk meg, ahova az új munkatársat keressük – és ettől ne térjünk el! Jelentősen rontja a vállalatunk hírnevét, ha nem így teszünk, valamint a kiválasztásra rendelkezésre álló időből is kifutunk, amivel kárt okozhatunk a cégünknek.

Amilyen hamar csak lehet, kezdjük el behívni a jelentkezőket. Ezzel nem szükséges megvárni a jelentkezési határidő végét. A kiválasztással megbízott munkatárs már a hirdetés feladása utáni 3-4. napra szervezhet interjút, hiszen addigra már valószínűleg tucatnyi jelentkező lesz, akikből ki fog tudni választani néhány megfelelőnek látszó jelöltet. A lean módszertanból ismert heijunka elvet érdemes itt alkalmazni: ki kell „simítani a termelést”, hogy ne legyenek se hullámvölgyek, se hullámcsúcsok. Ha megvárjuk a jelentkezési határidő végét, és csak utána kezdjük el a pályázatokat értékelni és interjúztatni, akkor könnyen előfordulhat, hogy egyrészt egyszerre kell akár 100-200 pályázatot is átnézni, másrészt az első körben egyszerre akár 20-30 embert is meg kellene hallgatni rövid idő, akár pár nap alatt. Viszont 2-3 hétre elhúzva, ami már a jelentkezési határidő előtt elkezdődik, ez a 20-30 ember már nem olyan sok, feltéve, ha egyáltalán szükség van 20-30 ember meghallgatására. Még egyszerűbb (pl. recepciós) állásokra sem szükséges 20-30 jelöltet meghallgatni. Tartsuk magunkat az elvhez: a kevesebb több! Ha csak 5-10 jelölt közül kell választani, sokkal kevesebb idő is elegendő az interjúkra, ezen kívül több idő juthat egy-egy jelöltre, mélyebben megismerhetjük őket, és ami a fontos, emlékezhetünk is rájuk. Ha 20-30 jelölttel számolunk, előfordulhat, hogy mire a 30. pályázót meghallgatjuk, az elsőnek már a nevét is elfelejtjük. Ha gondosan előszűrjük a pályázatokat, alig-alig fordulhat elő, hogy a meghallgatott 5-10 jelöltből senki sem felel meg.

Ha mégsem tudunk senkit sem alkalmazni közülük, akkor se a jelöltekben keressük rögtön a hibát: lehet, hogy mégsem jól szűrtük a pályázatokat, vagy jól szűrtük a megadott hirdetés alapján, de maga a hirdetés volt rossz. Ha a kiválasztás folyamata során változott az elvárás a leendő kollégával szemben, akkor valamit biztosan rosszul csináltunk, pl. rosszul mértük fel a munkakört, de az is lehet, hogy nem is egy új kollégára van szükségünk, hanem kettőre.

Ha kevesebb jelöltet hívunk be, akkor biztos elutasítás esetén marad idő érdemi választ adni az elutasítás okáról. Ha van időnk, vagy ragaszkodunk hozzá, hogy sok jelöltet hívjunk interjúra, akkor a jelentkezési határidő lejártáig beérkezett pályázatokat mindenképpen és folyamatosan válogassuk át, nehogy egy értékes jelölt is elvesszen, és folyamatosan szervezzük az interjúkat.

Érdemes kérdéslistát készíteni az első körös interjúra, de természetesen teret hagyva a kellő rugalmasságra. Előre gondoljuk át, mik lesznek azok a kizáró okok, amik miatt a jelöltet biztosan nem fogjuk behívni a második körre? Ilyen lehet, ha a munkaköri leírásban kikötött fontos feltételeknek mégsem felel meg, például bár a pályázatában állította, hogy ismeri a nyelvet, mégsem tud megszólalni norvégul. Olyan hiányosságok esetén viszont, amik könnyen és gyorsan pótolhatóak (pl. pivot-tábla készítés excelben pár óra alatt megtanulható), ne húzzuk ki a listáról, ha minden más feltételnek megfelel. Pontos, mérhető kritériumokat állítsunk fel a második (és minden következő) körbe való bekerülés feltételeként.

Folyt. köv: a cég felkészülése az utolsó körös interjúra