Lean HR - 5. --- Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?

Írta: Hujber Tünde, lean-szakértő Amire elértünk az utolsó körhöz az állásinterjúknál, már legyen kéznél a szerződéstervezet, amelyet közösen meg tudunk beszélni a befutó jelölttel, akárcsak a munkakezdés idejét, a jutta

Írta: Hujber Tünde, lean-szakértő

Amire elértünk az utolsó körhöz az állásinterjúknál, már legyen kéznél a szerződéstervezet, amelyet közösen meg tudunk beszélni a befutó jelölttel, akárcsak a munkakezdés idejét, a juttatásokat, a teljesítményértékelés mikéntjét, a munkarendet és egyéb szükséges információkat, mint pl. az egészségügyi vizsgálat vagy a tűz- és munkavédelmi oktatás időpontját.

Az interjúsorozaton minden körben mindenképpen legyen jelen annak a területnek a vezetője, ahova az új munkatársat felvesszük. Ez esetenként komoly szervezőmunkát igényelhet, de fontos pozíciók pályáztatása esetén elkerülhetetlen, mint ahogy akkor is, ha a vezető új asszisztensét keresi. Szakmai pozíciók esetén a szakmai kérdéseket a szakterület vezetőjének kell feltennie, hiszen ő tudja a válaszokat megfelelően értékelni. Ha rendelkezésre áll belső lean szakember, vagy külső lean szakértő, jó, ha ő is részt vesz ezeken az interjúkon. Ez különösen kezdő lean vállalatok esetén fontos, márpedig lean vállalatból egyre több van Magyarországon, hiszen ez a szemlélet ma már elengedhetetlen, ha egy vállalat sikeres akar lenni. A lean szemlélet lényege ugyanis az, hogy folyamatos fejlesztéssel egyre jobb és jobb, gyorsabb, egyszerűbb folyamatot építünk ki, amelyek természetesen a vállalat költségeinek a csökkenését is magukkal hozzák, akárcsak az ügyfelek elégedettségének növelését. Egy a lean szemléletet magáénak érző vállalat, akár kezdő, akár nem, nem engedheti meg magának, hogy olyan embereket alkalmazzon, akik ezt a szemléletmódot nem képesek előbb vagy utóbb elsajátítani. A jó hír az, hogy mindenki képes erre, a kérdés csupán az, hogy mennyi segítséggel és mikorra. Ennek a megállapítására jó, ha már az interjúkon részt vesz az említett lean szakember, hiszen így akár az új kolléga betanítási ideje, és a lean szemléletre való képzési ideje is csökkenthető. Ennek a célnak az elérésére érdemes azokat a pályázókat előnyben részesíteni, akik már hallottak a leanről, tanultak róla, vagy olyan cégnél dolgoztak, ahol alkalmazták. Természetesen a lean ismeretek bősége nem ellensúlyozhatja a szakmai tudás hiányát.

Mire érdemes figyelni például egy irodavezetői vagy titkárnői pozícióra pályázó jelölt esetében? Az irodavezetői munka nagyon változatos, pörgős, gyors váltásokra van szükség az egyes feladatok között. Problémamegoldó képességgel is rendelkezni kell, ezen kívül remek általános számítástechnikai ismeretekkel, beleértve az internethasználatot is. Ugyanakkor – cégtől is függ – lehet, hogy az irodavezetőnek a munkatársak munkáját is támogatni kell, és elemzéseket, prezentációkat, tanulmányokat kell készítenie. Jó, ha az irodavezető segítőkész és empatikus. Az irodavezető „az iroda működését segíti”: irodaszert rendel, gondoskodik az eszközök (számítógépek, nyomtatók, másolók) működőképességéről, szervezi az iroda karbantartási munkáit, ebédet rendel a munkatársaknak és esetleg kávét főz, postáz, vendégeket fogad, szállást foglal a számukra, számlát állít ki, könyvelési anyagot állít össze, kezeli a cég Facebook-profilját és a honlapját, adwords hirdetést állít be, másol, nyomtat, szkennel, rendezvényt szervez és intézi a cég ezernyi ügyes-bajos dolgát. Azt se feledjük, hogy a cégünkhöz érkezők elsőként ezzel a munkatárssal és az ő munkaállomásával találkoznak, ezért annak mindig rendezettnek, esztétikusnak kell lennie, azonban nem feltétlenül szükséges, hogy az irodavezető maga 20-25 éves ifjú hölgy legyen. 40-50 év körüli, hasonló pozícióban éveket eltöltő jelöltek mellett szól a nagy tapasztalatuk és az állandó munkahely iránti igényük, vagy éppen „nagyi-korú” hölgyek esetében a cég „otthonosságérzés”-faktora nőhet meg a munkatársak szemében. Egy jó irodavezető tehát ismeri az 5S-t, a gyors átállást egyik feladatról a másikra, problémamegoldó módszereket, just in time szemléletet, esetleg kanban-rendszert is ki tud alakítani és működtetni az irodaszerek pótlására.

Folyt. köv: kérdések az állásinterjún – túl a 3 rossz tulajdonságon…