A virtuális teamek sérülékenysége
Ha dolgoztál már virtuális csapatban, biztosan tudod annak nehézségeit, buktatóit. Miként lehet csökkenteni a virtuális távolságot, és ezzel a csapat sérülékenységét?
Ha virtuális csapatban dolgozol, biztosan tudod annak nehézségeit, buktatóit. Miként lehet csökkenteni a virtuális távolságot, és ezzel a csapat sérülékenységét? Sokak kérdése ez, és éppen erre ad használható értelmezési modellt Karen Sobel-Lojeski kutatása, amelyet a Stony Brook University-n végzett. A kutató a virtuális távolságot, azaz a sérülékenységet 3 féle távolság összegeként határozza meg.
1. Fizikai távolság: a tagok földrajzi elválasztottsága, beleértve az időzónákat is, és azt, hogy pl. egy cégnél dolgoznak-e.
2. Operatív távolság: a kommunikáció típusa (csupán virtuális, vagy a csapat tud találkozni face-to-face is a projekt létfontosságú mérföldköveinél), az online kollaborációs eszközök elérhetősége és ismerete, a külső követelmények (pl. más projekten való dolgozás) ereje.
3. Kapcsolati távolság: a kulturális különbségek, a kommunikációs különbségek, a hierarchikus különbségek, a korábbi ismeretségek és a kölcsönös egymásra utaltság mértéke (közös múlt vagy közös jövő).
Például, egy közepes méretű cégben dolgozó pénzügyesek között, akik az ország különböző irodáiban végzik munkájukat közös projektben egy virtuális csapatban, alacsony lehet a fizikai és az operatív távolság. Ha ebben az esetben magas a kapcsolati távolság, az működési problémákat vetíthet előre, míg ellenkező esetben, egy magas fizikai távolsággal és alacsony operatív és kapcsolati távolsággal rendelkező csapatban valószínűbb a gördülékeny együttműködés.
A 3 tényező összege egy előrejelzés a csapat sérülékenységéről, éppen úgy, mint amit orvosaink tesznek a vizsgálatok alapján arról, hogy például mennyire vagyunk kitéve szívbetegségnek.
Tehát: virtuális távolság (sérülékenység) = fizikai távolság + operatív távolság + kapcsolati távolság.
És mi az ára az ilyen sérülékenységnek? Sobel-Lojeski és csapata azt találta, hogy azokban a csapatokban, ahol magas a virtuális távolság, akár 90%-kal csökkenhet az innováció hatékonysága, 80%-kal eshet a bizalom foka és 60%-kal a projektek határidőn és budgeten belüli befejezettségének az esélye. Ezek elég erős statisztikák.
Hogy ezeket elkerüljük, álljon itt néhány tipp:
1. Ne becsüljük túl a fizikai távolság hatását. Egymáshoz közel dolgozókból álló csapatok jóval magasabb virtuális távolsággal rendelkezhetnek, mint a jóval szétszórtabbak. Melyik tényezőnek van a legnagyobb hatása a virtuális távolságra? Sobel-Lojeski azt találta, hogy messze a kapcsolati összetevőnek van a legerősebb hatása az innovációra, bizalomra és az eredményekre.
2. Ha ezreket spórolunk, milliókat veszthetünk. Sok cég durván megvágta az utazási költségeket, az online kommunikációs szoftverek pedig virágzanak. Igen, lehet, hogy százezreket spóroltunk, de tízmilliókat vesztettünk azon, hogy a projekt nem időre és nem olyan minőségben zárult, ahogy az ügyfelünk kívánta. Melyek azok a kritikus pillanatok, amelyeknél igenis utazni kell, mert személyesen kell ott lennünk az ügyféllel.
3. Mozdítsd meg a legnagyobb követ! Mint láttuk, a kapcsolati távolság csökkentésének lesz a legnagyobb hatása, hasonlóképpen ezt is lesz a legnehezebb befolyásolni. Módszerek, amelyeket kipróbálhatunk:
1. a “Take 5” módszer: 5 perces bejelentkező kör, ahol fél percben ki-ki elmondja, hogy van ma itt a meeting elején
2. párosítsuk össze a lehető leginkább eltérő csapatagokat, és adjunk nekik apró közös feladatokat,
3. egyszerű történetmesélés: a tagok a meeting során történetek mesélnek a céges vagy privát mindennapjaikról
4. biztassuk a kollégákat, hogy használják a “rich” kommunikációs eszközöket, ahol képet is láthatunk másokról, így a nonverbális jelzések vétele is segíti a kommunikációt.
4. Az operatív távolság csökkentése. Felszabadíthatjuk a kollégákat időlegesen más versengő projektekből, vagy gyorstalpaló képzéseket szervezhetünk az online eszközök hatékony használatáról. Hogy ez mennyire nem könnyű? Emlékszem, amikor saját cégünk holland IT vezetője szervezett online meetingről szóló oktatást évekkel ezelőtt az új belépőknek, és csak harmadszori nekifutásra tudott időpontot egyeztetni.
„Ahogy egyre több csatornán kapcsolódunk, gyakran egyre elszigeteltebbnek kezdjük érezni magunkat, olyannyira, mint még soha azelőtt." Tegyünk egy lépést még ma ez ellen, és legyünk mi azok, akik ennek a mondatnak a kínzó igazságára rácáfolnak.
Horváth Gábor
Közel 20 éves tapasztalat a vezetőfejlesztés, a coaching és a pszichológia területén multinacionális környezetben. Sportolok, gyereket nevelek, podcastolok, ápolom a kapcsolataimat, meditálok és közben kicsit mindennap hozzáadok valami pozitívat a környezetemhez.
