Tudatos nap zárással a hatékony munkakezdésért
„Ki mint veti ágyát, úgy alussza álmát” ebben az esetben is igaz, szabad fordításban annyit jelent, hogy „Ki mint zárja napját, úgy végzi majd másnapi munkáját”. Nem mindegy tehát, hogy milyen teendőkkel zárjuk a munkanapot,
„Ki mint veti ágyát, úgy alussza álmát” ebben az esetben is igaz, szabad fordításban annyit jelent, hogy „Ki mint zárja napját, úgy végzi majd másnapi munkáját”. Nem mindegy tehát, hogy milyen teendőkkel zárjuk a munkanapot, mert az igenis befolyásolja másnapi hatékonyságunkat. Sőt a megfelelő zárás pozitív hatása a magánéletben is érzékelhető. Senki sem szereti, ha a befejezetlen munka terhe nyomja vállát egész este, rányomva bélyegét a szeretteivel töltött – sokszor oly rövid - együttlétre is.
Íme tehát az általunk javasolt lista, mely csupán néhány perc ráfordítással félórákat/órákat spórolhat meg másnapra és a jól végzett munka érzetével ajándékoz meg minket.
0. Az utolsó 15 perc befoglalása
Érdemes a naptárba az ebédidőhöz hasonlóan az utolsó 15 (vagy akár 30 percet) befoglalni, hogy a kollégák is láthassák, hogy mikortól nem vagy elérhető. Így könnyedén elkerülhető, hogy a lezárásra szánt időtartamot valaki más kannibalizája el előled. Így mindig lesz elegendő idő a mentális átállásra munka és magánélet között.
1. Elért eredmények és másnapi teendők
Sokan abba a hibába esnek, hogy a hátrahagyott teendők nyomása alatt elfelejtik „megünnepelni” az aznapi eredményeket. Elég csak a to-do listára (már ezért is érdemes vezetniJ) egy pillantást vetni, hogy mennyi mindent sikerült aznap megoldani. Ha azonban mégsem lennénk megelégedve az eredménnyel, akkor tervezzük be prioritási sorrendben (!) a következő napra.
2. Következő napok beosztásának újratervezése
Ha sürgető határidejű feladat maradt az asztalon, akkor érdemes azokat a következő nap(ok)ra betervezett megbeszéléseket áttenni/delegálni/lemondani, melyek időben vagy fontossági sorrendben hátrébb sorolhatóak.
3. Teendők lezárása
Ha nem sikerült befejezni minden munkádat, akkor se vidd haza őket rendszeresen. Ritkán előfordulhat, hogy kénytelen vagy otthonról egy sürgős feladatot, vagy egy félbemaradt beszélgetést befejezni, de ebből ne csinálj rendszert. Tedd át másnapi első teendőid közé, vagy ha ez nem megoldható, akkor delegálj. És ha más sem tud kisegíteni, akkor pedig előre jelezd, hogy mikorra fogod tudni befejezni az adott feladatot. Sokkal pozitívabban fogadják, ha előre szólsz a határidő elmulasztásáról, mint ha a késés váratlanul éri a másik felet. (Személyes megjegyzés: sokáig magam sem mertem ezzel élni, és utólag jöttem csak rá, hogy a letöbb határidőt néhány óra/nap „buffer”-el tűzik ki a váratlan események kiküszöbölése érdekében.)
4. Rend a lelke mindennek
Ha munkába érkezéskor kéznél vannak azok az anyagok, vagy egyéb kellékek, amik az első feladataid elvégzéséhez szükségesek, akkor sokkal hatékonyabban indul a nap. Számos trükk létezik: a szükséges papír alapú dokumentumokat teszed a legfelső fiókba, a reggeli prezentáció anyagát mented ki az „asztal”-ra (desktop a PC-n), az első megbeszélés meghívóját, napirendjét, riportjait és dial-in számait mented le legutolsó note-ként, stb. Az inboxban napközben felhalmozódott emailek gyors kitakarítására vonatkozó hasznos tippeket pedig az Email menedzsment című cikkünkben találsz.
Most már nincs már hátra, mint hogy ki kapcsold a gépet, az okostelefon új üzenet jelzését, elköszönsz és kilépsz az irodából:-)
A teljes cikk a Multiculti.hu oldalon olvasható.
