Ahol tewével mennek távmunkába
A home office-ról szóló beszélgetés-sorozatunkat ki mással kezdhetnénk, mint a téma magyarországi zászlóshajójával, az IT Services Hungaryvel. Tóthné Harasztovics Gyöngyi HR Services-vezető és Rácz Barbara, a vállalat Health Safety specialistája, a téma szakterületi felelőse állt az OFFICE@HOME blog rendelkezésére – stílszerűen online interjú keretében.
Ahol tewével mennek távmunkába
– avagy a nagypályás sem ront ajtóstól a házba
OFFICE@HOME: Olvasóink közül sokan még csak most fontolgatják, hogy cégüknél biztosítják a home office lehetőséget, ezért mielőtt idei nagy dobásotokról beszélgetnénk, szeretnénk kicsit felidézni a kezdeteket. Magyarországon szinte első nagyvállalatként vágtatok bele a távmunka-programba. Mi motiválta ezt a lépést?
Tóthné Harasztovics Gyöngyi: Hat évvel ezelőtt valóban nem volt még jellemző, sem nagy-, sem kisvállalatoknál, hogy a munkavállalók akár csak alkalomszerűen otthonról dolgozhassanak. Így a manapság már egyre gyakrabban felvetődő munkavállalói nyomásról akkor még nem beszélhettünk. Mi először 2013 áprilisában egy százharminc fős tesztcsapattal indultunk neki a programnak. A rugalmasság különösen fontos volt számunkra, hiszen a munkavállalóink átlagéletkora harminckét év, és a modern foglalkoztatási formák elérhetősége a fiatal generációk számára egyre inkább számít az álláskeresés során.
O@H: Mikor vált mindenki számára elérhetővé a távmunka lehetősége?
THGY: A tesztcsapattal való együttműködés során finomítottuk a szabályozást, így a részleges távmunka 2014 januárjában már elérhetővé vált szélesebb munkavállalói körben is.
O@H: Milyen eredményekre számított a vállalat a bevezetéssel kapcsolatban?
THGY: A nemzetközi tapasztalatok ismeretében reális elvárás volt a vezetőség részéről, hogy a rugalmas foglalkoztatás biztosításával hosszú távon csökkenthető legyen az egy főre jutó foglalkoztatási költség, nagyobb földrajzi területről tudjunk munkavállalókat toborozni, illetve hogy munkáltatóként a cég vonzereje nőjön az álláskeresők körében.
O@H: Milyen feltételei voltak a távmunka-programban való dolgozói részvételnek?
THGY: Természetesen nem minden munkakör alkalmas arra, hogy távmunkában lehessen végezni, illetve alkalmazkodnunk kell az ügyfelek igényeihez is, például adatbiztonsági okok miatt. Ahol azonban adott a lehetőség, a munkavállalók önállóan igényelhették a lehetőséget. Kezdetben a programban való részvétel jóváhagyása lassú és költséges folyamat volt, ám egy ekkora vállalat esetében elengedhetetlennek éreztük a körültekintő auditot. Mivel nálunk a távmunka egy konkrét auditált lakcímre korlátozódik, munkavédelmi szakembereink személyesen vizsgálták meg az alternatív munkavégzési helyszínt, és hagyták jóvá a távmunka programban való részvételt.
O@H: Hogyan fogadták a dolgozók ezt az – akkor még egyedülálló – lehetőséget?
THGY: A munkavállalói fogadtatás nagyon pozitív volt, elsősorban azért, mert a munka és magánélet összehangolását így könnyebben megoldhatónak találták. A területek vezetői számára a HR tréninget szervezett azzal kapcsolatban, hogy hogyan lehet távolról is jól menedzselni egy csapatot, így biztosítva, hogy a változás zökkenőmentes legyen.
O@H: Ekkora létszám esetében akár az audit vagy méginkább a távmunka napok igénylésének és jóváhagyásának adminisztrációja és a változások lekövetése óriási terhet ró a munkáltatóra. Hogyan biztosítjátok a zökkenőmentes működést?
Rácz Barbara: 2014 óta az intranet volt a távmunkával kapcsolatos adminisztráció platformja, ám ahogy bővült a programban résztvevők köre, úgy vált elengedhetetlenné egy speciálisan erre a célra fejlesztett alkalmazás létrehozása. Belső fejlesztéssel 2018-ban elindítottuk a TEWE (TEleWork Employment) névre keresztelt applikációt, ami felgyorsította a teljes adminisztrációt. A személyes auditot felváltotta egy online ellenőrzési folyamat, illetve minden igénylés és jóváhagyás – beleértve akár az eszközigénylést vagy a szerződésmódosítást is – egyetlen platformra került. Látható tehát, hogy a fejlesztés során a célunk egy felhasználóbarát alkalmazás kialakítása volt, ami egyetlen felületen kínál a távmunkával kapcsolatban felmerülő összes kérdésre megoldást. Ezzel egy időben pedig egy naprakész adatbázist nyújt a munkáltatónak, és az új GDPR előírásoknak megfelelően képes kezelni az adatokat. A folyamatok egyszerűsödésével hetvennégy százalékkal nőtt a távmunkások létszáma a TEWE bevezetése óta, ugyanakkor csökkent az adminisztrációval töltött munkaórák száma.
O@H: Összességében mekkora munkavállalói körben elérhető a távmunka?
RB: Jelenleg 1202 fő áll távmunkás státuszban, zömmel a budapesti és debreceni iroda dolgozói, ami természetes, hiszen a telephelyi létszámokkal arányos. A távmunkát igénybe vevők körülbelül huszonöt százaléka hetente egy távmunka napot igényel, de a legnépszerűbb a heti négy napos távmunkavégzés, amit a programban résztvevők több mint fele preferál.
O@H: Az IT Services 2013 óta célként tűzte ki, hogy minél több kolléga számára legyen elérhető a távmunka lehetősége. Miért ennyire fontos ez a program a cégnek?
THGY: Hisszük, hogy a távmunka programmal mindenki jól jár. A munkáltató költséget takarít meg és szélesebb a számára elérhető munkavállalói bázis, amíg a munkavállaló élvezheti a rugalmasság adta lehetőségeket. Természetesen a munkáltató bármikor ellenőrizheti, hogy a programban való részvétel feltételeit betartja-e a munkavállaló, illetve bárki visszarendelhető irodai munkára, amennyiben teljesítménybeli problémák adódnak, vagy ha olyan projekten dolgozik az illető, ami szükségessé teszi a folyamatos személyes rendelkezésre állást. Belső felméréseink egyértelműen mutatják, hogy a távmunkásaink elégedettsége magasabb, mint az irodai környezetben dolgozóké. Valamint dolgozóink első helyen szerepeltették a home office lehetőségét az elérhető juttatások közül – ezért sem állhatunk le a program fejlesztésével.
O@H: A tavalyi év a költözés éve volt számotokra. Volt ennek bármilyen szerepe a távmunka programmal kapcsolatos változásokban?
THGY: Az új irodák kialakításának egyik fő szempontja volt, hogy a munkavégzési tér és a rugalmas foglalkoztatás egymást támogassa. A shared-desk megoldások lehetővé teszik a hatékonyabb térkihasználást, figyelembe véve az olyan élethelyzeteket, mint távmunka státusz, utazás, betegség vagy szabadság, illetve elérhetőek úgynevezett hot-desk állomások is a néhány órás munkavégzésre.
O@H: A TEWE alkalmazás 2018-as fejlesztése óriási lépés volt a rugalmas foglalkoztatás hatékony működtetésének útján. A távmunka bevezetése óta eltelt hat év. Vannak még terveitek? Mi a következő lépés?
RB: A rugalmas foglalkoztatás a jövő, az IT Services Hungary – ahogy eddig is – ezután is igyekszik élen járni a fejlesztések terén a távmunka programmal kapcsolatban. Idei vállalásunk a „teljes távmunka” pilot verziójának elindítása. A tesztcsapat tagjai már teljes munkaidőben távmunkában dolgoznak. Amennyiben a tesztidőszak sikerrel zárul, a teljes távmunka lehetősége állandó jelleggel biztosítva lesz a munkavállalók számára.
Amit az IT Services Hungarynél látunk, az a nagyvállalati távmunka program profi bevezetése és fejlesztése. Persze nem minden cég számára áll rendelkezésre akkora apparátus, hogy a home office programot ilyen eszközökkel (ld. távmunka applikáció) támogassa, de a fentiekből mindenki számára levonhatók tanulságok. A legfontosabb ezek közül az, hogy a rugalmasság a jövő, a munkavállalók egyre inkább keresik a lehetőséget, tehát aki előbb ébred és indul el a rugalmasság útján, az óriási munkaerőpiaci előnyöket szerezhet. A másik tanulság, hogy még a profik sem rontanak ajtóstól a házba. A sikeres home office programhoz alapos tervezésre, megfontolt bevezetésre és folyamatos fejlesztésre van szükség a vállalat méretétől függetlenül.
Ossza meg velünk terveit, tegye fel kérdéseit! Várjuk megkeresését!
