Gondolatok a munkaköri leírás fontosságáról

Néhány héttel ezelőtt már írtam arról, hogy mit tegyünk meg abban az esetben, ha felmond az egyik munkavállalónk a csapatunkban. A következő lépés már eggyel közelebb visz ahhoz, hogy elkezdjük az utód megkeresését - nevezetese

Néhány héttel ezelőtt már írtam arról, hogy mit tegyünk meg abban az esetben, ha felmond az egyik munkavállalónk a csapatunkban. A következő lépés már eggyel közelebb visz ahhoz, hogy elkezdjük az utód megkeresését - nevezetesen a munkaköri leírás elkészítése. Pár évvel ezelőtt dolgoztam egy jelentős nemzetközi vállalatnál. Az volt a policy (szabályzat), hogy egy pozíció meghirdetése során a munkaköri leírást kellett használnunk. Ez több okból is nehézséget okozott, amiről hamarosan egy másik bejegyzés kapcsán részletesen írok majd. A munka törvénykönyve szerint a munkavállaló munkakörét az ahhoz tartozó feladatok részletes leírásával kell meghatározni. A munkaköri leírás (job description, JD) egy hivatalos dokumentum, amiben objektíven, számonkérhetően érdemes rögzíteni egy pozícióhoz kapcsolódó tennivalókat és elvárásokat. Ezzel szemben egy álláshirdetés (job posting, posting) egy olyan leírás, amelynek az a célja, hogy felkeltse a megcélzott jelentkezői réteget, célcsoportot. Tulajdonképpen egy értékesítési segédanyagról beszélünk. Kicsit szemléletesebben leírva, az álláshirdetés olyan, mint egy csokipapírnak az első oldala - ami íncsiklandó, felkelti az érdeklődést, felcsigázza az embert. Elmondja a fő részleteket - milyen csoki, melyik márka, megjelenik a design. A munkaköri leírás pedig a hátoldala, ahol részletesen fel vannak sorolva a hozzávalók, makrotápanyagok, allergének, forgalmazó, stb.  Az emberek döntő többsége csak azután nézi meg a hátoldalát egy csokinak - ha megnézi - miután a csomagolás első fele felkeltette az érdeklődését. Most úgy tűnhet, hogy egy keresése folyamat kapcsán egy munkaköri leírás csak másodlagos szerepet tölt be, pedig ez egyáltalán nem igaz! A munkaköri leírás a kiindulóalapja egy keresésnek. Ez az a dokumentum, ami objektíven kell, hogy rögzítse a munkakört, amire toborzunk.

• A népszerű közhiedelemmel ellentétben, a munkaköri leírás elkészítése a közvetlen vezető feladata. Ehhez nagyobb vállalatoknál a HR biztosít egy template-t (sablont), ami rögzíti a vállalat munkaköri leírásainak struktúráját, de a közvetlen vezetőnél senki sem ismerheti jobban a munkakört, amire kollegát keres.
• A kiválasztást koordináló kollega - legyen hr-es, toborzó vagy sok esetben office assistant - általában nem rendelkezik közvetlen tapasztalattal az adott területen. Egy jó munkaköri leírás rögzíti a legfontosabb feladatokat, fogódzót biztosít a kiválasztást bonyolító munkatársunk számára, közös megértést biztosít a kiválasztásban résztvevőknek.
• A munkaköri leírás képezi alapján az álláshirdetésnek. Jó munkaköri leírás hiányában szinte lehetetlen jó álláshirdetést írni. 

Néhány tipikus hiba, amit sokan elkövetnek a munkaköri leírás elkészítésekor: 

• Megkérjük a HR-t, hogy írja meg. Nem, nem, nem! Nem győzöm hangsúlyozni, a munkaköri leírás elkészítése az adott vezető feladata. A HR-es kollega csak nagy vonalakban fogja ismerni az aditt munkakört, épp a lényeges részletek vesznek el.
• Egy hasonló pozícióban dolgozó kollegát kérünk meg, hogy állítsa össze a munkaköri leírást. Sajnos ez sem célravezető, mert bár tartalmában már közelebb lesz az igazsághoz, épp a vezetői szemlélet és vezetői elvásárok nyújtotta keretek fognak hiányozni a leírásból.
• Elővesszük a régi munkaköri leírást, így legalább nem kell vele dolgozni. Egy régi leírás jó alap lehet, de minden esetben érdemes aktualizálni, pontosítani. Én még nem láttam olyan régi munkakörit, ami megállta volna a helyét az aktuális helyzetben, folyamatosan változnak a folyamatok, átszerveződnek a cégek.
• Egyszerűen ignoráljuk a feladatot, majd megoldja a toborzó máshogy.
• Írunk ugyan munkaköri leírást, de nem a munkakört írjuk körbe, hanem a kollegát, aki betölti azt. Elsőre talán viccesen hat, de hajlamosak vagyunk azt gondolni, hogy pontosan olyan emberre van szükségünk, mint aki eddig ezt a feladatot ellátta, ezért sokat aprólékosan körbeírják magát a kollegát, aki elment, holott a munkakört és az ahhoz kapcsolódó elvásárokat kell tisztázni.
• Gyorsan összedobunk néhány sort, hogy a feladat ki legyen pipálva, de épp annyira semmitmondó a leírás, mint amennyi időt szántunk rá.

Összefoglalásképpen:  Kedves Vezetők! Érdemes időt és energiát fektetni a munkaköri leírások elkészítésébe. Kedves Recruiterek! Ne hagyjátok magatokat - jó munkaköri leírásokra igenis szükség van a toborzáshoz.