Munkakörtervezés módszerei

A munkakörtervezés lehetőséget teremt arra, hogy a munkakörelemzés következtetései alapján megtörténjen a munkakörök átszabása, mind a tartalom, mind a funkciók, illetve a kapcsolatrendszerek újragondolásával. Azaz: a munkakörtervezés a munkakörök olyan strukturálását jelenti, amely igyekszik összhangot teremteni a szervezeti céloknak megfelelő optimális teljesítmény és a dolgozói elégedettség között.

A munkakörtervezés 5 jellegzetes módszere:

- munkaköri specializáció
- munkaköri rotáció
- munkakörbővítés
- munkakör-gazdagítás
- csoportmunka

Munkaköri specializáció
A specializáció megjelenése az iparosodás korába vezethető vissza, amikor az emberek felismerték a munkamegosztásban rejlő gazdasági lehetőségeket, s igyekeztek a speciális tudást tömegtermelésben kamatoztatni. Idővel " és a gépesítés megjelenésével " ez odáig fajult, hogy futószalagon folyt a termelés, amit kezdetben meglehetősen elégedetten fogadtak a dolgozók. Később azonban egyre nagyobb ellenállásba ütközött az automatizált munka, a dolgozók frusztráltak lettek, míg végleg bele nem fáradtak a vég nélküli monotonitásba. A speciális tudással ezért vigyázni kell, könnyen rutinjellegű, unalmas munkávégzésekbe fulladhat alkalmazása.

Munkaköri rotáció
A fenti problémát többek közt a munkakörök rotációjával lehet megoldani, amikor az egyik specializált munkakörről a másikra, majd egy harmadikra stb. helyezzük az alkalmazottat. Előnye nem csupán a dolgozókat teljesítményre késztető kihívásokban rejlik, hanem, hogy ezzel olyan többféle feladatot is ellátni képes munkatársakra teszünk szert, akik bármikor képesek beugrani előre várható (pl. szabadságolások, nagy fluktuáció esetén) vagy rendkívüli eseményekkor is (influenzajárvány, MÁV-sztrájk). A rotáció sok esetben az új, tapasztalatlan munkaerő betanításakor is hasznos módszer, hiszen tudásszomja és hatalmas bizonyítási vágya mindennél gyorsabb tanulást tesz lehetővé.

Munkakörbővítés
A munkakörbővítés a specializáció ellentéte, ennek megfelelően a cél nem a feladatkörök szűkítése, hanem éppen annak bővítése, azaz hogy elérjük, hogy a dolgozó minél többféle feladatot lásson el. Noha a munkakörbővítő programok jelentősen átalakítják a munkavégzést, hiszen megváltoztatják a munka ütemét, felosztását, de a munka mélységén már semmit sem módosítanak: a döntési-felelősségi jogkör ugyanakkora marad, csak más ritmusban kell minduntalan felvállalni.

Munkakör-gazdagítás
A munkakör-gazdagítás a munkakörbővítés továbbfejlesztett változata, ahol nem újabb feladatokkal traktálja a dolgozót, hanem a meglévő munka minőségét igyekszik magasabb szintre emelni. Amennyiben ugyanis azt érzi, hogy munkájának jelentősége van, megbecsülik, s hosszú távon is számítanak eredményeire, komoly motivációs erők szabadulnak fel, minek következtében javul a morál, a hatékonyság, és csökken a hiányzás, illetve a fluktuáció. Ehhez elsősorban a feladat változatosságát, azonosíthatóságát, fontosságát kell a hangsúlyozni, az autonómiáról és a visszajelzés technikájáról nem is beszélve.

Csoportmunka - autonóm munkacsoportok
Az autonóm csoportok esetén nagyobb munkákat adnak komplett csoportoknak, hogy azokat saját belső igényeik alapján osszák fel egymás közt. A módszer először a "70-es években alakult ki a svéd Volvonál, majd továbbfejlődött tovább a kilencvenes években a Toyotánál, illetve a General Motors-nál. Lényege, hogy megpróbálja egyesíti magában a kézműves és a tömegtermelés előnyeit azzal, hogy sokoldalúan képzett munkaerejét munkacsoportba szervezi, s nagy rugalmasság, automatizált gépek segítségével kiváló minőségű terméket állít elő.

A csoportmunka célja:
1. a dolgozók motivációjának növelése, a szervezeti elköteleződés erősítése, a munkavállaló integrálása
2. innovatív feladatok megoldása a vevői igények figyelembevételével
3. költségek és az átfutási idő csökkentése
4. minőségjavítás
5. rugalmasabb munkafolyamatok létrehozása, gyorsítása

A csoportok jellemzője, hogy teljes mértékben önirányítók, beleértve a tervezést, döntéshozatalt és az ellenőrzést. Akár egy jól működő demokráciában a tagok maguk választják vezetőiket, osztják szét a munkafeladatokat, valamint az érte járó juttatásokat. A csoportmunkának köszönhetően mindenki igyekszik együttműködni a másikkal, illetve a többi szervezeti egységgel. Az alkalmazottak mindennapi munkája így érdekesebb lesz, önállóbbnak érezhetik magukat, mégis, közben a munkafolyamatok folyamatos kontroll alatt állnak. Fejlődik tőle a személyiségük (megtanulnak kiállni a véleményük mellett, könnyebben kezelik a konfliktusokat), és bővül szakmai tudásuk is, a szerteágazó feladatok, illetve a hozzá szükséges képzés miatt pedig kvalifikáltabb munkaerővé válnak.

Egy ilyen autonóm csoport létrehozása nem egyszerű feladat, tekintve, hogy az eddig csoport élén álló vezető befolyása hirtelen megszűnik: innentől kezdve ő függ a csoporttól, s nem a csoport tőle. A konfliktushelyzetet növeli, hogy fölfelé a hierarchiába illeszkedik (méghozzá alulról), lefelé viszont nincsen akkora befolyása, csupán moderátori szerepet tölt be. Természetesen létezik még egy ennél is rosszabb helyzet számára, amennyiben az autonóm csoport létrejöttével megszüntetik állását. Az érdekképviseletek (pl. üzemi tanács, szakszervezet) szintén rosszabbul járnak a módszerrel, hiszen a csoport házon belül elintézi ügyes-bajos dolgait, kifelé pedig egy szóvivővel tudatja határozott véleményét, amit a szakszervezetek már sokkal nehezebben kerülhetnek meg.

Munkaidőrendszerek
A piaci változások jelentős mértékben átalakíthatják az egyes munkafolyamatokat, így a munkakörtervezésre hárul a feladat, hogy reagáljon a munkakörök átszabásával, illetve alternatív munkaidőrendszerek megalkotásával.

Ezek közé tartozik:
- a rövidített munkahét: ötnaposnál rövidebb, de ugyanúgy 40 órás munkahét. Az órák eltolásával jön létre, azaz pl. egy négynapos munkahét 4 x 10 órából áll.
- a rugalmas munkaidő: itt megszabnak egy törzsidőt (általában a munkaidő legforgalmasabb része, pl. 10-től 14-ig), amelyet kötelező a munkahelyen eltölteni. Ezen az idősávon kívül azonban mindenki úgy osztja be az idejét, ahogy szeretné, természetesen a szerződésben vállalt heti munkaidő (ált. 40 óra) betartásával. Kisgyermekes szülőknél felettébb népszerű.
- a távmunka: alternatív munkahelyen (otthon, internet cafe, mobil internettel bárhol stb.) történő munkavégzés, melynek eredményét a távmunkás elektronikus úton (telefon, fax, e-mail) továbbítja a munkáltatónak. A legrugalmasabb munkaidőrendszer.
- a munkakörmegosztás: ennél a módszernél több dolgozó lát el egy munkakört, ennek megfelelően megosztoznak mind a feladatokon, mind a béreken, illetve a fizetett szabadságon is. Leginkább a fizikai munkásoknál terjedt el, bár mostanában a nők munkába állítását is ezzel szeretnék elősegíteni.