Az év Cafeteria-rendszereit sem kíméli az adópolitika

A Cafeteria Panoráma 2015 elnevezésű konferencián „Az év Cafeteria-rendszere” pályázat lezárásaként közel ötven cég béren kívüli juttatásainak idei rendszerét rangsorolták a munkavállalói és munkáltatói érdekek összeegyeztetése, a költséghatékonyság, az optimális adminisztráció és a törvényi megfelelőség szempontjai mentén.

Ismerje meg „Az év Cafeteria-rendszereit”

A mérés- és irányításautomatizálással foglalkozó National Instruments (NI) vállalatcsoport debreceni leányvállalata első helyezést ért el a rangos szakmai megmérettetésen. A felkínált juttatások palettáját úgy teszik változatosabbá, hogy kerekasztal-beszélgetések, vezetői kérdőívek és a nyitott ajtók elve alapján működő HR-részleg révén is nyomon követik a munkavállalók visszajelzéseit és elégedettségét – tudtuk meg Szatmári Gabriellától, a vállalat helyettes HR-vezetőjétől. A HR-osztály ügyfélszolgálata minden munkanap elérhető. Emellett a vezetők rendszeres, formális alkalmak során, valamint informálisan is folyamatosan találkoznak, beszélgetnek a munkatársakkal.

Ha pedig egy folyamat reális ráfordítással a dolgozók szükségleteihez alakítható – így volt ez az Erzsébet-utalványok kiosztási dátumának átütemezésénél – akkor azt meg is teszik. – Ezeket az utalványokat a hónap első munkanapjaiban osztjuk ki, megkönnyítve a családok hónap eleji pénzügyi gazdálkodását – tette hozzá Szatmári Gabriella. Eközben olyan folyamatokat alakítanak ki, amelyek munkáltatói oldalon optimális adminisztrációt eredményeznek. A nyilatkoztatási kötelezettségeket is igyekeznek minél nagyobb arányban elektronikus formában kezelni.

Az NI Hungary átveszi a díjatSajnos az NI Hungary Kft. bizalmas információként kezeli, hogy az „Az év Cafeteria rendszere” milyen összegű elemekből állt össze idén és pontosan hogyan fog kinézni jövőre. Azt azonban szívesen megosztották olvasóinkkal, hogy a cégnél a cafeteria-rendszer bruttó alapon működik, és több alacsony adókulcsú, vagy akár adómentes juttatási elemet (pl. bölcsődei juttatást) tartalmaz a legoptimálisabb nettó érték elérése érdekében. Utóbbi adminisztrációjának, számlázási formájának kidolgozásában úttörő szerepet játszott az NI Hungary Kft. Legalább ilyen fontos azonban a szolgáltatókat egyenrangú partnerként kezelő kapcsolattartás. Többek között ennek a jó viszonynak köszönhető, hogy a kötelező azonosításra több egészség- és magánnyugdíjpénztár kihelyezett lehetőséget ajánlott fel az NI-nál dolgozó tagjainak. A nyertes jövőre tervezi bevezetni a lakáshitel-törlesztés támogatását.

A Groupama és a díjAz év második legjobb cafeteria-rendszere a Groupama Garancia Biztosítóé. A rendszer 2012-es bevezetésekor olyan juttatási elemeket válogattak be, amelyek sok helyen felhasználhatóak; egyszerűen kezelhetőek (elektronikus utalványok); kedvező adózásúak (adómentes vagy a legalacsonyabb adókulcsba tartoznak); kevés adminisztrációval járnak (kevés a papírmunka, egyszerűen szabályozható); munkavállalók ismerik azokat. - Emellett fontos szempont volt, hogy pénzügyileg könnyen tervezhető legyen a rendszer. Mivel bruttó keretekkel dolgozunk, a munkáltatói összköltség egyszerűen számolható - tudtuk meg Torjai Csabától, a humán erőforrás menedzsment főosztály főosztályvezetőjétől.

A Groupama idei rendszerében megtalálható az önkéntes egészségpénztári hozzájárulás, SZÉP-kártya (vendéglátás, szabadidő, szálláshely alszámla), Erzsébet-utalvány, kultúrautalvány, sportutalvány, helyi közlekedési bérlet költségtérítés, iskolakezdési támogatás, biztosítás is. A biztosítónál minden juttatást a kedvező adózási mértékig lehet igénybe venni, illetve az egyéni cafeteria-keret mértékéig. Három különböző keretösszeggel rendelkező munkaköri csoportot alakítottak ki: 276 ezer forintos, 324 ezer forintos és 456 ezer forintos csoportot.

Az étlap jövőre új elemmel, a lakáshitel törlesztési támogatással bővül. A dolgozók több mint 30 százaléka jelezte ezen elem iránti igényét az évközi kérdőíves felmérésük szerint. Bölcsődei juttatást azonban nem adnak a csekély mértékű érdeklődés miatt. - Ha azonban jelentősen megnőne az igény, akkor természetesen újra megvizsgálnánk a lehetőséget – tette hozzá a humán erőforrás főosztályvezető. A biztosítónak vannak egyéb tervei is, de azok várhatóan 2016-tól valósulhatnak meg. - Az új szabályozás egy kis adónövekedést jelenthet a társaság számára, de úgy döntöttek, hogy ezt a munkáltató átvállalja, a juttatások nettó értéke nem fog csökkeni. Bár ez nagyban függ a munkavállalók választásától – mondta Torjai Csaba.

A Groupama Biztosítónál is közvetlen a kapcsolat a munkavállalók és a HR között, így nem kérdés, hogy miként értesülnek az igényekről: maguk az érintettek közlik a HR-rel. Kialakítottak egy „technikai” e-mailcímet is, amin keresztül a munkatársak mindenféle kérdéssel, kéréssel fordulhatnak hozzájuk. Egy éves kérdőíves felmérés alapján pedig a cég javasol elemeket, amiről szavazhatnak, másrészt a dolgozók is jelezhetik új elem iránti igényüket. A juttatások tekintetében mindig egyeztetnek a szakszervezettel és az üzemi tanáccsal, ebből a forrásból is kapnak információkat. - Egy új elem bevezetése előtt mindig megvizsgáljuk a vele együtt járó adminisztráció mértékét, felmérjük, hányan választanák, továbbá milyen a dolgozói hangulat a juttatással kapcsolatban – sorolta a kiválasztási szempontokat a főosztályvezető.

A Schenker is díjazottA harmadik legjobb cafeteria-rendszer a Schenker Nemzetközi Szállítmányozási és Logisztikai Kft-nél működik. Miként Komáromi Ágnes HR-vezető elmondta, a keretösszeg egy százalékos és egy fix összegből áll, és ezt bruttósították a 30,91 százalékos adó- és járulékkulccsal. Juttatásaik között találhatóak adómentes elemek (kultúra utalvány, egészség- és kockázati biztosítás, sportesemények látogatására szolgáló utalvány), kedvező adózású elemek (önkéntes egészség- és nyugdíjpénztár, iskolakezdési utalvány, étkezési Erzsébet utalvány, SZÉP-kártya mindhárom alszámlája, éves, illetve negyedéves BKV-bérlet). Az 51,17 százalékos adózású lehetőségek közül is beemelték a választható elemek közé például a Sodexo ajándékutalványt vagy a Hungary Cardot. Ezen felül a munkavállalók választhatnak a kedvezményes adózás felett is azokból az elemekből, melyekre igazán szükségük van (pl. étkezési utalvány, egészségpénztári befizetés). Ennél a cégnél is bármikor fel lehet keresni a HR-osztályt kérdésekkel, kérésekkel, és a munkavállalók élnek is ezzel a lehetőséggel. A keretszabályok viszonylag állandóak, de nyitottak az új elemek irányában, az ésszerűség határain belül és a jogszabályi keretek között. Egyedi kívánságoknak nem szoktak teret adni, de a szélesebb réteget érintő munkavállalói igényeket szívesen kielégítik. Ilyen volt például 2013-ban a Hungary Card.

Jövőre a cafeteria-keret bruttó összege nem változik, ám a juttatások nettó értéke csökkeni fog a jogszabályi változások következtében. - Munkavállalónként eltér azonban a változás mértéke, hiszen az függ az általa választott elemek adóvonzatától is – húzta alá Komáromi Ágnes. A lakáshitel törlesztés támogatást ennél a cégnél is tervezik bevezetni 2015-ben. - Ez egy hosszadalmas előkészítést igénylő folyamat, hiszen rengeteg feltételnek kell megfelelnie egyrészt a munkavállaló hitelének, hogy a munkavállaló igénybe tudja venni ezt a juttatást, másrészt a munkáltató számára is komoly kihívás ennek megszervezése, koordinálása.

Tájékoztatják a dolgozókat a változásokról

Az NI Hungary a változásokat több fórumon – vállalati hírlevél, tájékoztató előadások decemberben és januárban – kommunikálja a dolgozók felé és kérés esetén a HR-esek személyes segítséget nyújtanak a választáshoz.

NI Hungary

A Groupama Biztosítónál mindig január első heteiben kommunikálják a változásokat: e-mail formájában minden munkavállaló felé, továbbá egy belső portálon is megjelennek a hírek, valamint az új szabályozás kihirdetésre kerül.

Az első helyezetthez hasonlóan a Schenker is több fórumon – email, intranetes HR oldal, előadás – tájékoztatja munkavállalóit. Például a lakáshitel kapcsán küldtek egy kérdéssort a munkavállalóknak, melyet a számukra hitelt nyújtó pénzintézettel kell megválaszoltatniuk. Mivel az éves bérlet iránti igényt még ez év végén jelezniük kell a munkavállalóknak, az ezzel kapcsolatos döntést nagymértékben befolyásoló fontosabb jogszabályi változásokról is előzetesen tájékoztatták őket. Továbbá konkrét példákon keresztül vezették le az e-mailben elküldött tájékoztatóban, hogy a 200.000-es, illetve a 450.000 Ft-os keretet hogyan tudják felhasználni. Az intranetes oldalukon nem csak a szabályzat és annak a tárgyévi konkrétumokat tartalmazó függeléke található meg, hanem az „étlap”, valamint a tárgyévi változásokról és legfontosabb tudnivalókról szóló prezentáció, illetve minden egyes juttatási elemről egy részletes tájékoztató is.

Jócskán megnehezítik a HR-osztály munkáját az új adózási jogszabályok

Többet kell (okosan) kommunikálniuk, tájékoztatniuk, számolniuk, adminisztrálniuk a HR-eseknek az új regulák jóvoltából. Ez így van az NI-nál is, át kell programoztatniuk a nyilatkozási rendszerüket, ami főként év elején jár több munkával. Emellett a kommunikációra is nagyobb hangsúlyt kell fektetniük, miként a többi cégnek is. A nyertes célja, hogy legkésőbb január közepén nyilatkoztathassák munkavállalóikat. - A korábbi nyilatkozás az adóváltozások megfelelő kezelésére szánt idő miatt nem lehetséges, de ez a nehézség - megfelelő kommunikáció mellett - nem csökkenti a juttatásokkal való elégedettséget - nyilatkozta portálunknak a helyettes HR-vezető egy felmérésre hivatkozva.

Komáromi Ágnes a Schenkertől

A Schenker HR-vezetője szerint a legnagyobb falat a munkavállalókat hátrányosan érintő 200.000 forintos kerethatár kommunikációja. Hiszen ebbe nem fér bele már az éves BKV-bérlet, illetve a havi 8.000 Ft-os Erzsébet utalvány sem együttesen. Ahogy azt is meg kell értetni a munkavállalókkal, hogy kedvezményes adózással nem fogják tudni igénybe venni a nyugdíjcélú megtakarításokat, amennyiben bérletet és étkezési utalványt választanak. Nem fognak tudni gyógyszert sem vásárolni, hisz az egészségpénztári juttatást sem fogják tudni kedvezményes adózással választani, illetve, amennyiben az egészségpénztári juttatást választják kedvező adózással, bérletet nem kérhetnek csak 51,17 százalékos adó- és járulékkulccsal.

A Schenker szolgáltatója január folyamán fog elkészülni az új szabályoknak megfelelő cafeteria-szoftver fejlesztésével.

A biztosítónál a cafeteria modul a munkaügyi- és bérszámfejtő rendszer része, azzal integráltan működik. A szoftvert külsős cég fejleszti, az ő feladatuk a változások leprogramozása. Mi abban tudjuk őket segíteni, hogy időben és megfelelően specifikálva adjuk le az igényt, így a kívánt időre rendelkezésünkre áll a program – mondta a Groupama Biztosító humán erőforrás főosztályvezetője.

Mindhárom cég a hektikus jogalkotást látja a legnagyobb problémának

A Schenker HR-vezetője 200-, illetve 450.000 forintos keret átlépésekor keletkező adózási kötelezettséget és az általa keletkező adminisztratív terhet emelte ki a felmerülő munkáltatói problémák közül. - Eddig évente egyszer, tárgyévet követő tavasszal kellett ennek az adókötelezettségnek eleget tenni. Most folyamatosan figyelni kell a két keret átlépését, és tárgyhónapot követően eleget tenni az adókötelezettségnek – sorolta a nehézségeket a Schenker HR vezetője. Komáromi Ágnes a jogszabályi környezet folyamatos változásából, bonyolultságából és kedvezőtlenségéből arra következtet, hogy a jogszabályalkotók soha nem ültek vállalati oldalon, és a gyakorlati életről sincs igazán ismeretük.

Torjai Csaba a Groupamától- A folyamatosan változó adószabályok azt eredményezik, hogy nem tervezhető, milyen távon érdemes gondolkodnunk egy-egy elem bevezetésekor. Emellett, mivel ezek az adószabályok év végén derülnek ki, az újranyilatkozáskor minden évben nehézséget okoz, hogy időben kész legyünk az új szabályoknak megfelelő rendszerrel és azt a lehető leghamarabb kommunikáljuk munkavállalóink felé – mondta az NI helyettes HR-vezetője.

A Groupama Biztosítónak nem okoz akkora problémát az idei jogszabályváltozás. - Úgy tűnik, a jövő évi változásokat most viszonylag könnyen tudjuk kezelni - Torjai Csaba. Ugyanakkor a másik két céghez hasonlóan nekik is többletmunkát okoznak az év végén napvilágra kerülő adószabályok. - Elég szűk periódus áll rendelkezésünkre a jogszabály-változások rendszerben történő átvezetéséhez, amely feszített munkát igényel – mondta a főosztályvezető.