Így tudják segíteni a vezetést a bérszámfejtők

Bérszámfejtési szolgáltatásokat nyújtó cég vezetőjeként gyakran rácsodálkozok arra, mennyire eltérően értelmezik az egyes cégeknél a bérszámfejtés szerepét, és azt a lehetséges támogatást, amit az egyszemélyes bérszámfejtő vagy a bérszámfejtő csapat nyújtani képes. Ennek oka gyakran a múlt tapasztalataiban gyökeredzik. Ha egy vezető hozzászokott ahhoz, hogy mi az, amit elvárhat a bérszámfejtőjétől, akkor gyakran csak valamilyen külső hatásra (pl. másik cégvezetőtől hallott gyakorlatokra) ébred rá arra, hogy a kapott támogatás mértéke jelentősen elmarad attól, amit kaphatna, ha más belső vagy külső bérszámfejtővel dolgozna.

A következőkben a gyakorlati életben általam megtapasztalt azon "szolgáltatásokat" mutatom be, amelyekkel a bérszámfejtők (legyen szó belső vagy kiszervezett bérszámfejtésről) támogatni tudják a cégvezetést az általuk irányított társaság zökkenőmentes működtetésében:

"Alapszolgáltatás": Ebbe a körbe sorolom azokat a tevékenységeket, amelyeket minden cégvezető a bérszámfejtés hatáskörébe sorol. Ezek a tevékenységek gyakorlatilag a bérszámfejtők munkájának a rutinokra épülő gerincét képezik. Ide sorolható a bérek havi számfejtése, a TB-elszámolások kezelése, a cafeteria elemek elszámolása, a ki- és beléptetések adminisztrálása, a különböző kötelező bevallások elkészítése, a könyvelés előkészítése és a munkavállalók kérdéseinek megválaszolása. Ezekkel a tevékenységekkel a vezetők általában nem kívánnak foglalkozni, és jól működő bérszámfejtés esetén nem is kell ezekre vezetői időt fordítani, a vezetőkkel való egyeztetésre csak egyedi, kivételes esetekben van szükség.

Bérköltség tervezés: A cégvezetők és gazdasági vezetők minden évben a következő év tervezése során szembesülnek azokkal a kérdésekkel, hogy a következő év szabályozása alapján vajon mekkora költséggel tudják foglalkoztatni a munkavállalóikat, milyen cafeteria elemekkel érdemes számolniuk, milyen mértékű béremelés fér bele az általuk meghatározott keretbe. Megfelelő működés esetén ezt a bérköltség tervezési folyamatot a bérszámfejtés számszerűsített kalkulációkkal teljeskörűen tudja támogatni, és a cégvezető / gazdasági vezető partnereként tud részt venni a döntéselőkészítő munkában.

Vezetői riportok szolgáltatása: A bérszámfejtési területen rengeteg olyan információ összpontosul, amelyik vezetői döntések alapjául szolgálhat. A bérszámfejtőknek rálátásuk van a munkavállalók foglalkoztatásának teljes költségére, és azáltal, hogy az összes alapadatot (pl. fizetések, túlórák, szabadságok, műszakok, jutalmak) ők dolgozzák fel, gyakran arra is, hogy az aktuális költség miért úgy alakult, ahogy alakult. Jól működő bérszámfejtés esetében a vezetők ezekről az információkról strukturált és rendszeres (pl. havi, negyedéves, éves) jelentéseket kapnak a bérszámfejtőktől, és igény esetén a bérszámfejtők bevonhatóak az adatok közös értelmezésébe is, ami segíti a megalapozott vezetői döntéshozatalt.

Személyügyi adatbázis kezelése: Kis- és közepes méretű cégeknél általában nincs külön, a bérszámfejtő programtól elkülönülő elektronikus személyügyi adatbázis, amelyben a munkavállalók egyedi adatai kerülnek nyilvántartásra. Kellően jól megszervezett bérszámfejtési együttműködés esetén a bérszámfejtő programban kialakított személyügyi adatbázis számos alapvető HR funkciót támogathat. Gyakori megoldás például, hogy ebben az adatbázisban tartják számon a próbaidők lejáratának az időpontját vagy a kötelező munkaegészségügyi ellenőrzések időpontját, amely információkat a havi vezetői jelentések részeként tudják a bérszámfejtők nyújtani, és ezáltal megadni a "kezdőlökést" az érintett belső folyamatoknak.

Változó jogszabályok értelmezése: A vállalkozások életét és a munkavállalók foglalkoztatását meghatározó jogszabályi környezet folyamatos változásban van, és az ezekkel kapcsolatos hírek és rémhírek folyamatosan bombázzák a cégvezetőket. Jól működő bérszámfejtés esetében a bérszámfejtő munkatársak folyamatosan követik a változásokat, a jogszabály-értelmezésekre vonatkozó NAV állásfoglalásokat, és kérdés esetén képesek a vezetők nyelvére lefordított módon, akár számszerűsítve is, összefoglalni a változások hatását a cég életére és a gazdálkodás eredményességére.

Munkaügyi kérdések megválaszolása: Munkájukból fakadóan a bérszámfejtők a munkajog egyes határterületeit is ismerik, ismerhetik, különös tekintettel az egyes munkajogi esetek elszámolási és gazdasági hatásaira (pl. végkielégítések mértéke a munkaviszony megszüntetése esetében, GYES-ről visszatérő szülő kezelése, megváltozott munkaképességűek alkalmazása). Abban az esetben, ha jó a bérszámfejtő csapat, akkor a bérszámfejtés az egyedi esetekre készített számszerűsített kalkulációkkal tudja támogatni a vezetői döntéshozatalt.

A fentiekben kísérletet tettem arra, hogy összefoglaljam azokat a "szolgáltatásokat", amelyekkel véleményem szerint a bérszámfejtés a cégvezetők munkáját tudja támogatni. A felsorolásom nem biztos, hogy teljeskörű, ugyanakkor bízom benne, hogy jó ellenőrzőlistaként használható minden vezető számára. Ha a vezető a meglévő bérszámfejtőjétől megkapja ezt a támogatást, elégedetten hátradőlhet, ám ha ez nem áll fenn, akkor érdemes elgondolkodni a változtatáson.

Bai Katalin ügyvezető
Béradmin Kft.