Kontrolling, ami megfogja a pénzt

A humán kontrolling alkalmazásával a humán területek, szolgáltatások tervezhetőek, mérhetők és nyomon követhetők, arról nem is beszélve, hogy gyors és pontos információkat szolgáltatnak a szervezetről a menedzsment részére, ezzel támogatva a vezetői döntéseket - magyarázta a HR Portalnak Újhelyi Regina, a Nokia Magyarország Kft. HR kontrollere. A Nokiánál például stratégiai humán kontrolling működik, mely az összes személyügyi tevékenységről és szolgáltatásról információt biztosít a vezetőség részére. A kontrolling azonban nem telepszik rá a vállalatra, csupán elemzésekkel, alternatívákkal próbál segítséget nyújtani a stratégiai döntésekhez. Ha például alacsony teljesítménye alapján el kéne bocsátani egy dolgozót, de a kontrolling szerint kevés erre (és a pótlására, az újonc betanítására) a forrás, nem marasztalják kényszerűségből, hanem a teljesítmény-értékelés szabályai és a vállalat értékei alapján hozzák meg a döntést.

Szemléletváltást nem, csak plusz lehetőségeket hozott

Szerencsére a Nokiánál ez a fajta hozzáállás nem újkeletű dolog, az üzleti kontrolling a kezdetek óta jelen van a vállalatnál, így a humán kontrolling bevezetése sem jelentett szemléletváltást a vállalat munkatársai és vezetői számára. Ráadásul a rendszer bevezetésével a vezetők nemcsak ellenőrzési rendszert, de humán erőforrás menedzsmenttel kapcsolatos szolgáltatásokat is kaptak - részletezte Újhelyi Regina.

Mindezek együtt szolgálják a stratégiai célok megvalósulását, amelyet a Balance Scorecard segítségével követnek nyomon. A BSC eredményeit és az ezzel kapcsolatos elemzéseket a vállalat menedzsmentje havi jelentésben kapja meg. Az operatív jellegű, szervezeti egységre lebontott elemzések és az ezzel kapcsolatos információk viszont már csak a középvezetőket illetik, hiszen igazán számukra fontos, hogy a rájuk bízott terület viszonyszámaiban konkrétan milyen változások álltak be. Természetesen itt nemcsak a könnyedén forintosítható tételekre kell gondolni, az olyan megfoghatatlan fogalmak mérése is elengedhetetlen, mint a vezetői kompetencia vagy a szervezeti kultúra. "Ez utóbbiak feltárására főként kérdőíveket alkalmazunk, alapos előkészítéssel ugyanis azok később könnyedén számszerűsíthetők." - mutatott rá a Nokia HR kontrollere.

Egy jól működő HR kontrolling rendszer felállításával azonban nem ér véget a munka, hiszen - akárcsak minden rendszert, ezt is - folyamatosan fejleszteni kell a szervezeti igényeknek megfelelően, hogy belső vevőink számára magas színvonalú, értékteremtő szolgáltatásokat tudjunk nyújtani - emlékeztetett Újhelyi Regina.

Ipari méretek a Magyar Postánál

A Magyar Postát is hasonlóan nemes célok vezérlik a kontrolling rendszer fejlesztése során, ami nem egyszerű feladat, tekintve, hogy Magyarország legnagyobb foglalkoztatójaként 35 ezer alkalmazottra vonatkozó információs rendszert kell működtetnie. A jelenlegi kontrolling rendszer finomhangolása folyamatos, tekintettel a postai szervezet széttagoltságára, illetve a folyamatok összetettségére. "Minden egyes folyamatnál látni szeretnénk, hogy a foglalkoztatás (felvétele, betanítása, képzése stb.) milyen költségvonzattal jár, ehhez pedig elengedhetetlen a teljes körű költség monitoringozás." - magyarázta Pécsi Tünde, a vállalat humán erőforrás tervezési és gazdálkodási osztályvezetője.

A Magyar Posta Zrt. gazdálkodási elvárásainak specialitása abból is adódik, hogy bértömeg-szabályozás alapján működik. Azaz nemcsak az elvárt üzleti eredmény, de az ahhoz kapcsolódó személyi jellegű ráfordítások is meghatározásra kerülnek a tulajdonos által. Jelenleg éppen az ösztönzési rendszer kontrollingjának pontosítása folyik, hogy egyénileg is mérni tudják azon intézkedések hatásfokát, amelyek fokozzák az alkalmazottak igyekezetét.

Dupla csavar

A minél tökéletesebb forrásfelhasználás érdekében egy "kétszintű" kontrolling rendszert alakított ki a Magyar Posta Zrt., hogy ne csupán a szervezet általános költségalakulását, hanem magát a HR tevékenységet is külön nyomon lehessen követni. "Mivel az üzemeltetési költségek 60 százaléka humán költség, az üzleti eredmény szempontjából kiemelt fontosságú, hogy ez a költségtömeg hogyan kerül felhasználásra" - magyarázta Pécsi Tünde.

A rendszer kialakítása során tekintettel kellett lennie a Magyar Postának arra, hogy egyrészt a folyamatos működéshez és az esetleges döntés-előkészítő anyagokhoz szükséges adatok, másrészt a tulajdonos, a menedzsment, az érintett felelősségi/tervezési/szervezeti egység vezetők, az érdekképviseletek és az érdekvédelmi szervezetek által, illetve az adatszolgáltatási kötelezettségek alapján kért információk is rendelkezésre álljanak. Éppen emiatt igyekeznek standardizálni minden szervezeti szinten a havi jelentéseket, miközben természetesen igény esetén speciális adatok szolgáltatására is lehetőség nyílik. A 2008. évi cél, hogy egy egységes rendszerben érjen össze a HR, a kontrolling, az ösztönzésmenedzsment, illetve az értékesítési eredmények - vetítette előre a jövőt az osztályvezető.

Paraszt Imre, HR Portal