kapubanner for mobile
Szerző: Polgár Zita
Megjelent: 16 éve

Meg kell tervezni a kiszervezést

Az outsourcing stratégiai fontossága megkívánja az alaposságot és a megfontolt döntéseket. Az outsourcingra készülő szervezeteknek hasznos költséganalízist, munkaerőtervet, és egy komplex üzleti tervvázlatot készíteniük, hiszen jelentős források szabadulhatnak fel, amelyek lekötésére fel kell készülnie a vezetésnek és az alkalmazottaknak.

images

images

Minden vállalat meg tudja nevezni a működéshez, a termelékenységhez, a nyereségességhez és a sikerességhez szükséges tevékenységeket, és ismeri azok fontossági sorrendjét. Nyilvánvaló, hogy a főtevékenységet és az ahhoz szorosan kapcsolódó funkciókat semmi esetre sem lenne célszerű harmadik félnek (szolgáltatónak) átadni, mivel azok jelentik a vállalat sikerének kulcsát. A legtöbb szervezet ellenben olyan melléktevékenységeket is végez, amelyek jelentős energiákat vesznek el mind a menedzsmenttől, mind a beosztottaktól ugyanakkor nem feltétlenül képezik alapját az eredményes működésnek.


Döntés előtt



Miután a cég vezetői stratégiai és operatív szinten is feltérképezték ezen tevékenységek körét és hasznosságát, meg kell nevezniük mindazon szempontokat, amelyek kapcsán a kiszervezés - mint megoldás - szóba jöhet és megfelelő módszert jelenthet a vállalkozás számára. Az érvek között nagy valószínűséggel szerepelni fog a költséghatékonyság, a szükséges munkaerő csökkenése, a termelékenység fokozása, a főtevékenység és a járulékos tevékenységek növekvő szerepe, valamint számos további cégspecifikus szempont.
Az outsourcingra készülő szervezeteknek kiváltképp hasznos költséganalízist, munkaerőtervet, és egy komplex üzleti tervvázlatot készíteniük arra az esetre, ha a kiszervezés megvalósul, hiszen jelentős források szabadulhatnak fel, amelyek lekötésére fel kell készülnie a vezetőségnek és az alkalmazottaknak is. Ráadásul a leendő szolgáltató is minden valószínűség szerint érdeklődni fog a kiszervezést támogató érvek felől, és annak céljairól. A kiszervezésről szóló egyeztetések megkezdésekor érdemes egy kijelölt személyt megadni, aki az outsourcing stratégiai menedzsereként tartja a kapcsolatot a szolgáltatóval, begyűjti a szükséges információkat és megválaszolja a felmerülő kérdéseket. Mivel a professzionális szolgáltatók általában jól strukturált kérdéssorral és felkészült kollegákkal állnak a megbízó rendelkezésére, a kijelölt munkatárs feladata az outsourcing nyomonkövetése, ellenőrzése és az esetleges szervezeti akadályok elhárítása lesz.


Hogyan válasszunk szolgáltatót?



A kiszervezés valószínűleg hosszú távra szóló együttműködést és partnerséget jelent majd a felek között, így a minden tekintetben megfelelő szolgáltató kiválasztása stratégiai fontosságú feladat. Érdemes több outsourcing-ot kínáló cégtől is ajánlatot kérni, és személyesen találkozni a képviselőikkel, hogy feltehessük kérdéseinket és meggyőződhessünk, hogy a számunkra ideális céggel kötjük meg a szerződést. A megállapodást követően még mindig a megbízóé a szerep, ugyanis ajánlatos a vállalkozást, annak tevékenységét és eredményeit, valamint a kiszervezésre váró tevékenységet teljes egészében az outsourcing-ot végző cég
számára bemutatni.


Kiszervezetten



Miután átadtuk a szükséges információkat, felmértük a lehetséges előnyöket (és hátrányokat is!), kijelöltük a felelős kollegá(ka)t, megegyeztünk az árban, megkezdődhet a kiszervezés.

A tevékenységi kör tisztázásával világossá válik a szolgáltató számára, hogy milyen mértékű projektről van szó, ennek megfelelően kell biztosítania a megfelelő számú és képzettségű (tapasztalattal) rendelkező munkatársakat. Nagy valószínűséggel a szolgáltató is kijelöl majd egy, a kiszervezés teljeskörű menedzseléséért felelős projektvezetőt, aki kapocsként funkcionál a projektbe bevont kollegák és a megbízó között. Mint minden stratégiai fontosságú üzleti tevékenységnél, az outsourcing esetében is érvényesül a 80 százalék tervezés és 20 százalék kivitelezés szabálya. Attól függően, hogy mely tevékenységek kiszervezéséről van szó, az információkon kívül szükség lehet munkaerőre (HR outsourcing), informatikai eszközökre (IT outsourcing), speciális programokra (bérszámfejtés, könyvelés) külön irodahelyiségre (call center, könyvelés), know-howra. Fontos tudni, hogy melyikre milyen arányban van szükség, melyek a kiszervezésre váró tevékenységhez szükséges erőforrások. Ezt követően megkezdődhet a "mozgósítás", azaz a tökéletes kivitelezéshez szükséges tényezők összegyűjtése, a megfelelő emberek kiválasztása és az outsourcing-gal kapcsolatos munkaterv illetve folyamatábra és a költséganalízis.

Az adott projektbe bevont kollegáknak minden információt meg kell kapniuk a rájuk vonatkozó feladat(ok) elvégzéséhez, továbbá érdemes rendszeres megbeszéléseket tartani az outsourcing menetéről, megvitatni az esetleges problémákat, kidolgozni lehetséges megoldási módszereket. Különösen ügyelni kell ilyenkor is a megbízóval való folyamatos kapcsolattartásra és egyeztetésre, a siker kulcsa ugyanis a legtöbb esetben az igények pontos megértésén és a jól informáltságon alapszik.

Polgár Zita
Doit HR Szolgáltató és Tanácsadó Kft.
www.doit.co.hu
  • 2024.05.24Kiváló vezető képzés Tanteremben, 6 képzési napon, 4 szakmai vezetőtől tanulhat kis létszámú csoportban alap vezetői kompetenciákat, hogy HR vezetőként is versenyképes legyen! Most 15% kedvezmény!info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.06.10Szakemberből vezető A szerepváltás nézőpontváltással is jár, nem csak névjegykártyád változott meg. Ha szakemberből lettél vezető érdemes feltenned a kérdéseket: Mi a feladatom? Miért vagyok felelős? Mi változott? Ez a képzés abban segít, hogy tisztábban tudd megfogalmazni és megérteni a saját vezetői szerepedet, az ezzel kapcsolatos változásokat és elvárásokat.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.06.13Tudatos delegálás - vezetői tréning Programunk két fontos vezetői készség fejlesztésére irányul. Az egyik a tudatos delegálás, mint elengedhetetlen vezetői időfelszabadító, munkatárs-fejlesztő készség, a másik az ehhez szükséges asszertív kommunikáció, amely ezt a folyamatot segíti.info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Rekordév után osztalékot fizethet a Pensum Group, 2024-ben további növekedés jöhet

A kihívásokkal teli üzleti környezet ellenére közel harmadával, 5 milliárd forint közelébe tudta növelni árbevételét a Pensum Group 2023-ban. A... Teljes cikk

Az új valuta a home office, Magyarország vonzó BSC-célpont

Magyarország a régióban Lengyelország és Románia mellett továbbra is a legvonzóbb célpontja az üzleti szolgáltató központoknak (BSC). 2023 nehéz... Teljes cikk

Több az álláshirdetés februárban, közel 32 000 munkakör vár betöltésre

Januárról februárra 29 172-ről 31 665-re nőtt a magyar weben meghirdetett álláshirdetések száma. Ez közel 2500-zal több az előző hónapnál, egy... Teljes cikk