Ne untassuk a dolgozóinkat! - Az alkalmazottak majdnem fele aludt már el értekezleten

A LiveCareer önéletrajzíró oldal által végzett kutatása szerint a munkavállalók 39 százaléka elismeri, hogy elaludt már munkahelyi megbeszéléseken – számolt be róla az inc.com. A portál több munkahelyi felmérés alapján gyűjtött össze tippeket, hogy miként válhatnak hatékonyabbá a megbeszélések.

1. Az alkalmazottaink túl sok időt töltenek értekezleteken.

Az Atlassian kutatása szerint egy átlagos munkavállaló havonta 62 megbeszélésen vesz részt, és ezek közül 31-et időpocsékolásnak tart. A LiveCareer felmérésében a dolgozók nyolcvanegy százaléka számolt be arról, hogy hetente legalább négy órát töltött értekezleteken. Ez egy 40 órás munkahét 10 százaléka, vagyis minden héten egy fél munkanap. Ennek akkor van értelme, ha az értekezletek segítenek abban, hogy a dolgozók jobban végezzék a munkájukat. Ha nem ez történik, akkor rövidebb értekezleteket kell tartanunk. A válaszadók arról is beszámoltak, hogy a távmunka bevezetése óta átlagosan 13,5 százalékkal több időt kell eltölteniük értekezleteken.

Ezek a számok arra ösztönözhetik a vezetőket, hogy feltegyenenek néhány nehéz kérdést. Szükség van-e minden megbeszélésére? Mindenkinek, aki részt vesz rajtuk, feltétlenül ott kell lennie? Vannak olyan megbeszélések, amelyeket helyettesíthetne egy szimpla bejelentés vagy egy e-mail? Mennyi termelékenységet hozna, ha nem taratnánk meg a meetinget? 

2. Az értekezleteink túl hosszúak.

Kevés kivételtől eltekintve, mint például egy egésznapos workshop, a megbeszéléseknek soha nem szabadna egy óránál tovább tartaniuk. Arra a kérdésre, hogy mennyi időbe telik, amíg a résztvevők figyelme megszűnik egy megbeszélésen, 96 százalék azt mondta, hogy 50 perc után.  A válaszadók 52 százaléka szerint az emberek 30 perc vagy annál rövidebb idő után már nem figyelnek.

Ezeknek a válaszadóknak valószínűleg igazuk van. Az idegtudósok szerint az ember idegrendszerét nem arra tervezték, hogy hosszú időn keresztül egyetlen dologra összpontosítson. A figyelmünk hajlamos arra, hogy szétszóródjon mindenre, ami körülöttünk van.  Lehet, hogy a vezető a saját prezentációjára koncentrál, de észben kell tartanunk, hogy fél óra múlva a résztvevők többsége már nem fog figyelni. Ha megbeszélésekről van szó, a rövidebb jobb.

3. A megbeszélés résztvevői mással foglalkoznak

Amikor megbeszélést vezetünk, feltételezzük, hogy mindenki csak ránk figyel? Valószínűleg tévesen hisszük. A felmérésben megkérdezettek háromnegyede arról számolt be, hogy a megbeszélések alatt mással üti el az időt.  A legnépszerűbb tevékenységek közé tartozik az internetes hírek olvasása (39 százalék), a közösségi média (38 százalék) és egy könyv olvasása (38 százalék). Az értekezlet alatti egyéb népszerű időtöltések közé tartozik az online vásárlás, az SMS-ezés a barátokkal, a mobiljátékok, és - az utolsó előtti helyen - az értekezlethez nem kapcsolódó munkavégzés. 

Amikor értekezletet vezetünk, gondoljunk arra, hogyan tudjuk lekötni a résztvevők figyelmét. Igyekezzünk a formalitásokat a minimumra, az interakciót pedig a maximumra szorítani! Ha nincs szükség rá, hogy az alkalmazottak a megbeszélésen vegyenek részt, hagyjuk, hogy hasznosan töltsék az idejüket!

4. Nem biztos, hogy az adja a megbeszélés valódi értékét, amit mi hiszünk

Lehet, hogy úgy gondoljuk, hogy az értekezletek azért hasznosak, mert a résztvevők információkat osztanak meg egymással vagy csoportként hoznak döntéseket, ami igaz is, de a LiveCareer felmérése egy másik okot is feltárt, amiért az emberek értékelik az értekezleteket: segítenek megszilárdítani azokat a kapcsolatokat, amelyek összetartják a munkahelyi csapatot.

A felmérésben részt vevők 73 százaléka egyetértett azzal az állítással, hogy "a személyes megbeszélések erős kapcsolatokat alakítanak ki", és 71 százalékuk egyetértett azzal, hogy "A személyes megbeszélések remek lehetőséget nyújtanak arra, hogy találkozhassunk és beszélgessünk a munkatársakkal". Ami az online megbeszéléseket illeti, 70 százalékuk egyetértett azzal, hogy "Az online megbeszélések remek lehetőséget nyújtanak arra, hogy a távmunka alatt lássuk kollégáinkat és beszélgessünk velük".

INC.com

fotó: unsplash