Relokáció költséghatékonyan kompromisszumok nélkül

A költséghatékony áttelepítés érdekében érdemes egy egységes szabályzatot, egy ún. "relocation policy"-t kidolgozni. Ennek létrehozásakor természetesen nagyon fontos szempont az anyagi keret, ugyanakkor érdemes bevonni az expatot is a részletek kialakításába, személyre szabottan felmérni, hogy mire lehet szüksége. Így lehetőség van a munkáltató és a munkavállaló igényei és elvárásai közötti egyensúly kialakítására.

A policy akkor hatásos, ha több forrásból (a HR osztálytól és a relokációs cégtől is) többszörösen szóban és írásban is eljut az expathoz, azt az expat megérti, lehetőségeit és határait elfogadja.

Kulcsfontosságú, hogy még a kirendelés előtt tisztázzuk a külföldi munkavállalóval a kirendelés feltételeit és a szolgáltatások pontos listáját. Fontos meghatározni, hogy mekkora összeg áll rendelkezésre a lakhatásra és az expattal együttműködve érdemes kialakítani, hogy a vállalat milyen szolgáltatásokat finanszíroz a munkavállalónak, illetve melyek azok a szolgáltatások, melyekért viszont neki kell fizetnie. (pl: babysitter keresés, iskolalátogatás).

Érdemes a külföldi munkavállalókat pozíciójuk alapján különböző kategóriákba/osztályba sorolni, majd ezekhez a kategóriákhoz megfelelő szolgáltatási csomagot rendelni. A szolgáltatási csomagok és a lakhatási költségkeret kialakításánál fontos tényező az is, hogy az expat egyedülálló-e, vagy családos. Számukra lehetőség szerint eltérő költségkeretet kell biztosítani.
Ugyanakkor előnyös lehet, ha lehetőséget biztosítunk a külföldinek, hogy egy előre megállapított időmennyiséget arra használhasson fel, amire neki, személy szerint a legnagyobb szüksége van (pl: közüzemi fogyasztók átíratása, mobiltelefon vásárlás).

Kifizetődő lehet kialakítani egy változtatások/limitek keretet, melyből a HR-es munkatárs tudja, hogy milyen megoldásformák és költségkeret áll rendelkezésre a policyben nem taglalt kérdésekre.

Miután ez mind rögzítésre került, megkezdődhet az áttelepítés folyamata. Ebben segítséget nyújthat egy kifejezetten erre szakosodott, nagy tapasztalattal rendelkező relokációs cég. Már a lakáskeresésben rengeteg időt, energiát és pénzt segíthetnek megspórolni azzal, hogy az áhított ingatlan felkutatását magukra vállalják. Pontosan felmérik az ügyfél igényeit jövendő otthonával kapcsolatban, és ezért eleve kizárólag olyan lakásokat mutatnak az expatnak, melyek mind a pénzügyi keretbe beleférnek, mind pedig megfelelnek - de legalábbis nagyon közel állnak- az elképzelésekhez.

Természetesen segítséget nyújtanak a bérleti szerződés elkészítésében is, végig szem előtt tartva a megbízó cég és az expat érdekeit valamint, hogy a szerződés minden szempontból megfeleljen az idegenrendészeti elvárásoknak.

Egy sok éves tapasztalattal rendelkező relokációs cég naprakész az aktuális munkaügyi és bevándorlási szabályozásokkal, tisztában van a pontos ügymenettel éppen ezért időt és pénzt tud megtakarítani a megbízó számára. A továbbiakban pedig nyomon követi az engedélyek és bérleti szerződések lejárati határidejét, a HR osztályt időben figyelmezteti, ezzel lehetővé teszi a munkaügyi bírságok, esetleges kitoloncolás kiküszöbölését, amelyek nemcsak anyagi, de erkölcsi kárt is jelenthetnek a vállalat számára.

Milyen szempontok alapján válasszunk relokációs céget?

Fontos megvizsgálni, hogy az adott cég költséghatékony megoldásformákat alkalmaz-e a különböző folyamatok során (pl. fordítási, gyorspostai költségek optimalizálása, bérleti díjak kialkudása, bérleti szerződések körültekintő megírása, kauciók visszaérkezésének lekövetése, szolgáltatási csomagok ésszerű kialakítása, stb).

Lehetőleg törekedni kell arra, hogy a relokációs cégnél egy kapcsolattartó legyen, aki az adott expat áttelepítésének minden részletével tisztában van, ismeri a megrendelő cég elvárásait, ezáltal optimalizálni tudja a költségeket és össze tudja hangolni a folyamatokat. Így kevesebb az adminisztráció, gyorsabb az eljárás, valamint a kapcsolattartás is sokkal személyesebb, egyénre szabottabb.

Nem utolsó sorban pedig hasznos lehet rendszeresen elégedettségi felméréseket végezni egy rövid kérdőív segítségével, melyet az expatok töltenek ki áttelepítésük befejezését követően. Így a megbízó cég meggyőződhet arról, hogy valóban a legmegfelelőbb színvonalú szolgáltatást kapják-e a külföldi kollegáik is.

Balla Áron
EST Relocation