Teljes munkavállalói életciklus egy kézben

Talán nem véletlen, hogy egy korábban óragyártással foglalkozó cégből lett Európa harmadik legnagyobb munkaidő tervező és nyilvántartó szoftvercége. A francia Kelio 38 éves múltra tekint vissza, a 155 éves Bode Csoport részeként. Az évtizedek során az időmérő és időkövető hardverről a munkahelyi időmenedzsment szoftverekre, beléptető rendszerekre helyeződött át a hangsúly. Az elmúlt 10 évben pedig a cég a piaci igények változása, a munkavállalói jóllét fókuszba kerülése kapcsán az egész munkavállalói életciklushoz kapcsolódó összes HR folyamat szoftveres lefedésére vállalkozott. Az e-lock Systems Kft. a francia vállalat hivatalos magyar és Közép-európai partnere.

A legfrissebb fejlesztésekről, a HR folyamatok teljeskörű támogatásának eszközeiről, módszereiről, a piacra lépő új termékekről kérdeztük Olga Spivakot, a cég területi (Európa és Afrika) értékesítésért felelős munkatársát. 

Mik a legfontosabb tudnivalók a rendszerről? 

A megoldás minden, a munkavállalókat érintő folyamatot lefed a toborzástól kezdve, a belépés (onboarding), a jelenlét követésén, a képzés-fejlesztés, a skill- és karriermenedzsment lépésein át, egészen a munkatárs munkahelyi életciklusának befejeztéig. 

A rendszer nagy előnye, hogy integrálható egyéb, a cégek által használt megoldásokkal, így például bérszámfejtő vagy más HR szoftverekkel is. Fontos jellegzetessége és előnye, hogy beilleszthető a már működő infrastruktúrába. A HR számára például lényeges könnyebbség, hogy a rendszerben elég egyszer létrehozni egy munkavállaló profilját, amely aztán az összes a cégnél működő rendszerrel egy egyszerű adatátvitellel megosztható. Így hatékonyabban és egyszerűbben működtethetők a HR folyamatok, könnyebben elkerülhetők az ismétlődések, a manuális rögzítéseknél keletkező hibák.

Mi különbözteti meg a Kelio rendszerét a versenytársaktól? 

A piacon jelenleg majdnem az egyetlen olyan megoldás, amely teljes A-tól Z-ig tartó szolgáltatást biztosít. Lényeges előnye a rugalmasság és az a törekvés, hogy a HR mindent kezelni tudjon és megtaláljon egy helyen, amire szüksége van. Számos cég általában több rendszert használ a folyamatai bonyolításához, ami azonban erőforrásigényes és sok időt emészthet fel. 

További jellegzetessége a rendszer nemzetközisége, mely képes alkalmazkodni a multinacionális cégek igényeihez, amelyeknek a különböző országokban eltérő jogi keretek között kell működniük, a megoldás jelenleg 15 nyelven áll rendelkezésre. Éppen ezért mi vagyunk az egyetlen cég, amely mindezt a rugalmasságot kínálja a fenti összes nyelven. Így egy multinacionális vállalat akár az egész világon használhatja ugyanazt a rendszert, ezzel jelentősen egyszerűsítve és standardizálva a működést, ami szinte minden cégnek célja napjainkban.  

Kelio: HR rendszer

Hogyan segíti ez a megoldás a munkaerő megtartását és javítja a munkavállalói elégedettséget?

A rendszer már a potenciális jelöltek   megszólításában is támogatja a toborzó csapatot. Hiszen segítségével olyan pályázók célozhatók meg, akik megfelelnek bizonyos meghatározott feltételeknek. Képes   a teljes jelentkezést strukturáltan kezelni, így a pályázó nem vész el a folyamat során, és egyben azt a benyomást kapja, hogy olyan céggel van dolga, amely képes rendszerben gondolkodni. A beilleszkedést is segíti, ugyanis az automatizált folyamatoknak köszönhetően mindenki tudja, hogy mit kell tennie, hogy az integráció sikeres legyen. Az új belépő látja, hogy várják az első napján azok az eszközök, amikre a munkájához szüksége van, nem kell mindent külön, más-más emberektől megigényelnie. A rendszeren keresztül láthatja a csapatot, akikkel dolgozni fog. A munkaidőnyilvántartás pedig biztosítja, hogy a megállapodott keretek, a munkaidő mindig korrekten regisztrációra kerül. Ez az információ pedig minden érdekelt számára egyben elérhető. 

Bár apróságnak tűnhet, de egy gondoskodó munkáltató számára fontos, hogy ne feledkezzen meg évfordulókról, esetleg születésnapokról. Korábbi munkahelyemen az egyik kollégám nagyon elkötelezett volt, szeretett a cégnél dolgozni, de az ottani munkavégzése tizedik évfordulójával senki nem foglalkozott. Senki nem köszönte meg a munkáját, így az addig lojális kolléga a személyes figyelem hiányában a felmondás mellett döntött. Vagyis fontos része a megtartásnak az az üzenet, hogy a cég tudja ki vagyok és mit csinálok, ezt a rendszer elősegíti, miközben nem kell az ilyen figyelmességhez sem sok idő, sem számottevő energiabefektetés. 

A cég jelenleg fejleszti egy újabb elemét a csomagnak, amely lehetővé teszi, hogy az éves teljesítményértékeléseket is ezen az egy megoldáson keresztül lehessen számontartani, ahogy a munkakörökhöz tartozó kompetenciákat is. Mindez segíti a transzparenciát, hiszen az egész folyamat átlátható mindkét fél számára. Egy tréning modulon is dolgozunk, ami lehetőséget ad a kollégának tréning igénylésére, a menedzsernek és a HR-nek a jóváhagyásra, ami a távollétek kezeléséhez hasonlóan működik majd. Egyben bizonyos, már működő folyamatokat is optimalizálunk az aktuális igényeknek megfelelően. Így például az is követhető az eszközön keresztül, ha a munkavállaló biciklit használ a munkába járáshoz, és ezt a munkáltató jutalmazhatja valamilyen módon. 

További újítás lesz a költségkezelő modul, amellyel az üzleti utazások során keletkező számlák és költségtérítések menedzselhetők lesznek. Egyszerűen, a számlákról mobiltelefonnal készített fotókkal. Valamint dokumentumok megosztására is lehetőséget fog biztosítani a rendszer, ami a HR számára különösen praktikus akár szerződések, de egyéb információk megosztásához is. Mindezt hatékonyan és papírmentesen. 

Lényeges, hogy a funkciók legnagyobb része elérhető okostelefonon keresztül, vagyis felhasználóbarát és egyszerű a használata a kollégák számára. 

Mi a helyzet a különböző felhasználói jogosultságokkal?

A Kelio rendszere minden felhasználónak egyedileg biztosítani tudja a számára alkalmazott jogosultságokat, strukturált formában. Arra is van lehetőség, hogy az egyes személyeknek különböző módon összeállított „hozzáférési engedélycsomagot” adjunk, vagyis testreszabható, paraméterezhető az igények szerint. 

A cég a különböző országokban jelenlévő partnereivel, amilyen Magyarországon az e-lock Systems Kft, folyamatos támogatást biztosít a rendszer működtetéséhez. Ez különösen fontos például a törvényi változások követése miatt.