Új technológiai trendek a toborzásban

Bármilyen is legyen az aktuális gazdasági állapot, egy dolog egyértelmű: senki nem engedheti meg magának, hogy ne foglalkozzon az új toborzási trendekkel. A vállalatoknak úgy kell működniük, hogy megfeleljenek a jövőbeli kihívásoknak. Befektetni a technológiába az egyik legjobb esély arra, hogy egy-egy cég sikeresen "térjen vissza" a válság után. Graeme Codrington, egy kulcsfontosságú szakember egy júliusi konferencián a technológiát úgy jellemezte, mint az öt leglényegesebb tényező egyikét, amely a változások motorja lesz a munkaerőpiacon a következő évtizedben. Az Esteem Systems IT-cég nemrégiben végzett felmérése szerint a cégek 64 százaléka tervezi, hogy befektet az IT-be, hogy előrelendítse az üzletet. Csupán hat százalék közölte, hogy kivár a valódi fellendülésig - írja Ed Ptilidi, a Swiftpro marketing Managere szakmai cikkében az Onrec.com-on.

A megfelelő szoftver kiválasztása alapvető fontosságú, ha a munkaerő-felvétellel foglalkozó vállalatok meg akarnak bírkózni a nagy számú pályázatokkal amellett, hogy létrehoznak egy magasan képzett jelöltekből álló csoportot. Az olyan feladatok automatizálásával, mint például a CV importálás, sok időt takaríthatnak meg a cégek. Így a tanácsadók több időt tölthetnek az olyan tevékenységekre, mint az ügyfelekkel illetve jelentkezőkkel való foglalkozás.

Ezen túlmenően a feljett szoftveres megoldásokkal e-mailek ezreit küldhetik ki automatikusan, és minden kommunikáció nyomon követhető egy megfelelő rendszerrel. Napjaink szoftveres megoldásai fokozzák a hatékonyságot egy sor testreszabható e-mail és levél sablonnal is. Az SMS egy másik nagyszerű kommunikációs eszköz, hogy a jelöltekkel kapcsolatban maradjunk. Adam Tallamy, egy informatikai és üzleti tanácsadással foglalkozó cég szakértője szerint a szoftver segít a jelöltekkel való kapcsolat jobbá tételében, amely egy kis piacon is jelentős különbséget hozhat az eredményességben.

Elengedhetetlen, hogy olyan technológiai megoldást válasszunk, amely jövőbe mutató. Olyan szoftvert kell kiválasztani, amelyet folyamatosan fejlesztenek, hogy egy adott vállalat igazodni tudjon a változó iparági igényekhez.

Megkerülhetetlen a HR-informatika

Manapság a HR adminisztrációt és főképpen a bérszámfejtést lehetetlen "papír alapon" végezni már egy olyan cégnél is, ahol mindössze 40-50 fő dolgozik. A magyarországi adó- és járulékszabályok szükségessé is teszik a bér- és TB számfejtési feladatok ellátásának szoftveres támogatását. Hazánkban a HR szoftverek teljes palettájának használata - pályáztatás, teljesítményértékelés, karriermenedzsment - elsősorban a nagyvállalatoknál, illetve a multinacionális cégeknél elterjedt - közölte a HR Portállal Juliusz Żukowski, a VT-SOFT ügyvezető igazgatója.

Hozzátette: az ügyfelek különböző szoftvereket vásárolnak a cég nagyságától, profiljától és sok esetben a cégkultúrától függően. Sok cég választ a teljes humánügyviteli tevékenységet lefedő integrált rendszert, ami támogatja az összes HR folyamatot. A jogszabályi szigorítások ellenére nem csökkent az érdeklődés a cafeteria juttatások adminisztrációját segítő szoftverek iránt sem. Talán épp a törvényi változásokból adódó összetettség teszi még inkább szükségessé a rugalmasan paraméterezhető, a cég által megfogalmazott és a törvény által előírt szabályoknak megfelelően működő szoftver alkalmazását. Egy másik érzékeny terület a munkaidő-adatok kezelése - szabadságtervezése, jóváhagyása, elrendelés -, a beosztások tervezése, a munkaidő-keretek figyelése és a jelenléti adatok nyilvántartása, ahol kiemelten fontos az adminisztrációt segítő szoftver alkalmazása. De tény, hogy továbbra is a bérszámfejtő programok számítanak "slágernek" a piacon.

Ugyanakkor az összetettebb és integrált HR-folyamatokat, melyek már a stratégiai humánerőforrás-gazdálkodás irányába mutatnak, ma még csak a legtudatosabb vállalatok támogatják szoftverekkel - hangsúlyozta Ocskay Szilárd, a Nexon ügyvezető igazgatója. Például a kompetencia alapú toborzás-kiválasztás, teljesítményértékelés, képzés-fejlesztés és karriertervezés egységes rendszerben történő kezelése egyelőre kevés vállalatra jellemző. Márpedig amennyiben a HR-menedzsment a vállalatirányítás stratégiai partnerévé kíván válni, elengedhetetlen, hogy olyan szolgáltatásokat és kontrolling információkat tudjon nyújtani a vezetőknek, melyet hatékonyan tudnak felhasználni a döntésekhez - hívta fel a figyelmet a szakember.

Kiemelte azt is, hogy az elmúlt években jelentősen nőtt a munkaidő-nyilvántartó rendszerek iránti igény. Sok vállalat kényszerült létszámleépítésre, összevonásra, szervezeti átalakításra, ilyenkor pedig nagy segítséget jelenthet egy beosztástervező modullal is rendelkező munkaidő-nyilvántartó szoftver. Egy professzionális szoftverből számos olyan kimutatás nyerhető, amelyek felhasználhatók a munkavállalók teljesítményének elemzéséhez, valamint a túlórák és így a munkabérköltségek csökkentéséhez.

A válság a humánügyviteli szektor tekintetében is meghatározó volt, hiszen a jelentősebb informatikai beruházásokat elhalasztották, a nagyobb pályázatokat még eredményhirdetés előtt visszavonták - tette hozzá. Főleg azokat érintette hátrányosan egy megbízás visszavonása, akik kevesebb ügyféllel rendelkeztek. Rosszul jártak azok is, akik forrásaikat részben hitelekből vagy támogatásokból fedezték.

Toborzó szoftverek

Juliusz Żukowski véleménye szerint a magyarországi cégek többsége a közép- vagy felsővezetők felkutatására első lépésként leginkább fejvadász, vagy munkaerő közvetítő céget bíz meg. Hasonló a helyzet akkor is, amikor nagy számú munkavállalót kell kiválasztani. Megfelelő szoftvertámogatás nélkül lehetetlen a megrendelői igények magas színvonalú kiszolgálása. A munkavállalók kiválasztását segítő szoftverek másik felhasználói körét azok a nagyvállalatok jelentik, amelyeknél a fluktuáció mértéke, illetve a munkavállalókkal szemben támasztott speciális elvárások szükségessé teszik ezen programok meglétét.

A megfelelő szoftvernek egyaránt alkalmasnak kell lennie a belső és külső toborzási folyamatok kezelésére. Elvárás, hogy az egyes munkakörök követelmény profilja alapján kialakíthatók legyenek a keresési projektek, és legyen nyomon követhető ezek aktuális állapota és haladása. Fontos, hogy a rendszer képes legyen az alkalmasság összehasonlítására, és a jelentkezők közötti rangsor felállítására. A toborzás folyamata legyen fázisokra bontható, és legyen rögzíthető a pályázók egyes fázisokban elért eredménye - hangsúlyozta Juliusz Żukowski.

Ocskay Szilárd szerint célszerű, ha a cégek saját weboldalukon egyedi, a "munkáltatói márkát" következetesen megjelenítő vállalati karrieroldalt alakítanak ki, ahol a pályázók böngészhetnek az álláslehetőségek között, és egyúttal részletes tájékoztatást kapnak a cég tevékenységéről. Ez legpraktikusabban egy HR szoftver internetes toborzási moduljának bevezetésével történhet, így ugyanis standard formában kitöltött jelentkezési lapok érkeznek be, melyek az információk ellenőrzése után automatikusan átadhatók a vállalat saját humánerőforrás-rendszerébe.

A beépített e-mailezési rendszerrel a csoportos e-mailküldés is másodpercek alatt megoldható. Mindezzel rengeteg adminisztrációt spórolhatunk meg, továbbá az adatrögzítésből származó hibalehetőségeket is kiküszöbölhetjük. A választásnál érdemes azoknak a munkaköröknek a számát megbecsülni, amelyekbe viszonylag gyakran keres új munkatársat a vállalat. Ismétlődő jellegű keresések esetén ugyanis különösen fontos a toborzási folyamat rutinlépéseinek szoftveres automatizálása. A szoftverrel szemben jogos elvárás, hogy a felülete legyen áttekinthető, logikus felépítésű, és ne jelentsen nehézséget a kezelés elsajátítása a felhasználók számára. Érdemes olyan megoldást választani, amely sokféle értékelési módszert támogat, és teljes mértékben testre szabható.

A HR-szoftverek előnyei

Egy jól integrált humán erőforrás szoftver teljes mértékben képes ellátni a HR osztály tevékenységének támogatását. Előnye, hogy megkönnyíti az adminisztrációs feladatokat ezzel igen nagy terhet levéve a HR munkatársak válláról. A jó szoftver alkalmazható egyebek mellett a toborzás, kiválasztás, a munkaügyi adminisztráció (munkakörök leírása, munkaszerződések nyilvántartása), karriertervezés, képzés-fejlesztés, teljesítményértékelés, kompenzációs rendszer kialakítása és nyilvántartás, bérszámfejtés területén is. Ezen felül biztosítja a megfelelő stabilitást és adatbiztonságot, illetve követi a jogszabályi változásokat. Mindezt papír alapon szinte lehetetlen megoldani - emelte ki Juliusz Żukowski.

A változó piaci körülmények következtében a humánerőforrás-gazdálkodásban is megváltoztak a hangsúlyok: a változásmenedzsment és annak eszköztára került előtérbe. A hatékonyabb, eredményesebb működés érdekében történő szervezeti átalakítások, összevonások, kiszervezések, leépítések intenzívebbé váltak. Ezek menedzselése a HR-esek feladatait is átalakította, mert a stratégiai döntések meghozatalához a vezetőknek naprakész kontrolling információkra van szükségük - hívta fel a figyelmet Ocskay Szilárd. Az integrált humánügyviteli rendszerek valamennyi HR terület adatait egységes adatbázisban tárolják, így az összefüggések azonnal leképezhetők. Ez teszi lehetővé, hogy a HR bármikor biztosítani tudja a vállalatvezetés által igényelt kontrolling információt. Emellett egy hatékony humáninformatikai rendszer jelentősen csökkenti a HR munkatársak adminisztrációs leterheltségét, ezáltal a szakértői munkára helyezhető a hangsúly.