3 módszer az „üzemi megállapodás” című dokumentum beszerzésére

1. Turkálás a vállalati archívumban

Ha volt már valaha üzemi tanács a cégnél, akkor minden bizonnyal meg vannak ezek a dokumentumok. Ha máshol nem, a HR/Munkaügy minden bizonnyal őriz egy példányt belőle. Előnye, hogy a cég hagyományai szerinti szövegezés alapján készült, és jó esetben cégspecifikus elemeket is tartalmaz (például: tanácstagok illetménye), legfeljebb csak újra kell tárgyalni a pontokat.

2. Írni egyet

Akinek van jogi végzettsége, és szívesen tölti ilyennek az idejét, csak annak ajánlom. A jól végzett munka örömén kívül nem jut eszembe más előny.

3. Turkálás a Zinterneten

Bármilyen keresőbe beírva az üzemi + tanács + minta kulcsszavakat, biztos, hogy számos találattal leszünk gazdagabbak. Annak átalakítása lényegesen kisebb erőfeszítésbe és szakértelembe kerül, mint újat készíteni. Ha pedig úgy érezzük, hogy segítségre van szükségünk, akkor a vállalat jogászát megkérhetjük, hogy segítsen be.

És, hogy miért azokkal a témákkal kezdtünk, amiket a felsorolásban olvashattok? Utalást tettem rá, hogy az utóbbi pár évben számos nehézséggel küzdött a bankszektor, aminek a levét az egyszeri banki dolgozó itta meg. Nevezetesen: cafeteria keret megnyirbálása, bérek stagnálása, egyéb juttatások csökkentése, létszámleépítés, CSR tevékenységek felfüggesztése (igen, a dolgozók ezt is kárként élik meg), szóval az iparág a szokásos módon reagált a megszorításokra.

Kitűzésre került az első, vezetőséggel közös üzemi tanácsi gyűlés időpontja. Az időpontot a tanács kérvényezte és az időpontkéréssel egyidejűleg megküldtük a témajavaslatainkat is a HR vezetőnek. Ő begyűjtötte a két bankcsoporti tag vezérigazgatójától az alkalmas időpontokat, majd 2 felajánlott időpontból választottunk. Buzgón készültünk a tárgyalásra, melyen a két vezérigazgató, a HR vezető és a Központi Üzemi tanács minden tagja (14 fő) megjelent.

Nem tudtuk, hogyan is zajlik pontosan egy ilyen ülés, ezért mi úgy képzeltük, hogy mindenki az általa hozott témát fogja majd kibontani. Talán mondanom sem kell, pont nem így alakult a megbeszélés.

Jól látszott, hogy megvoltak a szerepek a Munkáltatót képviselő oldalon, azaz hogy melyik igazgató vezényli le a tárgyalást. Volt egy gyors bemutatkozó kör, majd a vezérigazgató úr köszöntötte a megjelenteket, üdvözölte az Üzemi Tanács tagokat, s reményét fejezte ki a jó együttműködést illetően. Elmondta, hogy bízik abban, hogy a problémákat meg tudjuk beszélni, és konszenzuson alapuló megegyezésre jutunk az esetleges vitás kérdéseknél. Majd jött a felkérés, hogy akkor kezdjünk is bele! A témajavaslatainkban volt egy sorrend, és ahogy korábban írtam, bíztam benne, hogy a témát hozó személy fogja kifejteni az adott napirendi pontot. Nos, nem sikerült senkinek megszólalnia a kritikus pillanatban. A rutinos igazgató látta a zavart az erőben, és a segítségünkre sietett: felkért, hogy személy szerint vezessem fel az összes pontot. Hát volt gombóc a torkomban, mert mint ahogy az első részben is írtam, egyrészt kicsit más hangvételre számítottam, másrészt, mégis csak több száz embert képviseltem, a felelősségtudat nyomott rendesen.

Átestem a tűzkeresztségen. Emlékszem, még fél órával az értekezlet után is a torkomban dobogott a szívem, nagyon fel voltam pörögve. Dinamikus, párbeszéden alapuló eszmecsere volt. Mindkét fél részéről volt egyfajta visszafogottság, mert egyikünk sem tudta mire számíthat a másik részéről, de szerintem mindkét érdekcsoport elégedetten állt fel az asztaltól.

Tippek az ülés szervezésére és megtartására:

- Az ÜT javaslatot tesz az időpont(ok)ra vonatkozóan:

• érdemes legalább negyedévente egyszer összeülni. Azt javaslom, hogy ezek az alkalmak a soron következő negyedévet mindig előzzék meg. Alakulás után lehet plusz egy alkalmat beiktatni, hiszen az első ülés amolyan ismerkedő találkozó. Utána már mehet a vezetőség „kóstolgatása”, természetesen az üzleti megbeszélések határain belül. Az év végén is érdemes egy plusz alkalmat beiktatni. Ez jó lehetőség az év végi ügyek elrendezésére, az újév első ügyeinek felvillantására, és egy közös számvetésre.
  
• ajánlani tudom, hogy legyen egy ÜT éves tárgyalási naptár, azaz, már év elején legyen leütve az összes időpont. Ha az év során lesz plusz téma, vagy igény további találkozókra, akkor már csak azokra kell időpontot vadászni. Az igazgatónak, és a tanácsnak is könnyebbséget jelent a menetrend.
  

- A vezetőségi tárgyalások előtt, lehetőség szerint mindig üljön össze a tanács annak érdekében, hogy átbeszéljék a témákat, és hogy a tagok megállapodjanak az érvekben, vagy megszervezhessék a felkészülést a nagyobb lélegzetvételű témákra. Miután konszenzus született a témákat illetően, célszerű azt megküldeni a vezetőség részére. Témákat mindig a tanács szállít. Mi a HR vezetőnek küldtük, aki feldogozta, majd továbbította a témajavaslatokat a vezetőség részére. Azért jó előre megküldeni a kérdéseket, mert így már érdemi válaszokra számíthatunk az ülésen, hiszen a vezetőség nem csak ott szembesül az igényekkel, javaslatokkal. Így nem lesz szükség egy plusz ülésre, arra, hogy a felvetésekre a vezetőség kidolgozza a válaszokat. Az előkészületeknek köszönhetőem, már ott, az aktuális ülésen érdemi párbeszéd tud kialakulni.

- Már az elején érdemes tisztázni, hogy magán az ülésen lesz-e diktafon?

• A hangrögzítés előnye: könnyebb a jegyzőkönyvet elkészíteni, és nincs félreértés a megállapodások tartalmi elemeit illetően.
  
• A hangrögzítés hátránya: mindenki nagyon, de nagyon vigyázni fog, hogy mit mond, a kelleténél is többször meg fogja válogatni minden fél a szavait. A tapasztalatom azt mondatja velem, hogy sokkal őszintébb párbeszédek tudnak kialakulni, amikor nincs diktafon.
  

- Témák felvezetése: lehet témafelelős szerint haladni, nálunk az első ülés után az a szokás alakult ki, hogy minden témát az ÜT elnök vezet fel. Ha az egyes témáknál az ÜT elnök kifogy az érvekből, akkor szót kér a téma felelőse (specialistája) és Ő veszi át a tárgyalás során a stafétát.

- Lehet, és érdemes szakterületről „vendégelőadóként” meghívni kollégákat. (Például, amikor azt az ötletet vittük a vezetőség elé, hogy a céges flotta kiöregedett autóit először a cég munkatársai között hirdessük meg, akkor elhívtuk a beruházási osztály vezetőjét, hogy szakértelmével segítse munkánkat.)

- A megbeszélés alatt célszerű, ha van mindkét félnek vétójoga az elhangzottakra vonatkozóan. Ez azt jelenti, hogy lehetőséget biztosítunk mindkét fél számára, hogy kényes információt, véleményt, kommentet stb osszon meg a másik féllel, ami nem kerül bele a jegyzőkönyvbe.

- Fontos tisztázni a jegyzőkönyv vezetés szabályait. Volt, amikor olyan gárdával ültünk szemben, ahol egyeztek az elképzeléseink a jegyzőkönyv tartalmával és formai követelményeivel kapcsolatban, és volt, amikor szükséges volt egyeztetni erről. A jegyzőkönyvet bármelyik fél által delegált személy vezetheti. Nálunk az a szokás alakult ki, hogy a munkáltató biztosítja a jegyzőkönyv írót. És akkor egy kis módszertan:

• A három jegyzőkönyvtípus közül (1. Szó szerinti jegyzőkönyv; 2. Kivonatos jegyzőkönyv - szöveghű kivonat (70-75%) / szabad kivonat (50%); 3. Emlékeztető) a megállapodásunk szerint az Emlékeztető típusút választottuk.
  
• Az emlékeztető fejrésze: tartalmazza a megnevezést, a tárgyalás helyét, idejét, a jelenlévők nevét, a felszólalókat (csak felsorolás jelleggel), az ülés tárgyát, a napirendi pontokat, a jegyzőkönyvvezető (és hitelesítők) nevét;
  
• Az emlékeztető főrésze: időrendben tartalmazza a lefolyást: ÜT vagy Vezetőség által felvetett téma, a másik fél reakciója, megállapodás, felelős, határidő formában. - A lényeg hogy nem rögzítjük, hogy ki mit mondott, az emlékeztető nem tartalmazza a hozzászóló hangvételét, szóhasználatát, stílusát.
  
• Az emlékeztető záró része: tartalmazza a keltezésre utaló „Kelt, mint fent” kifejezés rövidítését (K. m. f.), a hitelességet tanúsító(k), az aláírásra jogosultak aláírását.
  

- A vezetőség vállalja, hogy a jegyzőkönyvet 3 munkanapon belül megküldi a tanácsnak, mi pedig vállaltuk, hogy maximum 2 napon belül véleményezzük azt. A kitisztázott verziót közzétettük dolgozóink részére. Erre az intranetes oldalunkat használtuk.

Valahogy így éltük meg az első tárgyalásunkat a vezetőséggel. Izgalmas tapasztalás volt, a tárgyalás komoly lendületet adott a későbbiekre. Nagy hévvel vetettük bele magunkat a további munkába.

Az elmúlt 5 év első 2 hónapjának élményeit olvashattátok az első két írásomban. A továbbiakban egy-egy ÜT-t foglalkoztató témát fogok elétek tárni, és az elmúlt néhány év tapasztalatát fogom összesűríteni egy-egy cikkbe. Lesz szó belső kommunikációról, társadalmi szerepvállalásról, a munkaügyi kapcsolatok rendszerének fontosságáról, vagyis hogy miért jó a dolgozóknak, hogy van ÜT és miért áll érdekében a Munkáltatónak, hogy legyen ÜT?

Labancz Norbert
HR közgazdász, üt elnök

Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - Úton az első vezetőségi ülés felé
2. oldal - 3 módszer az „üzemi megállapodás” című dokumentum beszerzésére