HR adminisztráció kiszervezve, házon belül koordinálva
Elsőre talán luxusnak tűnik, ha egy cég a kiszervezett bérszámfejtése mellé helyszíni HR adminisztrátort is igénybe vesz. Azonban, ha jobban megvizsgáljuk, könnyen lehet, hogy mindez egy jól átgondolt stratégia egyik legfontosabb elem
Elsőre talán luxusnak tűnik, ha egy cég a kiszervezett bérszámfejtése mellé helyszíni HR adminisztrátort is igénybe vesz. Azonban, ha jobban megvizsgáljuk, könnyen lehet, hogy mindez egy jól átgondolt stratégia egyik legfontosabb eleme.
A bérszámfejtés kiszervezése önmagában nem jelenti automatikusan a HR adminisztráció kiszervezését is. Ahhoz viszont, hogy egy cég az összes kapcsolódó ügyintézéssel, adatkezeléssel összefüggő ballasztot le tudja választani a tevékenységéről, a HR adminisztrációt is ki kell, hogy szervezze. Ennek leghatékonyabb működési formája a helyszínen nyújtott szolgáltatás, állandó jelleggel vagy rendszeres időközönként.
Látnunk kell, hogy a helyszíni HR adminisztráció nem sztenderd „termék”, minden esetben a Megbízó folyamataihoz és igényeihez szükséges formálni azt. Gondolatébresztőként, a következő tevékenységeket foglalhatja magában a szolgáltatás:
- Megbízó HR osztályának általános működésének támogatása
- Ügyfélszolgálat és asszisztencia a munkavállalók számára
- Cafeteria juttatási elemek beszerzése, kiosztási jegyzék készítése, utalványok névre szóló borítékolása,
- Munkavállalói igazolások kiállítása,
- HR riportok elkészítése,
- Határidő-követés (pl. próbaidő lejártának figyelése),
- Piackutatás végzése, egyes beszállítók (pl. üzemorvos, munkabiztonsági előadó, egyéb tréning-cég, stb.) felkutatásában való közreműködés, közvetítési jellegű tevékenység HR adminisztrációs témakörben, ajánlatok közvetítése, kérés esetén kapcsolódó javaslattétel és szerződéskötésben való segítségnyújtás, stb.,
- Tréningek előkészítésében és szervezésében történő asszisztencia,
- GYES-en, GYED-en, TGYÁS-on lévő munkavállalókkal való kapcsolattartás ellátása,
- egyéb, HR vonatkozású területeken biztosított támogatás, mint például a nyelvtanfolyamok záró vizsgáinál való közvetlen asszisztencia nyújtása,
Az esetek nagy részében a megfelelő kompetenciával és képességekkel rendelkező szakember kiválasztása a szolgáltató feladata, csakúgy, mint a háttértámogatás, képzés és a motiváció biztosítása. Ugyanakkor a napi koordináció, feladatkiosztás a Megbízó hatáskörében marad.
A helyszíni HR adminisztrátorral tehát nem csak egy „arcot” ad a szolgáltató, hanem nyújtja mindazt a hátteret és tapasztalatot, mellyel rendelkezik. Így a helyszíni szolgáltatás nyújtásával az igény kiszolgálásán túl széleskörű támogatást és tudásbázist is kap a cég. Ebből egyenesen következik, hogy nem kell az oktatásra, a helyettesíthetőségre, a humán kockázatra és a felelősségre gondolnia a Megbízónak, hiszen mindezt a szolgáltatója menedzseli.
Összegezve: egy szolgáltató nem a munkaerőt, hanem az igény professzionális kiszolgálását biztosítja. Ha pedig mindez megvalósítható, érdemes fontolóra venni a kérdést, hogy miért fektetnénk energiát egy olyan feladatkör kialakításába, amely már kiépített formában is igénybe vehető.
Bejegyzéseinket megtekintheti a http://blog.ucmsgroup.hu/ oldalon.
