Taníts inkább, delegálás helyett! Megmondjuk, miért!

Vezetőként a munka központi része az emberek fejlesztése. De ha delegálsz vagy átruházol egy feladatot valakire – előzetes képzés nélkül – pusztán azért, mert nem tudod elvégezni, kicsi az esélyed a sikerre. A vezetőként fel kell hagynod a felelősség és feladataid másra hárításával delegálás címszó alatt és el kell kezdened úgy gondolkodni, ahogy egy tréner / tanár. Így keresni fogod a módját, hogyan ruházz egy kicsit nagyobb felelősséget a neked / veled dolgozó emberekre. Hogyan segítheted a csapatod tagjait ahhoz, hogy sikerrel vegyék a delegált teendőket és megoldják a kihívást jelentő feladatokat?

A legtöbb vezető nem szívesen adja át feladatait másnak, mert nem bízik abban, hogy azok ugyanolyan minőségben lesznek ellátva, ahogyan ő tenné. Ez azért probléma, mert így a vezető egyedül marad a feladatokkal, melyek így csak akkor kerülnek delegálásra a kollégáknak, ha a menedzsernek már nem marad rá ideje. 

Ezzel a módszerrel az a probléma, hogy kudarcra készteti az alkalmazottakat. Egy edző sem engedi, hogy egy sportoló belemenjen egy nagy meccsbe anélkül, hogy előtte sokat gyakorolna. A vezetőknek ugyanezt a mentalitást kell osztaniuk. Amikor először bízol meg valakit egy feladattal – előzetes képzés nélkül – pusztán azért, mert nem tudsz rá időt szakítani, csekély az esély a sikerre. Azt is kockáztatod, hogy a csapat morálja megromlik, hisz az alkalmazottak úgy érezhetik, hogy nem képesek összetett munkát végezni ill. hogy túlságosan leterheli őket a feladat. 

De akkor mégis, hogyan ruházz egy kicsit nagyobb felelősséget a csapatodban az emberekre? 

1. Próbáld felmérni, hogy a csapatodból kik szeretnek valóban feljebb lépni a szervezetben, és azonosítsd a fő érdeklődési területeit. 

2. Készíts fejlesztési tervet számukra, és írd le azokat a készségeket, amelyekre szüksége lesz céljai eléréséhez.

3. Összpontosíts arra, hogy olyan feladatokat adj neki, ami megköveteli ezeket a készségeket, valamint amiről úgy gondolod, érdekelheti! 

4. Strukturáld a feladatokat úgy, hogy a beosztott képes legyen teljesíteni a kihívást jelentő feladatot. Hagyd, hogy egy kicsit beárnyékoljon, miközben elmagyarázol néhány kulcsfontosságú pontot. 

5. Ezután add neki a feladat egy részét, amit saját felügyelettel és felelősséggel végezhet. Csak akkor engedd el a kezét, amikor úgy érzed, készen áll a feladat teljes terhének cipelésére! 

Gyakorlati példa: Hogyan taníts meg valakit, hogyan tartson heti értekezletet, mikor Te nem vagy ott? 

Kezdd azzal, hogy tanítod, amikor az irodában vagy. Figyelje meg a napirendet, és gondolja végig a megvitatásra kerülő kérdéseket. Majd a következő alkalommal készítsen egy saját napirendet, de kritizálja azt. Adj neki lehetőséget, hogy a felügyeleted mellett levezesse a megbeszélés egy részét. Így készen áll majd arra, hogy önállóan levezessen egy teljes megbeszélést, amikor eljön az ideje. Ezzel egyrészt segíted karriercéljai elérésében, másrészt pedig arra tanítod, hogy vállalja a saját felelősségét.

Fontos azonban, hogy nemcsak a feladatok elvégzését kell megtanítanod nekik, hanem azt is, hogy miért csinálják így a feladatokat. Meg kell kérned őket, hogy segítsenek megoldani az elvégzett munkájukból adódó problémákat, mert a gyakorlatból tanulnak. Számíts arra, hogy így vezetőként a saját termelékenységed, érdemi munkád lelassulhat, hiszen mások mentorálásával töltöd az időt.

Ha azonban ezt a fajta tanítást a munkád rendszeres részévé teszed, a feladatok delegálása egyszerűvé válik. Megbízható munkatársakból álló csapatot hozol létre, akik be tudnak lépni, és segíteni, ha túlterhelt vagy, vagy ha nem vagy az irodában. És plusz bónuszként az utódaidat is kinevelheted, felkészítheted, hiszen a régi mondás szerint, ha nem lehet leváltani, nem lehet előléptetni.

Forrás: HBR cikk