4+1 készség, amit tudnia kell egy XXI. századi irodistának

A szakmai tudás természetesen még mindig a legfontosabb, de egyre többször annyira speciális az adott cégek követelménye, hogy szakmai tudásban a biztos alapokat keresik, és a többit majd ők megtanítják – akár általuk fizetett

A szakmai tudás természetesen még mindig a legfontosabb, de egyre többször annyira speciális az adott cégek követelménye, hogy szakmai tudásban a biztos alapokat keresik, és a többit majd ők megtanítják – akár általuk fizetett tanfolyamokon is. Ha alapértelmezettnek vesszük a szakmai tudást, akkor még néhány olyan dolog van, ami gyorsítja, segíti vagy épp megalapozza az álláskeresés sikerességét az irodai munkákra.

1. Nyelvtudás

Főleg a magabiztos angol és/vagy német nyelv ismerete az általános igény, de egy-egy egzotikusabb nyelv ismerete önmagában is segíthet valakit álláshoz. Enélkül viszont még a szakmai tudás is kevés Legutóbb pl. irodai munára állásportálon keresve állást 52 db hirdetésből egyetlen egynél nem kértek nyelvtudást. Azt tudta megpályázni az álláskereső, akinek segítettem, hiába volt a szakterületen huszonéves gyakorlata... ugye látszik, mekkora esélyektől esett el így? De így van minden más területen is: sales, jog, HR, marketing, ügyfélszolgálat, logisztika. Az SSC-kről például azt gondoljuk, hogy bárki felvesznek, annyira küzdenek a munkaerőhiánnyal. Igen, bárkit, aki beszél egy idegen nyelvet legalább. A többit gyorsan meg lehet tanulni, de a nyelvtudáshoz legalább egy év kell, annyit egy munkáltató sem tud várni, és persze az új kolléga betanítása keretében sem kezelhető a nyelvoktatás.

2. Digitális írástudás

Ez már túlmutat azon, ahogy régebben beírták az emberek az önéletrajzba az ismeretek közé, hogy „internet”. Ha a wordben írt, PDF-be mentett árajánlatod fájladatlapjából nem szeded ki, hogy nem te írtad a template-et, sőt más cégtől „szerezted”, az sem jó, az ügyfélnek sem fog tetszeni… (Nyilván az sem tolerálható, ha mástól szerzel szellemi terméket, de ez nem tudás, hanem erkölcs kérdése, ez a poszt most a tárgyi tudást tárgyalja).

A táblázatkezelők, mint Microsoft Excel, Google Táblázatok, Open Office ODF fájljainak stb. ismerete létfontosságú lett. Mostmár annyira nem elég, ha valaki tud táblázatba gépelni, használni kell tudni minél magasabb szinten. Ezzel együtt eljött a „felhőben dolgozás” kora. Sok cégnél már online tárolt dokumentumokat online kell tudni szerkeszteni, visszakeresni. Dropboxban, Google Drive-on, OneDrive-on stb.

A digitális írástudás azt jelenti, hogy úgy általában képes vagy használni az internetet, bármire. Az okostelefont szintén. Illetve a mindezekre való hajlandóság szintén fontos. Sajnos, ez főleg a senior korúak problémája, de az Y generáció tagjai sem feltétlenül vannak tisztába egy Facebook Page vagy Group menedzselési feladataival, pedig lehet a munka része, így elvárás is. A másik oldalon, a munkáltatónál meg sokszor fel sem merül, hogy egy Y generációsnak ezzel gondjai lehetnek.

3. Közösségi média jelenlét

Ha nem tudod, hogy kell a termékednek, amit sales-ként értékesítesz, némi reklámot csinálni a Facebookon, akkor az baj (nemcsak a marketinges dolga ez). Ha nem találod meg a Linkedinen az üzleti partneredet, az sem jó. Ha nem tudod megválaszolni cég Facebook oldalán reklamáló ügyfél kommentjét, posztját a cég nevében , mert nem tudod, hogyan kell, az sem lesz jó.

4. Hibaelhárítási, hibamegoldási képesség

Ma már rossz válasz bármire, hogy „nem megy a gépem”, meg „technikai problémák”. Ha pl. nem éred el a levelezésed, mert a notebookod meghibásodott, akkor telefonról ugye eléred? Outlook Web Accessből (OWA) másik gépen? Fel tudod hívni a helpdeskest, még akkor is, ha külföldön ül, hogy segítsen? (nyelvtudás) Persze megsütheti a távelérés lehetőségét, ha a géped még a netre sem tud fellépni.

Különösen fontos ez a képesség akkor, ha home office-ban szeretnénk elképzelni az irodai munka jövőjét. Rendben, hogy lesz céges háttér, de nincs rosszabb egy olyan kollégánál, akit sosem látunk, alig halad a munkával, és folyton betelefonálgat a helpdeskre azzal, hogy mikor mi nem megy.

+1 Naprakésznek lenni

Akár a közéleti, gazdasági kérdésekben, akár a technológiai fejlődésben muszáj tartani a lépést. Ha az ügyfél Viber-en akar hívni, akkor legyen Viber fiókod, sőt, tudd, mi az. Ha a piac változásai látszanak a témakörödben, akkor tudd, miért, mi változott. A jogi környezet változásait is figyelemmel kell követned, ha a munkádat kicsit is érinti a jog (ha csak szerződéseket iktatsz, akkor máris „érintett” vagy)