Hogyan tovább, ha létszámstop van?

A gazdasági helyzet és a munkaerőpiac átalakulása számos változást hozott a vállalatok, cégek életében. A különféle divíziók közül a HR-re is erősen hatást gyakorolnak a jelenleg folyó változások. Tudjuk, hogy egy cég működéséhez lényeges a munkatársak megfelelő létszáma és persze az is, hogy mindenki hatékonyan, munkaköréhez igazodva végezze el a feladatát. Sokszor azonban előfordul, hogy az adott cég létszámstopot vezet be, de a munka mennyisége nem változik, sőt az is előfordulhat, hogy még nő is a feladatok mennyisége. Mi ilyenkor a teendő, mire érdemes fókuszálni létszámstop idején?

A létszám kérdése és a humán erőforrás-gazdálkodás dinamikája

A vállalat szempontjából fontos a szükséges humán-erőforrás megléte, amely a hatékonyságot és a működést tekintve is kritikus kérdéskör. A cégek számára rendelkezésre álló erőforrások közül az emberi az egyetlen, amely tudja saját magát és cselekedeteit szabályozni, azaz a saját teljesítményére is hatással van. Ugyanakkor érdekes kettősséggel viszonyulnak a cégek a humán tőkéhez: egyfelől jelentős költséget jelent (például: munkabérek, iroda fenntartása) másfelől viszont az emberi erőforrás elengedhetetlen a bevételszerzéshez és a fejlődéshez. A cégek nyilvánvaló érdeke, hogy a működési költségeket a lehető legjobb mértékben, optimálisan csökkentse, vagy szinten tartsa. A humán erőforrás hiánya azonban a működést, a nyereségességet komolyan veszélyeztetheti. A HR feladata nem könnyű, hiszen ezt a kettőséget kell valahogyan kibalanszírozni. Tehát a munkaerő-gazdálkodás célja, hogy megfelelő képzettségű és tudású, valamint kellő motivációval, tapasztalattal rendelkező munkatársakat biztosítson, toborozzon a szükséges létszámban, mindezt a lehető legalacsonyabb költségek mellett. Fontos a létszám, a munkaerő minősége és az ezzel járó költségek is. A létszámstop persze felboríthatja ezt a kényesen őrzött egyensúlyt!

Létszámstop: komoly dilemma

A létszámstop komoly kihívások elé állítja az egész vállalatot, de különösen a HR-t. Lényege, hogy a vezetőség döntésére nem lehet új embert felvenni, még a megüresedett pozíciókra sem. Előfordulhat az állami szektorban, de piaci szereplők esetében is. A döntés és a megvalósítás hátterében a legtöbb esetben valamilyen céget érintő változás vagy gazdasági nehézség áll. Ha a cég anyagi nehézségekbe ütközik (csökkennek az eladások, nem köttetnek új üzletek etc.), akkor nem tud új munkaerőt felvenni, de számos esetben a létszámstop oka lehet átszervezés, átalakulás, akvizíció is. Teljesen érthető, hogy például átszervezés előtt nem vesznek fel új embereket, hiszen a munkakörök még tisztázásra szorulnak, ezért érdemes már az új struktúrába beilleszteni a leendő munkatársat, munkatársakat.

A létszámstop túlnyomórészt átmeneti állapot, ettől függetlenül jelentős nehézségeket okozhat a vállalatnak. Ez a kényszerű lépés az egész vállalati életet, egyúttal a céges működést nagyban befolyásolhatja. Ha nincs munkaerőfelvétel, akkor egyetlen ember hirtelen kiesése is komoly problémákat idézhet elő. A szükséges kapacitás és tudás hiányában csökkenhet a vállalati működés hatékonysága, a minőség színvonala visszaeshet. Azért is kockázatos ez a döntés, mert ha valami nem jól sül el (sokszor vannak olyan paraméterek, amelyekre nem gondolunk), akkor még jóval nehezebb helyzetbe is kerülhet a cég, mint a létszámstop előtt.

A létszámstop az üzleti nehézségeken kívül a munkatársakra is hatalmas terhet róhat. Az előrehaladás, a fejlődés is veszélybe kerülhet, gondoljunk csak a mindennapos folyamatokra, ha csak a szerződéskötések késnek már az is nagymértékben befolyásolhatja a működést. Elmaradhat a tendereken való részvétel, amely egyértelműen rossz irányba “tereli” a további bevételek megszerzését. Mindez növelheti a munkatársakban a stresszt, fokozhatja a túlterheltséget, ami miatt növekedhet például a pontatlanság. A stressz, a bizonytalanság, a folyamatok kaotikus jellege újabb emberek távozásához vezethet, ami pedig újabb problémát jelenthet a vállalatnak.

Lehetséges megoldások létszámstop esetén

Mint látjuk a létszámstop okozhat negatív spirált egy vállalat életében. De mit tehet a cég, illetve a HR osztály akkor, ha létszámstop van de a munka mennyisége nem változik, sőt akár még nőhet is?

Alapvető cél, hogy könnyítsünk a munkavállalókra nehezedő nyomáson. Mivel a létszám adott célszerű a feladatokat, munkafolyamatokat újragondolni, optimalizálni és ahol lehet racionalizálni a hatékonyság érdekében. Ahol lehetséges alakítsunk ki digitalizált munkaköröket, mindezt persze a munkavállalókkal együttműködve. Ha lehet fordítsunk nagyobb figyelmet a munkavállalói skillek ismételt feltérképezésére, mert a hatékony működés szempontjából fontos lehet.

Kiemelt szerephez jut a belső kommunikáció, lehetőleg minél gyakrabban és egyértelműbben tájékoztassuk a munkatársakat a helyzettel kapcsolatban. Információ hiányában gyakran alakulnak ki folyosói pletykák, téves következtetések, amelyek szintén ronthatják a munkavállalók közérzetét. A különféle munkavállalói programok is jól jöhetnek egy ilyen időszakban, mert a munkatársakról való gondoskodás, az értő figyelem növeli a lojalitást és a kollégák motivációját.