7 egyszerű tipp a produktív munkavégzéshez
Mindenki érezte már úgy, hogy kifolyik az idő a kezei közül és hiába ült
8-10 órát az irodában, mégsem ért a feladatai végére. Néhány rossz szokás elhagyásával és egy kis tervezéssel azonban könnyen növelhetjük a hatékonys
Mindenki érezte már úgy, hogy kifolyik az idő a kezei közül és hiába ült 8-10 órát az irodában, mégsem ért a feladatai végére. Néhány rossz szokás elhagyásával és egy kis tervezéssel azonban könnyen növelhetjük a hatékonyságunkat.
- Tervezz előre!
Minden vasárnap írj egy listát a heti teendőidről. A listában ne csak a munkáddal kapcsolatos feladatok szerepeljenek, hanem írd bele azt is, ha postára vagy hivatalba kell menned. Ne felejtsd ki azt sem, hogy mikor akarsz önmagadra időt fordítani, és - ha szükséges - mikor mit kell megszervezned ahhoz, hogy például valaki vigyázzon a gyerekekre. A lista segít átlátni a tennivalókat és nyugodtabban indulsz neki a hétnek, ha tudod, hogy miket kell elintézned és látod, hogy lesz időd kikapcsolódni is.
- Priorizálj!
Ugye sokszor előfordult már, hogy olyan sok dolgod volt, hogy azt se tudtad, melyikhez nyúlj? Fogd meg a vasárnap esti listát és rajzolj mellé egy koordináta rendszert, a vízszintes legyen a nem fontos-fontos tengely, a függőleges tetejére pedig írd fel, hogy sürgős, az aljára pedig, hogy nem sürgős. A listán lévő feladatokat írd be a negyedekbe aszerint, hogy mennyire fontosak és sürgősek. Értelemszerűen a sürgős és fontos feladatokkal kezdd, majd folytasd a sürgős, nem fontosokkal, így a végére marad a fontos, de nem sürgős, a legvégére pedig a nem fontos és nem is sürgős kategória. Ez az egyszerű módszer automatizmussá válik, és munkaidő alatt is segítségedre lesz. Arra vigyázz, hogy önmagad ne a nem fontos-nem sürgős kategóriába sorold, mert akkor ez így is lesz!
- Kezd nevetve a napot!
Egy vidáman induló nap sokkal könnyebben folytatódik jókedvűen. Ezért ne sajnáld magad, hogy fel kell kelned! Ne mérgelődj, hogy neked már reggel is kapkodnod kell! Ne veszekedj a családoddal! Mosolyogj önmagadra a tükörben, nevess rá a körülötted készülődőkre és tegyél be valami olyan zenét, amit hallva aktivizálódsz, és kedved lesz táncolni.
- Határozd el előre, hogy mikor válaszolsz az emailekre!
Rengeteg idő megy el azzal, hogy emailekre válaszolunk, akár naponta több órát is igénybe vehet ez a tevékenység. Ráadásul minden üzenetjelzés - ha csak rövid időre is - kizökkent abból, amit éppen csinálsz. Reggel olvasd el a leveleidet, majd kapcsold ki az e-mail funkciót. Ha 2-3 óránként ránézel, az bőven elég. Ha valami nagyon sürgős valakinek, úgyis felhív telefonon.
- Egyszerre csak egy dolgot csinálj!
Azok az emberek, akik párhuzamosan végeznek több tevékenységet, hajlamosak azt gondolni magukról, hogy hatékonyak, hiszen egységnyi idő alatt több feladattal foglalkoznak, a valóságban azonban ez ritkán van így. Aki multitaskingol, annak megoszlik a figyelme, azaz nem képes ugyanolyan hatékonysággal és alapossággal végezni a munkáját, mintha csupán egyetlen feladattal foglalkozna. Miután sikerült priorizálni a feladatokat a fentebb említett módszerrel, válaszd ki a legfontosabbat és kezdj hozzá. Addig ne hagyd abba, amíg nincs kész, vagy el nem jutsz egy olyan fázisba, amivel elégedett vagy. Utána jöhet a következő.
- Jutalmazd meg magad!
Könnyebben maradsz motivált, ha a célok eléréséhez jutalmakat kapcsolsz. Például ha van előtted egy táblázat, amihez nagyon nincs kedved, akkor mondd azt magadnak, hogy „Ha végeztem, iszom egy kávét a kollégámmal”. Nagyobb lelkesedéssel csinálod majd, ha tudod, hogy valami jó vár a végén, ezáltal hatékonyabb is leszel munkavégzés közben.
- Közösségi média és hírolvasás – mindent a maga idejében
Ha munka közben folyamatosan meg van nyitva a Gmail és a Facebook, kedvenc híroldaladat pedig óránként frissíted, akkor nemcsak értékes óráktól fosztod meg magad, hanem azokban az órákban sem leszel elég hatékony, amikor dolgozol, mert állandóan azt lesed, hogy írt-e valaki a chaten. Kapcsold ki ezeket a funkciókat és a napnak egy előre meghatározott időszakában használd csak őket, például ebéd előtt vagy a délutáni kávé után.
dr. Marik Ágnes www.selfmapping.com
