Yokoten - A horizontális tanulás

A Yokoten egy bevált módszer arra, hogy gyorsan találjunk megoldást egy problémára. Hogyan? Kilépve az irodánkból, megismerjük a társterületek kaizen* ötleteit, és azokat a saját munkánkban alkalmazzuk. Esetenként azonos formában

A Yokoten egy bevált módszer arra, hogy gyorsan találjunk megoldást egy problémára. Hogyan?

Kilépve az irodánkból, megismerjük a társterületek kaizen* ötleteit, és azokat a saját munkánkban alkalmazzuk. Esetenként azonos formában, de sokkal inkább testre szabva, továbbfejlesztve a látottakat.

Előnyei:

• A kommunikáció biztosítása, javítása egymásra utalt szervezeti egységek között. (pénzügy-könyvelés)
• Párhuzamosan nem dolgozik két terület egy azonos probléma megoldásán és ennek köszönhetően nincs többféle megoldás egy azonos problémára
• Dupla munka elkerülése (Az egyes osztályok gyakran információ és folyamatismeret hiányában nem veszik figyelembe a társterület érdekeit, ezért egy alapvetően jó ötlet is továbbfejlesztésre, pontosításra szorul)
• A túlszabályozás elkerülése, standardizálás finom megteremtése
• Egymástól tanulás munkatársi szinten (A konfliktusok egy része megoldódik, vezetői jelenlét nélkül)
• Oda-vissza biztosított rálátás a folyamatokra osztályok között (Helyettesíthetőség, rotáció, gyors betanulás lehetősége)
• Együttműködés- közös eredmény - motiváció - tisztelet
• A TPS rendszerismeret oktatása új belépők számára oldott formában, gyakorlaton keresztül
• Fenntarthatóság, mások gondolatai inspirációt és példát jelentenek, gyakran versenyhelyzet alakul ki
• A munkatársak mernek kérdezni, ebből adódóan hibát tudnak elkerülni, folyamatot tudnak racionalizálni, csökken a selejt

Lépései:

• Annak felismerése, hogy nincs időm megoldást találni a jelenlegi helyzet adta kérdésre
• Megkeresem, kinek lehetett hasonló problémája, amit már megoldott
• Kilépek az íróasztal mögül és segítséget kérek a másik terület vezetőjétől
• A társterület munkatársai bemutatják a megoldást, amit kidolgoztak, visszamértek, teszteltek és bevezettek
• A megismert módszert adaptáljuk a saját folyamatainkra
• Tájékoztatjuk a segítő területet az eredményekről
• Standardizáljuk a megoldást

A vezető feladata:

• A munkatársak oktatása (Egymástól jelentősen eltérő fejlettségű területek nem tudnak tudást megosztani)
• Lehetőség és idő biztosítása a társterület meglátogatására, fogadására
• Konfliktusok oldása
• Operatív jelenlét, segítő figyelem biztosítása, amennyiben szükséges belépés az egyeztetésbe (Előfordul, hogy a területek funkciókat akarnak átadni)
• Mérés, Dokumentálás, Standardizálás, Folyamatábra aktualizálás
• Pozitív visszajelzés, dicséret mindkét oldalon (segítő és adaptáló)

Veszélyek:

• A vezető kimarad a folyamatból, már nem tudja mi történik az általa irányított területen
• Funkciók átkerülnek egyes területekről máshova, ahol túlterhelés jelentkezik
• Többletmunkát jelent, az egyik terület, egyszerűsítő megoldása máshol
• Félkész megoldást veszünk át, ami nem szünteti meg a probléma gyökerét, hanem csak felszíni változás (5Miért? hiánya)
• Az eredeti ötletgazda elveszik az értékeléskor, fontos, hogy a közös kaizen kidolgozást, tudásmegosztást, külön kiemeljük, díjazzuk

*Kaizen

Olyan pici, apró változtatás a saját munkámra vonatkozóan, aminek köszönhetően veszteséget, túlterhelést, hullámzó munkavégzést tudok csökkenteni informatikai beruházás nélkül. Az általam javasolt változtatás megszünteti a jelenlegi és az optimális helyzet közti eltérést, a probléma gyökerére hat, költségcsökkentésre, egyszerűsítésre, vevői elégedettségre irányul.

www.lean-hr.hu