HR Digitalizáció III: sokan mondják, kevésnek sikerül - Mikor kell külsős szakértőt bevonni?

- Mi került ezen harmincezer forintba, hiszen én is tudok ütni egyet a kalapáccsal? - Én viszont tudom, hova kell. Így hangzik a szakállas vicc, ami igazából nem is vicc, hanem maga a valóság.

Igaz történet alapján…

Az üzleti életben széles a skála: az egyenes egyik végén a cégek bátran lépnek a tettek mezejére, vonnak be külsős szakértőt, így gyorsítva a piaci szakértelem beáramlását és a saját kapacitás bővítését. A másik végén pedig önerőből oldják meg a projektjeiket, építik fel a belső tudást és szakértelmet.

Mikor jön el az a pont, hogy külsős szakértő nélkül nem lépünk tovább, és mi az, amire érdemes házon belül energiákat felszabadítani?

Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban az, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben? Hogyan segíthet egy külsős szakértő, hogy sikeresebb legyen a HR digitalizáció?

 

Bemutatkozás helyett

Egyszerre képviselem mindkét oldalt. Egyfelől a cég, ahol dolgozom, részben külsős HR digitalizációs szakértők kihelyezéséből él meg, másfelől nálunk is folyamatos a külsős munkatársak közreműködése, így egyszerre több szaktudást is tudunk „kívülről” behozni. Mindezek ellenére írásom célja nem a teljes kiszervezés megindoklása, hanem az, hogy rámutassak, fontos tisztában lenni a céljainkkal hasonló helyzetben. Ma három út létezik HR digitalizációs projektek esetén:

1. saját kapacitásból és szakértelemből oldjuk meg a projektet,
2. külsőst vonunk be a projekt egy részére vagy egészére,
3. nem oldjuk meg.

A következőkben szeretnék kielemezni néhányat a piacon sokat hallott ellenérvek közül.

„A külsős drága”

Az általános vélekedés úgy tartja, hogy egy külsős szakértő bevonása költséges művelet, azonban mindig fontos megnézni az érem másik oldalát is. Tegyük fel, hogy a cégünk eljutott arra pontra, hogy a HR nyilvántartását rendbe kell tennie, és eldöntjük, hogy emiatt HR szoftvert vezetünk be. Ennek a projektnek az előkészítéséhez releváns szakmai tapasztalat szükséges, hiszen ez nem a belső szakértelem része. Fel kell tennünk tehát a következő kérdéseket: Megéri-e a tudást házon belülről pótolni, vagy jobb, ha készen kapjuk? Megéri-e a már meglévő, saját állományból a kollégákat tovább képezni, és megvárni a beválásukat, vállalni az ezzel járó kockázatot? Megéri-e az így üresen maradt munkakörökre toborozni, átszervezni? Vagy jobb készen kapni a szoftverbevezetési tudást, amely egyébként fajlagosan drágább, mint a belső munkavállaló költségei? Ezeket mind-mind érdemes mérlegelnünk.

 

„Azért nem kell külsős, mert mi is meg tudjuk oldani”

A szakértelem nem old meg semmit, ha nincs szabad kapacitás. Egy külsős szakértő bevonása esetén, a szaktudás mellett a belső kapacitások hiányát, valamint a projektre való elkülönítés lehetetlenségét oldjuk fel, pénzért tudjuk pótolni a hiányzó belső energiákat és létszámokat erre az átmeneti időszakra.

 

„Nincs rá pénzünk”

Külsős szakértői munkát csak konkrét projektmunkára veszünk igénybe. Azaz, csak addig kerül pénzbe, amíg maga a projekt tart. A külsősnél nem merül fel az alkalmazottnál fizetendő járulékok költsége, megtakaríthatjuk a képzés-fejlesztési költségeket és sok más egyéb tételt is. Valamint azt se felejtsük el, hogy munkavállalót, alkalmazottat projekt lezárása miatt nem lehet elküldeni.

Az összehasonlítást tehát nem a külsős vs. belsős szinten kell vizsgálnunk és elemeznünk, hanem a külsős vs. „nincs elérhető szaktudás” vetületében. Az olcsóbb megoldás feletti öröm gyorsan elillan, ha a termék minősége.

„Nincs budget” – ez is gyakran hangzik el, mint érv. Én azonban azt a véleményt osztom, hogy csak arra nincs keret, amire nem akarunk, amire pedig igazán szükséges, arra el tudjuk különíteni a megfelelő összeget.

„Elviszi a tudást”

A külsős tanácsadó minden bizonnyal számtalan hasonló projektben szerezett már tapasztalatot, ismeri a buktatókat, így segíteni tud abban is, hogy elkerüljük a költséges zsákutcákat. A kezdeti példánál maradva: a segítségével elkerülhető a rosszul kiválasztott HR szoftver miatti többletköltség, idő és stressz. Kimondható, hogy külsőst csak meghatározott ideig érdemes bevonni, ugyanakkor az együttműködés alatt behozott tudása pótolhatatlan értéket ad a cégünknek. A külsős szakértő piaci tájékozottságát, projekttapasztalatait a közös munka során ki kell tudnunk aknázni.

 

„Az az érdeke, hogy többet számlázzon, ezért a projektet lassabban is végzi”

A külsős szakértő célja a fenntartható és folyamatos megbízás, akkor kap újabb és újabb megbízást, ha nem „feleslegesen égeti” a megrendelő pénzét. Ugyanakkor nála is jelen van egyfajta ellentmondás: a napidíjából minél többet szeretne számlázni, a vállalt határidőkkel viszont nem csúszhat. A megegyezés során a külsős szakértő számára ki kell kötnünk teljesítési célokat, határidőket, átvételi feltételeket, hogy fel se merülhessen az indokolatlanul eltöltött idő kifizetésének kérdése. Sajnos sokszor előfordul az is, hogy a megrendelő nem fogalmazza meg pontosan mit vár el a külsőstől. Így kerülhet sor olyan helyzetre, hogy már magának a feladatnak a meghatározását is a külsős szakértőnek kell elvégeznie, amelyet így végül szintén a megrendelő állhat.

 

Elvek és tapasztalatok

A „gig economy” működés hazánkban is elterjedt, sok szabadúszó szerződik egyszeri megbízásokra, projektekre, melyekre leginkább a digitális platformokon keresztül találnak rá, ugyanakkor elterjedt a hosszabb, (akár egyidejűleg, több megrendelő felé) többprojektes együttműködés is. Alapelvként kezelendő, hogy akkor vonjunk be külsőst, amikor tényleg egyedi tudásra, és kapacitásbővítésre van szükségünk. Amennyiben hosszabb távon tervezünk egy adott külsős személy, vagy cég bevonásával, bizonyosodjunk meg arról, hogy az új tudások behozását a külsős folyamatosan biztosítani tudja, és várjuk is el, hogy a piaci tapasztalat megosztása a munka rendszeres eleme legyen. Természetesen az üzleti titoktartásra az információmegosztás során figyelni kell.

A cikk a 2021 decemberi Munkajog szaklapban megjelent.

 

Renfer Péter

HR-IT szakértő, Nordconn