Tudom, hogy mit tettél home office-ban!

A napokban a közösségi média néhány HR-es szakmai csoportjában végigsöpört egy kérdés: hogyan ellenőrizhető (milyen szoftverrel, alkalmazással) a home officeban dolgozó munkavállaló?

Záporoztak a jobbnál jobb, kipróbált, bevált programok, applikációk. Azt gondoltam milyen jó kis anyag fog összegyűlni ezeknek a bemutatásából. Készítek egy ajánlót ezekből. Aztán egyre kevésbé tetszett ez az ötlet. Miért is kell ilyen eszközökkel ellenőrizni egy munkavállalót? A home office alapja nem a bizalom? Sőt a jó és eredményes munkatársi kapcsolat alapja nem a bizalom?

Induljunk el a bizalom kérdésköréből, és ígérem a végén azért lesz ajánló is a bevált programokból csak egy kicsit másképpen.

Kiben bízunk?

Kapcsolatainkat megvizsgálva meg tudjuk állapítani, hogy hogyan alakul ki a bizalom? A válasz igen. Azon túl, hogy megérzés és kémia, azért vannak kicsit kézzel foghatóbb tényezők is, mint például a közös értékrend, a szavahihetőség, a jó tapasztalat. Ha valaki új feladatot kap, akkor bizalmi légkörben elhisszük, hogy meg tudja csinálni, bízunk a teljesítményében, hozzáállásában. Ilyen közegben megengedett, hogy hibázzon, ha utána fejlődést tapasztalunk. Ha elvonatkoztatunk attól, hogy az irodában vagyunk, akkor miben változik ez a felvázolt helyzet? A térbeli elkülönültség, mint zavaró, bizalmatlansági tényező jelenik meg. Azonban, ha az előbb kiemelt bizalmépítő tényezőket nézzük (közös értékrend, szavahihetőség, jó tapasztalat) nem változik semmi. Hiába helyezzük át más térbe a munkavállalót, ugyanúgy ellátja a feladatát. A feladaton van a hangsúly. A kiadott feladatot, ha jól határozzuk meg, akkor azt számon is lehet kérni nap végén. Ez az irodában és home officeban is ugyanúgy fontos.

Azért bízunk meg benne, mert a közös munka során olyan impulzusok érnek, amik pozitív érzést váltanak ki. A bizalmi légkör alakításán dolgozik (jó esetben) mind a két fél. Új munkavállalóként nagyon nehéz megfelelni az elvárásoknak. A jó vezető tud tenni azért, hogy az egyértelmű feladat-meghatározás, az elvárások nyílt kommunikálása révén segítse a bizalom kialakulását. Bizalmi légkörben kutatások bizonyítják, hogy nő a teljesítmény, így érdemes ezért dolgozni. Itt is látjuk, hogy a feladatok pontos meghatározása, ütemezése az irodai és az otthoni munkavégzésnél egyaránt fontos. Ne csak azért struktúráljuk át a feladatok kiosztását, mert home officet szeretnénk bevezetni. Azért tegyük, hogy a munkavállalók számára kiszámíthatóbbak, átláthatóbbak legyenek a folyamatok, jobban érzzék magukat a munkahelyükön és a bizalmi légkör a teljesítményükre is ki fog hatni.

Hogyan ellenőrizhető a home officeban dolgozó munkatárs?

Gondolom most többen dörzsölik a tenyerüket, hogy végre, akkor most a jól bevált tippek következnek. Írták a „kis” közvélemény-kutatásban, hogy vpn elérhetőségnél mérhető az online jelenlét. Azonban, mint az elején írtam ezt máshonnan közelítem meg. Gondolkodjunk olyan rendszerben, ami az irodában ülő és távolról dolgozó kollégát is „ellenőrzi”.

Ilyen például egy feladatkezelő rendszer, mint például a Trello, Asana vagy a Monday. Online felületen, vagy okostelefonra letöltött applikációban a szervezeti egység tagjainak a feladatait lehet rendszerezni, átlátni. Timecamp a felhasznált időt tartja nyilván és az előbb említett programok nagy részével integrálható is.

A csapatban vagy egyénileg dolgozó kollégák feladatai ezekkel a rendszerekkel jól beoszthatóak és minden nyomon követhetőek. Nem ellenőrzésről van szó, hanem átláthatóságról.

Tudom mit tettél az irodában

A bizalmi légkör kialakításával már nem az ellenőrzés lesz a kulcsfontosságú, hanem a feladatok és az eredmények, mindegy lesz, hogy valaki az irodában ül vagy otthonról látja el a munkáját. Mindig az alapoknál érdemes kezdeni, az irodai folyamatokat átvizsgálni, lépésekre bontani. Ha már azt meg tudjuk határozni, hogy mit csinál az irodában a munkavállaló, akkor feladatokra bontva otthonra is kiszervezhető a munka. Az előbb felsorolt feladatkezelő rendszerekbe egyénekhez adva határozhatóak meg a feladatok. Természetesen a megfelelő technikai háttér - laptop, internet, telefon - szükséges hozzá.
Te tudod mit csinálsz az irodában?