Így zajlik egy elnök kiválasztása a gyakorlatban

Miért kellett új elnököt keresni?

Az AFS nemzetközi diákcsere-szervezetet az elmúlt öt évben az olasz származású Dr. Vincenzo Morlini vezette elnökként. Korábban éveken át vezette az olasz AFS partnerszervezetet, öt évvel ezelőtt pedig belső jelöltként nyerte el a nemzetközi elnöki pozíciót. Most, hogy nyugdíjas korba ért, úgy döntött, hogy mandátumát új elnöknek kívánja átadni.

Milyen jelentőséggel bír az elnöki pozíció az AFS-en belül?

Az elnök egyrészt ügyvezető igazgatóként irányítja a világszervezet New York-i központjának működését, másrészt felügyeli a New York-i központhoz kapcsolódó mintegy 50 partnerország vezetését is. Mivel a partnerországok nem hierarchiába rendezetten csatlakoznak a központhoz, az elnök konzultatív módon, saját személyes meggyőzőképessége segítségével irányítja és motiválja a világszervezetet. Az elnök fölött a munkáltatói jogokat az AFS International igazgatótanácsa (Board of Trustees) gyakorolja.

Hogyan látott hozzá a szervezet az új elnök megtalálásához?

Az igazgatótanács elsőként egy 8 fős keresőbizottságot (Search Committee) hozott létre. Az igazgatótanács nem előszelekciót várt el a keresőbizottságtól, hanem azt, hogy erősen javasoljon 1 megfelelő elnökjelöltet, esetleg állítson mellé maximum 1 alternatívát.
A keresőbizottságban minden kontinens, illetve kis és nagy partnerszervezetek képviselői is helyet kaptak. 4 tag az igazgatótanácsból került ki, mellettük még 2 partnerország ügyvezető igazgatója és 2 partnerország kuratóriumi tagja működött együtt. (A partnerországokat helyi szinten egy ügyvezető igazgató és egy kuratórium irányítja.) A két igazgató közül én voltam az egyik, a brazil igazgató pedig a másik. Ő a dél-amerikai kontinenst és a nagy partnerszervezeteket képviselte.

A keresőbizottság egyedül vagy külső segítséggel végezte feladatát?

Mivel a keresőbizottság 8 tagja közül 6 önkéntesként végezte a munkáját, túl nagy elvárás lett volna tőlük az, hogy a nagy körültekintést és fejvadászati szaktudást igénylő kiválasztási folyamatot ők maguk végezzék. A keresőbizottság ezért a folyamatba egy olyan tanácsadót kívánt bevonni, amelyik pontosan ismerte a piacot, és tudta, hogy mely szervezeteknél lehet olyan vezetőket találni, amilyenre az AFS-nek szüksége volt.

Így esett a választás egy globális fejvadász cég New York-i irodájára. A keresőbizottság a fejvadásszal együttműködésben egy nagyon részletes profilt állított össze, aminek az új elnöknek meg kellett felelnie.

Milyen értéket tudott hozzáadni a külső tanácsadó a kereséshez?

A tanácsadó a világszervezetünk hálózatában számos stakeholder véleményét kikérte arról, hogy ők milyen kompetenciákkal rendelkező személyt látnának szívesen elnökként az AFS élén. A tanácsadó a munkaköri leírásban (position summary) felsorolta, hogy a leendő elnöknek kikkel kell majd nagyon szoros kapcsolatot kialakítania, kiknek kell jelentenie és kikkel kell együttműködnie. Olyan embert kerestünk, aki hasonló háttérből jön, mint amilyen a mi szervezetünk. Önkéntesekkel való munkából is szerzett már tapasztalatot, képes arra, hogy közvetlen alá-fölérendeltség nélkül is meg tudja győzni a munkatársait.

Mi szükség van meggyőző képességre? Azt gondolná az ember, hogy az elnöknek nem kell győzködni magasan kvalifikált, amúgy is motivált kollégákat…

Ez igaz, de a világszervezet meghatározott néhány stratégiai irányt az interkulturális oktatás és tanulás, a marketing és a programfejlesztés terén, amelyekről a partnerországok közvetlenül beszámolnak az elnöknek. A világ ötven partnerországát ugyanabba az irányba kell beállítani, sőt konzultatív módon a stratégiaalkotásba is be kell vonni őket, a kialakított irányt pedig el kell fogadtatni, és számon kell kérni valamennyi partnerországon. Ez jelentős kihívás az elnök számára. Ráadásul az önkéntes háttér és a non-profit háttér mellett az elnöknek menedzsment képességekre is szüksége van, hiszen egy önálló költségvetéssel rendelkező AFS International irodát is irányítania kell. Az interkulturális munkatapasztalat és a kulturális érzékenység is elengedhetetlen, hiszen ez biztosítja, hogy egy nagy globális szervezetet is megfelelően vezethessen.

Meddig jutott a keresésben a keresőbizottság?

A jelölteket elsőként a fejvadász cég munkatársai hallgatták meg. Az önéletrajzokon és a motivációs leveleken kívül a tanácsadó cég egy-egy szöveges értékeléssel is igyekezett többletinformációt adni a keresőbizottságnak. A fejvadász egy elszóval védett online felületre töltötte fel a jelöltek valamennyi anyagát, így a bizottság tagjai a világ több pontján, saját időbeosztásuknak megfelelően tudták átnézni a pályázatokat. Számos belső és körülbelül 20 külső jelölt pályázati anyagát néztük át, s ezek alapján döntöttünk arról, kiket akarunk személyesen is meghallgatni.

Nagyon érdekes volt látni az eltérő kulturális háttérrel rendelkező önéletrajzokat. A németek írnak például a családi hátterükről, míg az amerikai önéletrajzban hiába keresnénk családra, életkorra vonatkozó információkat, vagy fényképet. Amerikában a munkahelyi tapasztalat és a tanulmányi háttér számít. Az ázsiai önéletrajz akár 30 oldalas is lehet. A kevésbé menedzser típusú ázsiai jelölt inkább a teoretikus tapasztalatait kívánta kidomborítani, ezért a munkatapasztalat mellett a karrierje során készített a tanulmányait, publikációit és előadásait is részletesen bemutatta.

A keresőbizottságban személyes találkozó keretében 7 jelöltet hallgattunk meg. Nagyon megkapó élmény volt a New York-i Park Avenue egyik felhőkarcolójának 32-ik emeletén magyarként részt venni komoly szakmai és intellektuális háttérrel rendelkező, nagy szervezeteket vezető emberek teljesítményének megítélésében. Végül négy jelölt került a rövidített listánkra.

Az interjúk után a bizottság tagjai rögtön adtak egymásnak visszajelzést a jelöltekről?

Egy értékelési táblázatba rendeztük az összegyűjtött információkat, és minden számunkra fontos és releváns információ vagy szempont meglétéhez pontokat rendeltünk.

A személyes interjúk során nagyon ügyeltünk arra, hogy minden jelöltnek egyenlő esélyt biztosítsunk. A fejvadász cég segítségével összeállítottunk egy interjú guide-ot és ugyanazokat a kérdéseket tettük fel mindenkinek, hogy jobban összehasonlíthatóak legyenek a jelöltek. Ugyanazokat a témaköröket boncolgattuk, nagyjából nyolc olyan kérdés volt, amit mindenkinek föltettünk. A kérdéseket is felosztottuk egymás közt, és megvolt arra is a forgatókönyv, hogy ki, mikor, mit kérdez.

Ez persze nem azt jelentette, hogy gépiesen kérdeztünk, és ha a beszélgetés során egy-egy természetes follow-up kérdés adódott, akkor azokat is feltettük.

Az interjúk körülbelül 1-1,5 óráig tartottak, aztán 20-30 perben megbeszéltük az elhangzottakat. Mindenki elmondta, hogy rá milyen benyomást tett a jelölt és továbbengedné-e a kiválasztási folyamatban. A második nap végén hoztunk végleges döntést arról, ki az, akit behívnánk a kiválasztás következő fordulójába. A keresőbizottság 2 jelöltet mutatott be az igazgatótanácsnak, akik közül az igazgatótanács végül Daniel Obst-ot választotta meg az AFS következő elnökének. Ő jelenleg a diákok és tanárok nemzetközi oktatási programjaival foglalkozó Institute of International Education alelnöke, és az AFS élén hivatalosan november elsején fogja elfoglalni hivatalát.