12 pont - Miért éppen outsourcing?

Az outsourcingot mint szolgáltatást, tulajdonképpen vállalatok óriási mérete, magas munkavállalói létszáma, az ahhoz kapcsolódó jelentős adminisztráció, valamint az egyes üzletágak, háttértevékenységek sokasága indokolja. A multinacionális cégek szervezeti ábráját áttanulmányozva számos olyan osztályt, egységet találhatunk, amelyek ugyan nem kapcsolódnak szorosan a főtevékenységhez, azonban (megfelelő) működésük elengedhetetlen.

Egy termeléssel foglalkozó cég esetében például a marketing rendkívül fontos, azonban nyilvánvaló, hogy a mérnöki-termékfejlesztési tevékenység előrébbvaló. Az emberi erőforrás tekintetében egyre több cég ismeri fel azt, hogy külső segítséggel rövidebb idő alatt gyorsabb eredményt érhet el, lévén, hogy a HR egyes funkcióit illetve egészét egy arra szakosodott humán szolgáltató cég magas szinten, professzionális módon tudja megoldani.

Az outsourcing legfőbb okai

Egy vállalatnak számos oka lehet arra, hogy a kiszervezés mellett döntsön:

Költségcsökkentés - erőforrások felszabadításával az emberi erőforrás és a tárgyi eszközök iránti igény, a változó és a fix költségek is csökkenhetnek, így további tőkeráfordítások is elkerülhetők, mérsékelve a további befektetések és a felvett hitelek, működési költségek összegét.

A hatékonyság növelése - a cég jobban tud összpontosítani azokra a feladat- és tevékenységi körökre, amelyekből bevétele és nem utolsó sorban sikere származik. A nem főtevékenységek kiszervezésével fokozható a munkamódszerek intenzitása és szervezettsége, a munkafolyamatok koordinációja, és ezáltal a minőség, valamint csökkenthető a hibaarány és a rizikófaktorok.

A professzionalitás kiterjesztése a lehető legtöbb tevékenységre - mindazon szolgáltatók, akik egy-egy adott terület kiszervezésére szakosodtak, biztosítják a megbízó cég számára, hogy az ügyfél igényei szerint, a legszínvonalasabb módon végzik munkájukat.

A képzési költségek csökkentése - tekintve, hogy a háttértevékenységekben dolgozóknak éppúgy szükségük van tréningekre, képzésekre az ebből adódó kiadások gyakorlatilag megszűnnek az outsourcing segítségével.

A járulékos tevékenységek csökkenése - miután a megbízó cég meghatározta a kiszervezni kívánt funkciókat, azt tapasztalhatja, hogy más tevékenységekre is kevésbé lesz szükség. Csökkenhet például a beszerzési osztály munkája, a munkaügyi adminisztráció, stb.

Stratégiai gondolkodás, világos célok - mind az operatív folyamatok, mint a stratégiai tervek megvalósulási és beválási aránya nagyobb a kiszervezés esetén, mintha egy vállalat számos tevékenységének egyikeként kellene a célokat beazonosítani.

Megbízhatóság - a tervezhető folyamatokból kifolyólag a cég saját maga is kiszámíthatóvá válik, amelyet megrendelői, ügyfelei is elismernek majd.

A szolgáltatóval kiépített jó kapcsolat - ideális esetben a kiszervezéssel foglalkozó cég támogatja és menedzseli az adott területhez kapcsolódó folyamatokat, további javaslatokat dolgoz ki az innovativitás érdekében, növeli a teljesítményt, felhívja a figyelmet a lehetséges akadályokra, átvállalja a kockázatok egy részét.

Teret nyer a hozzáadott érték - egy olyan szervezetnél, ahol az egyes folyamatok gördülékenyek és jól tervezhetők, egyre nagyobb hangsúlyt kapnak a járulékos értéket képviselő szolgáltatások, új fejlesztésű termékek.

Gyors változások nyomonkövetése - a kiszervezést nyújtó cégek egyik legfőbb szempontja, hogy lépést tartsanak a piaci változásokkal, mivel saját versenyképességük egyik kulcsa a megújulás és a naprakész tudás. A megbízó biztos lehet abban, hogy minimális energia befektetése mellett is értesülni fog kiszervezett területet érintő változásokról.

Időszakos igények kielégítése - ha a megbízó cégnek a kiszervezni kívánt tevékenységre időszakosan van szüksége, illetve nem tudja ütemezni az igények felmerülését, sokkal előnyösebb megoldás, ha van egy biztos szolgáltatója, akit akár azonnal megbízhat a munka ellátásával. Így az erőforrások felmérése nélkül oldhatja meg a kapcsolódó projekt végrehajtását, mindössze egy kijelölt kapcsolattartóra lesz szüksége, aki felügyeli a szolgáltató cég munkáját és teljesítményét.

Ügyfélelégedettség - a fent felsorolt tényezők eredménye egy rugalmasan működő, gyors reakcióra képes és jól szervezett vállalat, amelynek ügyfelei nagy valószínűséggel elégedettek lesznek, így ez további sikereket generálhat a cég számára.

Az ésszerűség keretein belül

Természetesen, mint mindennek, az outsourcingnak is lehetnek hátrányai, hogyha nem előzi meg körültekintő elemző munka az ezzel kapcsolatos döntést. Nem ajánlatos túl sok tevékenységet kiszervezni egyszerre egy időben, inkább lépésről lépésre kell felmérni a lehetőségeket. A fő-, a kapcsolódó és a háttértevékenységek szétválasztásával világos képet kaphatunk arról, mely területek outsourcingján érdemes elgondolkodni, milyen időtávra. A legfontosabb a célok világos meghatározása, tehát, hogy mi az, amit elvárunk a szolgáltatótól, mivel már az első tárgyalások során arról lesz szó és a profi működtetéshez számos információra lesz szükségük. Amennyiben megszületett a döntés a kiszervezni kívánt területről és annak funkcióiról, megkezdődhet a szolgáltató kiválasztása és a felkészülés az információátadásra.

Polgár Zita

Doit HR Szolgáltató és Tanácsadó Kft.