Bevezetni és fenntartani - ez is a HR feladata

Az e-learning iránti igény kommunikációja, a felkészülés a bevezetésére, a bevezetése és a fenntartása egyértelműen inkább HR-feladat, amelyet informatikai eszközökkel állítanak elő és informatikai támogatással működik, vezette le Koharek András az AR Tudásmenedzsment Kft. ügyvezetője a konferencia zárszavaként. A cikk nem véletlenül indul ebből a tisztázó alapvetésből, hiszen az e-learninget alapvetően HR-szemszögből vesszük górcső alá.

Blended képzési eszközök

Több vállalati példából is az derült ki, hogy az eszközt általában vegyesen használják a hagyományos képzési módszerekkel, így például a tantermi előadásokkal. Szénási Adrienn, az ERSTE Bank tréning osztályvezetője az e-learning mellett a rugalmasságot, testre szabhatóságot, idő és költséghatékonyságot, azonnali riportolhatóságot valamint az egyszerűséget és kiszámíthatóságot hozta fel, amellyel képezni lehet akár 2700 fős dolgozói állományt is. Mint előadásában elmondta a bankban 5 egységes, kötelező tananyag van, amelyet az ügyfélszolgálati munkatárstól a vezérigazgatóig mindenkinek el kell végeznie. Ugyanakkor van számos másik is, amelyek a területek szerinti képzésre alkalmasak. Az egyetlen dolog, ami az eszközből hiányzik az a személyesség, amely például az ügyfelekkel való bánásmód technikáinak elsajátításához mindenképpen elengedhetetlen.

Különösen akkor jelent komoly segítséget egy ilyen rendszer megléte, a kész tananyagok, amikor egyes anyagokat, információkat nagyon gyorsan kell átadni sok dolgozónak, így például olyan hirtelen jött jogi, törvényi szabályozásokat, amelyeknek a hatályba lépéséig másként egyszerűen nem lehet képbe helyezni a munkavállalókat, akiknek pedig majd ezeket az információkat a mindennapi gyakorlatban kell alkalmazniuk, illetve közvetíteniük az ügyfelek felé.

Ugyanakkor a látszólag egyszerű rendszer nagyon komoly háttérmunkálatokat kíván, hiszen a tananyagokat a különböző szakterületekkel együtt kell frissíteni, az új tananyagok bevezetése komoly ütemezést, kampányidőszakot, a teljesítések monitorozását igényli. Az anyagot minél interaktívabbá, a felületet minél felhasználóbarátabbá kell tenni.

Karászi Gyöngyi, az Aegon értékesítési részlegének oktatási vezetője is a blended vagyis vegyes képzési eszközök és az integrált képzésmenedzsment mellett tette le a voksot előadásában. Mint mondta az e-learning nem egy elkülönült sziget, hanem szorosan kapcsolódik az egyéb HR-rendszerekhez, amelyek között nagyon fontos a kommunikáció. Az üzletkötők, tanácsadók képzésének nagyon fontos részét képezi ez a technológia, hiszen nekik leggyakrabban a központtól távol kell elsajátítaniuk a szükséges információkat, vizsgát tenniük belőle, majd a tudást az új termékekkel, a rájuk vonatkozó szabályozásokkal mindig frissíteni.

A rendszerek egysége azért is fontos, mert a partnerek az elvégzett tananyagok, vizsgák alapján kapnak bizonyos jogosultságokat, amelyeket ellenőrizni kell, hogy bizonyítható legyen, hogy az illető jogosult azoknak a feladatoknak a végrehajtására, amelyeket végez. Mindez pedig összeköttetésben van a jutalékrendszerrel, amely alapján az üzletkötő a jövedelmét kapja. Ugyanakkor az e-learning mellett szükség van személyes prezentációkra és mentorálásra is.

Nagy rendszerek működése

Surguta András, Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézet, Uniós Projekt Igazgatóság projektmenedzsere egy hatalmas, open source alapú rendszer kialakításának menetébe engedett betekintést. A Nemzeti Egészségügyi Informatikai Rendszer kiépítése és bevezetése zajlik, amelynek lényege, hogy az ellátórendszerben egy teljes betegéletút elérhető legyen. Ennek bevezetéséhez azonban komoly támogatási, képzési rendszer is járul.

Hatalmas mennyiségű felhasználót kell kielégítenie a rendszernek, hiszen körülbelül 140 ezer a betegellátásban és további nagyjából 10 ezer irányítási szakterületen dolgozó szakembernek kell megtanulnia a használatát. Ez elektronikus képzési támogatás nélkül egyszerűen megvalósíthatatlan volna. A képzők képzése itt is vegyes módszerekkel történik, azaz személyes eligazításokon is részt vesznek. Itt a mentorálás azért is nagyon fontos, mert a kialakulóban lévő rendszerben folyamatában is rengeteg változás lesz, amelyeket le kell követni. A vezetők aztán kiképzik a munkatársakat is. Komoly munkaköri és képzési mátrix létrehozására is szükség van, mert a rendszer annyira összetett.

Papp László Dávid a Comforce Zrt. vezérigazgatója a határokon átnyúló lehetőségeket emelte ki, amit az e-learning nyújt. A nemzetközi színtéren működő szolgáltató központoknál ez a képzési módszer szükségszerűség, hiszen akkor is minőségi "ellátást" kell nyújtani, ha az illető nem az adott országban él. Így a kontroll és a képzés is felhő alapon működik, a feladatokat pedig a 22 nyelven dolgozó munkavállalók látják el. Ennek része a sokszínűség miatt egy erőteljes integrációs képzés, soft skillek oktatása. Maga a képzés szűri is a munkavállalókat, aki átjut a képzési fordulókon és megfelelően elkötelezett az maradhat körön belül, ami mindössze 10 százalék. A vezérigazgató szerint sok előnye mellet az e-learning rendszer fejlesztése alapvetően nagy létszám esetén éri meg igazán.

Igényfelmérés és gamefication

A köztisztviselői szférában futó projektek közül két érdekességről számolt be Dr. Kádár Krisztián, a Nemzeti Közszolgálati Egyetem E-tanulás Módszertani központ vezetője. Az egyik, hogy a közigazgatásban ténylegesen felmérték a köztisztviselők igényeit, hogy mire van szükségük, milyen tartalomban, formában szeretnék megkapni ezeket az ismereteket. Ez azért is lényeges, mert a dolgozóknak évi 2-3 kötelező képzést kell elvégezniük, amiért kreditpontokat kapnak. A szándék az, hogy ami működik a jelenléti képzésben, azt át lehessen ültetni az elektronikus rendszerbe is, és a szerzett élmény hasonló legyen.

Példaként említette azt a szimulációs, gamefication tréninget, amelynek célja, hogy érzékenyítse a köztisztviselőket a hátrányos megkülönböztetéssel szemben. Az anyagnak része egy tudástár, amelynek célja, hogy szétbombázza a sztereotípiákat, a játéktárban pedig kvíz és jelenetek szimulációja található, amely alapján mérhető a dolgozói előítéletesség. A tananyagokat érdekessé téve át lehet törni az alulmotiváltságot, amely gyakran ezeknek a képzéseknek az elvégzése kapcsán megjelenik, hangsúlyozta Kádár Krisztián.

A játékosításról, szintén mint a motiváció erősítésének lehetőségéről beszélt Fromann Richárd a JátékosLét Kutatóközpont vezetője, aki egészen Harlow 1950-es elméletéig vezette vissza a játékosság, mint hatékony eszköz "felfedezését", mely vizsgálatban az nyert bizonyítást, hogy jutalmazás és büntetés nélkül is rá lehet venni valakit egy tevékenységre, egyszerűen azért, mert érdeklődésből, belső hajtóerő által vezérelve teszi, amit tesz. A kíváncsiság az igazi motiváció. Ezt használja ki a gamefication is.

A módszer lényege, hogy játékmechanizmusokat alkalmaz nem játékos környezetben. A jó játék személyre szabott, nehézsége idomul a képességekhez. Fontos, hogy jó célrendszere legyen, a dolgozó lássa, hogy mi az értelme annak, hogy ő az adott képzést elvégzi, mit szolgál, hová jut el vele. Ugyanilyen lényeges a jó jutalom is, ami egy azonnali, arányos és mindig pozitív visszacsatolás. Az e-learning rendszerekkel szemben a felfedezés, érdeklődés vágyát kell felkelteni, ahogy egy jó játékkal is, akkor tudnak igazán hatékonyak lenni.