Egyre nagyobb teret kap az outsourcing

Napjainkra sok cég felismerte, hogy egy vállalkozás számára a leggyümölcsözőbb, ha lehetőség szerint minden erejét és figyelmét az alaptevékenységére összpontosítja. Európában az "úttörők" már több mint 10 éve felismerték ezt, s döntöttek úgy, hogy bizonyos, elsősorban tevékenységük profiljába szorosan nem tartozó tevékenységeket "kiszerveznek", s felelősséggel, mindenestől külső vállalkozóra bíznak.

Költségmegtakarítás, minőségjavulás, professzionalizmus, rugalmasság, mentesülés bizonyos terhektől, felelősségtől. Ezek azok az alapkritériumok, amelyeket a vállalatok általában elvárnak az outsourcingtól, legyen szó humán szolgáltatási, pénzügyi, számviteli, informatikai, vagy egyéb területről. Magyarországon korántsem egyértelmű még e tevékenység megítélése. Bár könnyen belátható, hogy hazánkban is egyre több cég éri el azt az érettségi és méretbeli szintet, mely szükségessé teszi az úgynevezett kiszolgáló területek vállalaton kívüli, külső szolgáltatóhoz helyezését.

Amennyiben egy cég a kiszervezés mellett dönt és körültekintően választja ki partnerét, akkor feladatainak döntő többségére professzionális, számon kérhető megoldást kap. Ily módon megszabadulhat a szoros határidők, feladatok nyomon követése, folyamatos képzések, valamint a kiszervezett területeken bekövetkező hirtelen felfutások okozta plusz feladatok terhétől.

A bérszámfejtés és a pénzügy/számvitel tipikusan olyan területek, amelyeket jövedelmezőbb külsős cég bevonásával működtetni.

A bérszámfejtési - és a pénzügy/számviteli tevékenységek kiszervezésekor célszerű figyelembe venni, hogy a szolgáltató milyen szintű informatikai háttérrel rendelkezik. Érdemes olyan partnert választani, amely professzionális IT támogatottságot élvez, hiszen ez esetben az online elérhetőség mellett a magas fokú IT biztonság, személyre szabott jogosultsági rendszer, egységes riportolási struktúra és a folyamatos megbízható működés garantálható. A magas szintű IT támogatás segítségével a kiszervezett tevékenységek pontossága, gyorsasága, nyomon követhetősége növekszik. Egy professzionális IT hátterű szolgáltató lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy lekerüljön válláról az adatok előkészítése és szinkronizálása okozta teher.

Ma már nem lehetetlen, hogy a bérszámfejtés output adatszolgáltatás folyamatából eltűnjön a papír. Fontos, hogy kiszervezés esetén a megbízónak lehetősége van arra, hogy az alkalmazás igazodjon az ő igényeihez, és ne ő igazodjon az alkalmazáshoz. A fejlett információs technológia eredményeképpen magas szintű az adatvédelem és az adatbiztonság, emellett minden adat és információ könnyen, riportok, statisztikák formájában hozzáférhető, amely az online felületnek köszönhetően magas szintű kényelmet garantál a megbízó számára.

Bérszámfejtés kiszervezése esetén a kiszervezés mellett döntő vállalkozás az alábbi előnyöket élvezheti:

- költséget takaríthat meg, hiszen a szolgáltatási díj alacsonyabb, mint a munkáltatói terhekkel fizetendő bérek, a szervezetet terhelő egyéb járulékos költségek, a szoftver bérlésének, vásárlásának, és folyamatos fejlesztésének, valamint a munkatársak képzésének költségei,
- nem kell a jogszabályok folyamatos változásainak nyomon követésével foglalkoznia,
- a szolgáltató számon kérhető és elszámoltatható, illetve felelősségre is vonható,
- akár on-line hozzáférést kaphat az alkalmazott szoftverhez, amely segítségével folyamatosan tájékozódhat a bérek, járulékok, bejelentések aktuális helyzetéről,
- társadalombiztosításhoz kapcsolódó feladatait teljes körűen partnerére bízhatja,
- egyéni igényeinek megfelelő vezető támogató riportokat, statisztikákat kaphat,
- outsourcing partnere van kapcsolatban a hatósági szervekkel,
- adatait teljes biztonságban tudhatja,
- akár bér, tb, adó és HR tanácsadást is igénybe vehet,
- profi szakemberekkel működhet együtt.

Ugyanakkor az alábbiakkal is szembe kell néznie:

- szervezeti változások végrehajtása, a bérszámfejtési tevékenységgel foglalkozó munkatársak elhelyezése, áthelyezése, esetleges elbocsátása,
- átállás okozta változások kezelése
- adatok migrációja

Vannak outsourcing cégek, amelyek a bérszámfejtés kiszervezésen túl megrendelői igény esetén a pénzügy/azámvitel és az informatika gondját is leveszik a megbízó válláról. A könyvelési feladatok kiszervezésekor szintén online hozzáféréssel működő, egyedi alkalmazás várja a megrendelőt. A szolgáltató képzett szakembereinek elsődleges feladata a pénzügyi és számviteli teendők naprakész ellátása és menedzselése.

Csakúgy, mint a bérszámfejtés esetében, a megbízó a naprakész jogszabályi ismeretekre építő tanácsadást is igénybe vehet.

Megéri kiszervezni a könyvelését és pénzügyi tevékenységét, ha:

- csökkenteni szeretné a költségeit,
- úgy gondolja, hogy segítené a munkáját, ha a könyvelésnek megfelelően riportok állnának a rendelkezésére,
- csökkenteni szeretné az adminisztrációját,
- szeretné, ha a hatósági ellenőrzésekkor a kötelező feladatok nagy részét nem Önnek kellene elvégezni,
- szeretne részletesebb információkhoz jutni, akár termékenkénti jövedelmezőséget is figyelni,
- szeretné növelni adatainak védelmét, biztonságát.

Megéri könyvelőt váltania, ha:

- Könyvelője nehezen tartja a lépést az aktuális jogszabályi változásokkal,
- Gondot okoz számára, hogy naprakész legyen.

A fent leírtak kapcsán felmerülhet a kérdés:

Megoldást jelenthet-e a kiszervezés a gazdasági válság hatásainak enyhítésében?

A válasz igen is, meg nem is. Bizonyos cégméret alatt nem feltétlenül térül meg a kiszervezés, viszont abban az esetben, ha egy cég nagyobb létszámmal működik és fel van készülve a változások kezelésére, megfelelő menedzselésére, már rövidebb távon is kézzel fogható, költség-, és adminisztrációcsökkenésben megmutatkozó előnyöket tapasztalhat.

Látható, hogy a vállalkozásoknál egyre nagyobb teret nyer a piacon a profiljukba nem illő feladatok kiszervezése. Ez egyrészről a vállalkozások életében végbemenő szemléletváltásnak, másrészt a szolgáltatók szolgáltatási színvonal emelkedésének köszönhető. Az outsourcing piacon hosszú távon azok a szolgáltatók könyvelhetnek el sikereket, amelyek kiemelt figyelemmel kezelik az ügyfeleiket, magas minőségi színvonalat képviselnek, komplex szolgáltatást nyújtanak és folyamatos innovációval a megbízókkal szoros együttműködésben segítik azok munkáját.

Bittmann Györgyi
IQSYS Zrt., HR ágazat igazgató