Elhozhatja a könyvelőirodák megbecsülését a digitalizáció
Decemberben még zacskóban vitték a könyvelőnek a számlákat a vállalkozók, ma online küldi az adatokat az adóhivatal. Évtizedek alatt kialakult munkamódszerek és szokások változtak meg egyik hónapról a másikra radikálisan. A most végbemenő digitalizáció évtizedes akkut problémák és sérelmek megoldásának lehetőségét kínálja a könyvelőirodáknak.
„A nem is olyan távoli jövő könyvelőirodája főként vállalati pénzügyi és adótanácsadói feladatokat fog végezni. Az irodák papírmentesek lesznek, ahol minden folyamat digitalizált, az ügyféltalálkozók időpontfoglaló rendszeren keresztül kerülnek egyeztetésre és természetesnek számít az online az ügyféltalálkozó. Az elvégzett feladatok átláthatók, az elszámolás a végzett feladatokkal arányos” - így képzelni el a jövő könyvelőirodáját Harkai István a Minősített Könyvelők Egyesületének elnöke.
Ma még azonban a könyvelőirodák mindent megcsinálnak, amit az ügyfél kér. Egy átlagos könyvelőiroda feladatai közé tartozik a könyvelésen felül az adótanácsadás, a munkaszerződések készítése, a munkavállalók ki- és beléptetése, szabályzatok készítése, a hiteligényléshez és pályázatok írásához szükséges adatszolgáltatás, és még folytathatnánk a sort. Az évek alatt egyre bővült az elvégzett feladatok köre.
„Sajnos a többletfeladatok elvégését a könyvelők évtizedek óta nem tudják érvényesíteni a könyvelési díjban, aminek az lett az eredménye, hogy mára az irodák többsége áron alul dolgozik és túlterheltséggel küzd. Olyanná természetessé váltak ezek a többletfeladatok, mint az anyák által, a munka mellett végzett házimunka” - jellemezte a helyzetet Harkai István a Minősített Könyvelők Egyesületének Elnöke.
Az anyagi megbecsülés hiánya mellett állandó probléma a vállalkozók határidőköz való lezser hozzáállása. Jellemző, hogy a határidők előtti napokban adják csak le a könyvelési anyagot, ezzel alaposan megnehezítve a könyvelők dolgát.
Új esélyt kínál a digitalizáció
„A szemünk előtt zajló digitalizáció esélyt ad a könyvelőirodáknak feladataik és feltételeik újratárgyalására. Új árképzésre, a feladatok újra definiálására és az összes olyan probléma megoldására, melyekkel eddig a könyvelő szakma küzdött” - állítja Harkai István.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a könyvelőiroda számos feladatot automatizálhat, hatékonyabbá téve a működését. Ugyanakkor bevezethet online időpontfoglalást, amivel irányíthatja az ügyfélforgalmat, megszüntetve az utolsó pillanatban való anyagleadást. Az adatrögzítésen felszabaduló időt a könyvelők az ellenőrzésre, tanácsadásra, kontrolling feladatokra fordíthatják, ami a szolgáltatás minőségének javulásához vezet.
Ehhez természetesen szükség van a könyvelőirodák működésének fejlesztésére, újjászervezésére. Mivel a digitalizáció egyébként is fejlesztésekre kényszerít, kézenfekvő egy versenyképesebb, fenntarthatóbb működés kialakítása - mondta Harkai István.
A szakember szerint, ehhez minden adott. A július 1-től kötelezővé tett online számla adatszolgáltatás katalizátorként hatott a könyvelőirodák digitalizációjára. A változásokat felgyorsítja és mélyíti a koronavírus digitalizációt élénkítő hatása. Vállalkozások százezrei tértek át kézi számlázásról online számlázásra, sokan pedig már ma online egyeztetnek a könyvelőjükkel a koronavírus miatt.
A Minősített Könyvelők Egyesületének szeptemberi felmérése szerint a könyvelőirodák 85 százaléka ismeri a NAV online számla és információ letöltési lehetőségeit és azok működését, melyek a kimenő számlák visszakérését, pénztárgépes jelentés visszakérését, szállítói számlák lekérdezését teszi lehetővé. Automatizált kontírozó megoldásokat 35 százalékuk használ, 31 százalék pedig tervezi, hogy használni fogja. A szkennelt számlák automatikus kiolvasását támogató szoftvert a válaszadók 16 százaléka alkalmaz, a jövőben 41 százalék tervezi a használatát. Azonban csak a könyvelőirodák 10 százaléka dolgozik irodai munkafolyamatokat vezérlő szoftver megoldásokkal és csak 36 százalék tervezi.
“Az adatok alapján azt látjuk, hogy az könyvelők többsége nyitott a változásra és kisebb, nagyobb digitális fejlesztésekbe kezdtek. Azonban a válaszadók 3-5 százaléka elzárkózik mindennemű informatikai fejlesztéstől. Sajnos ezek az irodák a digitalizáció áldozataivá válhatnak” - mondta Harkai István.
Ma még azonban a könyvelőirodák mindent megcsinálnak, amit az ügyfél kér. Egy átlagos könyvelőiroda feladatai közé tartozik a könyvelésen felül az adótanácsadás, a munkaszerződések készítése, a munkavállalók ki- és beléptetése, szabályzatok készítése, a hiteligényléshez és pályázatok írásához szükséges adatszolgáltatás, és még folytathatnánk a sort. Az évek alatt egyre bővült az elvégzett feladatok köre.
„Sajnos a többletfeladatok elvégését a könyvelők évtizedek óta nem tudják érvényesíteni a könyvelési díjban, aminek az lett az eredménye, hogy mára az irodák többsége áron alul dolgozik és túlterheltséggel küzd. Olyanná természetessé váltak ezek a többletfeladatok, mint az anyák által, a munka mellett végzett házimunka” - jellemezte a helyzetet Harkai István a Minősített Könyvelők Egyesületének Elnöke.
Az anyagi megbecsülés hiánya mellett állandó probléma a vállalkozók határidőköz való lezser hozzáállása. Jellemző, hogy a határidők előtti napokban adják csak le a könyvelési anyagot, ezzel alaposan megnehezítve a könyvelők dolgát.
Új esélyt kínál a digitalizáció
„A szemünk előtt zajló digitalizáció esélyt ad a könyvelőirodáknak feladataik és feltételeik újratárgyalására. Új árképzésre, a feladatok újra definiálására és az összes olyan probléma megoldására, melyekkel eddig a könyvelő szakma küzdött” - állítja Harkai István.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a könyvelőiroda számos feladatot automatizálhat, hatékonyabbá téve a működését. Ugyanakkor bevezethet online időpontfoglalást, amivel irányíthatja az ügyfélforgalmat, megszüntetve az utolsó pillanatban való anyagleadást. Az adatrögzítésen felszabaduló időt a könyvelők az ellenőrzésre, tanácsadásra, kontrolling feladatokra fordíthatják, ami a szolgáltatás minőségének javulásához vezet.
Ehhez természetesen szükség van a könyvelőirodák működésének fejlesztésére, újjászervezésére. Mivel a digitalizáció egyébként is fejlesztésekre kényszerít, kézenfekvő egy versenyképesebb, fenntarthatóbb működés kialakítása - mondta Harkai István.
A szakember szerint, ehhez minden adott. A július 1-től kötelezővé tett online számla adatszolgáltatás katalizátorként hatott a könyvelőirodák digitalizációjára. A változásokat felgyorsítja és mélyíti a koronavírus digitalizációt élénkítő hatása. Vállalkozások százezrei tértek át kézi számlázásról online számlázásra, sokan pedig már ma online egyeztetnek a könyvelőjükkel a koronavírus miatt.
A Minősített Könyvelők Egyesületének szeptemberi felmérése szerint a könyvelőirodák 85 százaléka ismeri a NAV online számla és információ letöltési lehetőségeit és azok működését, melyek a kimenő számlák visszakérését, pénztárgépes jelentés visszakérését, szállítói számlák lekérdezését teszi lehetővé. Automatizált kontírozó megoldásokat 35 százalékuk használ, 31 százalék pedig tervezi, hogy használni fogja. A szkennelt számlák automatikus kiolvasását támogató szoftvert a válaszadók 16 százaléka alkalmaz, a jövőben 41 százalék tervezi a használatát. Azonban csak a könyvelőirodák 10 százaléka dolgozik irodai munkafolyamatokat vezérlő szoftver megoldásokkal és csak 36 százalék tervezi.
“Az adatok alapján azt látjuk, hogy az könyvelők többsége nyitott a változásra és kisebb, nagyobb digitális fejlesztésekbe kezdtek. Azonban a válaszadók 3-5 százaléka elzárkózik mindennemű informatikai fejlesztéstől. Sajnos ezek az irodák a digitalizáció áldozataivá válhatnak” - mondta Harkai István.
Mit kezdenek a munkaerőhiánnyal a cégek? Még több erőforrást tesznek a toborzásba? Vagy jobban figyelnek meglévő munkavállalóikra?
Az emberek fontosabbak, mint a folyamatok - a Netflix rendhagyó szervezeti kultúrájáról