Fontos, hogy tudjon az ügyfél fejével gondolkodni - így választ outsourcing szolgáltatót a Sofidel

Az olaszországi központtal rendelkező, háztartási papírtermékeket gyártó multinacionális cég, a Sofidel is a kiszervezés mellett tette le a voksát - a döntés okairól, a szolgáltató kiválasztásáról és a gyakorlati tapasztalatokról beszélgettünk a cég magyarországi leányvállalatának HR igazgatójával, Molnár Mónikával.

Molnár Mónika, a Sofidel HR igazgatója


Hogyan született meg az igény a Sofidelnél a számfejtés outsourcing-jára?

A cégcsoporton belül egységes policy az outsourcing, minden leányvállalatban kiszervezésre kerül a bérszámfejtés, úgyhogy ez nem igényelt külön döntést.

Mi áll a cégpolitika hátterében?

Több oka is van annak, miért egyszerűbb az egész tevékenységet szolgáltatásként menedzselni. A HR-nek így kevesebb erőforrást kell arra fordítania, hogy a pótlást megoldják betegség esetén, nem kell külön foglalkozni a bérszámfejtők fizikai elhelyezésével, képzésével, és még számos egyéb megoldandó feladat is kiesik a kiszervezéssel. A bérszámfejtés a HR-en belül is egy speciális tudást igényel, amivel nem rendelkezik mindenki, így ebből a szempontból is biztonságosabb az outsourcing.

Ezek a szempontok a gyakorlatban is megvalósulnak? Van olyan pillanat, amikor azt gondoljátok, hogy jobb lenne mégis inkább házon belül tartani a bérszámfejtést?


Igen, abszolút megvalósulnak. Korábban plusz erőforrást jelentett a kapcsolattartás és a dokumentációk eljuttatása, de a mai világban már ennek sincs akadálya, hiszen mindez gyorsan vagy akár azonnal megoldható.

Miért váltottatok a közelmúltban szolgáltatót?

Már a Sofidelhez kerülésem legelején szembesültem vele, hogy nem megfelelő szolgáltatást kaptunk az akkori partnertől. Papíron vezettük a nyilvántartásokat időszámításunk előtti módszertannal, a rendszereink pedig nem voltak összekapcsolva egymással. Például volt munkaidőterminál és SAP, de egyáltalán nem dolgoztak be sehova, így a különálló rendszereket kézzel kellett töltögetni, szinten tartani, és közben pedig arra is figyelni, hogy mindenhova egyforma adatok kerüljenek. Eldöntöttem, hogy nagyot fogok lépni, és úgy átalakítani a szisztémát, hogy a rendszerek össze legyenek kötve egymással, kiküszöbölve minden adatproblémát, ami a rendszerek különállásából fakadt.

Hogyan esett a választás a BaBérra, mint szolgáltatóra?

Amikor rendszereket akarunk összekötni, mindig speciális igények merülnek fel a szoftver irányába, és egészen biztosan fejleszteni kell valamit. Én olyan outsource céget szerettem volna, akik nem csak outsource-olnak, hanem fejlesztenek is. A számfejtésünk ott van a legjobb helyen, ahol a szolgáltató mélységeiben átlátja a szoftvert, tudja, hogy ahol SAP-t használnak, ott milyen típusú adatok mozognak a rendszerek között, és akár tanácsot is tud adni a rendszerek összekötésében. És persze fejlesztésben is rutinnal rendelkezik, aminek köszönhetően a rugalmasság is megvan.

A főbb kiválasztási szemponton túl mi segített még a döntésben?

Volt egy nagy döntési táblánk, amiben az összes elvárás szerepelt, amit a szolgáltató felé támasztottunk. Ezek között nem csak az interfész volt fontos szempont, hanem a dolgozók részére is szerettünk volna egy jobb szolgáltatást nyújtani, azaz egy olyan szoftvert találni, ahol önkiszolgáló módon tudják kitölteni a jelenlétüket, igényelni a távollétüket. Szerettük volna, hogy érezzék, itt már nem huszadik századi a HR, hanem ez egy magasabb szint, képesek vagyunk fejlődni, és a dolgozók felé is szolgáltatni olyan szoftverek révén, legyen az cafeteria vagy jelenlét, amit ők is szeretnek használni. És persze szempont volt még a riportolhatóság és az adatbiztonság is.

Összetett döntés született nálatok. Sok szempontot említettél, melyik volt a végső lökés, ami a BaBér felé irányított?

A személyes tapasztalat. Én már több cégnél is dolgoztam a BaBérral, és tudtam, hogy mit fogok vállalni. Ugyanakkor dolgoztam más szolgáltatókkal is, így azt is tudtam, mit nem akarok vállalni, mert vagyok már túl olyan váltáson, ami után azt mondtam, hogy soha többet. A BaBér jelenleg már elég nagy cég, de még elég rugalmas - ez az a pillanat, amikor még tud az ügyfél fejével gondolkodni, és nem számokban jelenik meg számára a partner, hanem emberként. Mindig nagyon jól tudtunk együtt dolgozni. Probléma esetén tudok kihez fordulni, válaszokat kapok, és nekem az nagyon fontos, hogy ne az ügyfélszolgálatot kelljen felhívnom, és Ádámtól, Évától elkezdeni, mi a problémám. Már a sokadik bevezetést csinálom, és a legtöbb esetben nem az ügyfélszolgálat tud segíteni, hanem a dedikált tanácsadó ad választ a célzott kérdéseimre. És a BaBér ebben nagyon jó. Ha pedig egy dolgot kell kiemelnem a BaBér mellett szóló érvek közül, az a rugalmasság, mert ha valamire nekem szükségem van, akkor nem az árajánlat az első reakció.

Most élvezem, hogy ismét rálátunk a bérprogramra, a listák révén teljesen képben vagyunk azzal, mi történik, és már nem kerülünk olyan helyzetbe, hogy amikor egy dolgozó problémával fordul hozzánk, nincs róla semmi információnk kéznél.

Szakmailag mennyire tudsz támaszkodni a bérszámfejtő kollégákra?

Ügyesek, maximálisan elégedett vagyok, és azt is kiemelném, hogy a bérszámfejtő és tb-s kollégák elképesztően gyorsan reagálnak, gyakorlatilag azonnal válaszolnak bármire. Volt például, hogy az olasz pénzügyi központ rosszul adta meg az utalási fájlformátum specifikációt, és ez akkor derült ki, amikor már utaltunk volna. A BaBérnál mindenki nagyon készségesen állt a problémához, nem sokkal később lett javítás, verzió, és tudtunk utalni. Ezek a dolgok megfizethetetlenek.

Kérjen információt Ön is a számfejtés kiszervezésének lehetőségeiről! Vegye fel a kapcsolatot kollégáinkkal: [email protected] vagy +36 (1) 273 3838




fotó: Unsplash/krakenimages

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.