Hogyan szervezzük ki a toborzási folyamatot? Mi fán terem az RPO?

Partnertalálkozókon, szakmai rendezvényeken is gyakran merül fel témaként az RPO, amely az egyik legrugalmasabb szolgáltatási formája a toborzásra irányuló kiszervezett HR folyamatoknak. „A kiszervezett HR szolgáltatásokon belül az RPO-t (Recruitment Process Outsourcing) az egyik legismertebb szolgáltatási típusnak gondolom. Jellemzően állomány bővítés vagy felfutás, esetleg fluktuáció pótlás kapcsán kerül szóba. Gazdasági válság idején a vállalatok hatékonyság maximalizálása a fő cél, előfordulhat olyan szituáció is főleg multinacionális cégek esetében, hogy a létszámstop ellenére mégis megnövekedik a HR csapat munkaerőigénye. A kis- és középvállalatok esetében gyakori, hogy egyáltalán nincs dedikált HR csapat, vagy csak 1-2 fővel működik, mégis felmerül egy olyan specifikus keresési igény, amely meghaladja a kapacitásukat.  Bármelyik említett helyzetben az RPO egy kézenfekvő megoldás lehet” – magyarázza Göndöcs Viktor, a Work Force Kft. operatív igazgatója.

Az RPO szolgáltatásnak több megközelítése is létezik, az on-site, a remote, de mára már alkalmaznak hibrid megoldásban is tanácsadókat. Ez utóbbi a legelterjedtebb forma, amikor a hét bizonyos napjain a vállalat telephelyén végzi el a feladatait a kiszervezett kolléga, a fennmaradó napokon pedig a választott szolgáltató irodájából látja el a feladatát. Az on-site jelenlét lehetővé teszi, hogy azonosulni tudjon a partnercég vállalati kultúrájával, de mégis kapcsolatban maradjon a háttércéggel. Remote forma esetében a dedikált kolléga távolról segíti a feladatok gördülékeny ellátását, ez leginkább akkor jellemző, ha az igénybe vevő vállalatnál is működik ez az általános munkavégzési forma. On-site RPO esetén a feladatra kijelölt HR tanácsadó teljes egészében a vállalat rendelkezésére áll, náluk tölti a munkaidejét és helyben segíti a folyamatokat.

Milyen egy ideális RPO szolgáltatás?

„Rugalmas. Úgy gondolom, hogy ez az, ami a mozgatórugója az egésznek és amelyik RPO szolgáltatás nem rugalmas, az nem is igazi RPO. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az együttműködési konstrukció a végletekig módosítható és ügyfélre szabható. Lehetséges az is, hogy csak heti 2-3 napban van szükség egy külsős kollégára, de az is teljesen rendben van, ha a kiválasztási folyamat egy-egy szakaszában kell besegítenie valakinek. Nem ritka, hogy egy vállalatnál csak az előszűrések lebonyolítására nincs kapacitás, de az interjúk lefolytatására már igen, vagy fordítva.

Kiemelten fontos az is, hogy egy jól felépített Recruitment Process Outsourcing együttműködés során a partner a HR szolgáltató erőforrásait is megkapja – esetünkben az országos hálózat erejét, a toborzás összes eszközrendszerét, technológiai tudását és szakértelmét -, amelyeket a kihelyezett kolléga úgy hasznosít a vállalat számára, hogy az számukra teljesen testreszabott legyen és maximális támogatást nyújtson” – adja meg a választ Göndöcs Viktor.

Checklist a megfelelő RPO szolgáltató kiválasztásához

Mivel egy könnyen alakítható, de komplex háttérrel bíró munkaerőpiaci megoldásról van szó, nem elég csupán egy árajánlat alapján kiválasztani a megfelelő szolgáltatót. Annak érdekében, hogy sikeres legyen a megfelelő partner kiválasztása, a következő szempontokat érdemes mérlegelni:

1. Mennyire volt átfogó az előzetes egyeztetés és milyen mélységig jutottunk el az igényfelmérés és probléma ismertetés során? A személyre szabottság kritikusan fontos, érdemes úgy gondolkodni, mint egy kiválasztási folyamat során, amikor a cégkultúrába való beilleszkedést is vizsgáljuk. Minél mélyebb és tényszerűbb információkkal látjuk el a bevonni kívánt szolgáltatót a megoldandó HR problémakörbe, annál pontosabb és specifikusabb megoldási csomagot fog az biztosítani.

2. Mekkora jelöltadatbázissal rendelkezik a szolgáltató? Ebből már előre kalkulálható a rendelkezésre álló kapacitás és kapcsolatrendszer, amely már prognosztizálhatja a várható munka eredményességét is.

3. Milyen hirdetési csatornákat ás technológiai eszközöket használnak? A hirdetési csatornák széleskörű portfóliójával dolgozni egy vállalat számára igencsak költségigényes dolog. RPO partner bevonásával ez a költség jelentősen csökkenthető. A modern technológiai eszközök alkalmazása által azonban piaci előny is szerezhető a versenytársakkal szemben. A legújabb trendeknek megfelelő felületek és akár egy AI-al kiegészített ATS rendszer lehetővé teszi, hogy a konkurencia előtt megszerezze egy vállalat a legjobb szakembereket.

4. Hogyan kezelne az RPO-ba bevonni kívánt szolgáltató egy előre nem várt feladatot? A válaszból kiderül a rugalmasság mértéke, hogy mennyire képesek lokalizált vagy akár széleskörű problémák megoldására. Mutatja a cég problémaorientáltságát, hogy mennyire kreatív és milyen szekcionált csapatokat tudnak bevonni egy esetleges feladat megoldásába.

5. Milyen KPI-ok mentén fog teljesülni a szolgáltatás? A legjobb konstrukció az, amelyben a szolgáltató is érdekeltté válik a sikeres teljesítésben, ezeket a mutatókat és riportokat érdemes már a folyamat legelején rögzíteni.

Az RPO-s kolléga szervezetre gyakorolt hatása 

Nem szabad elfelejtenünk, hogy a kihelyezett kolléga nem egy munkaeszköz, hanem egy ember, akinek a teljesítménye a szakmai rátermettségen túl, a mentális állapotától is függ. Az RPO-ban dolgozó tanácsadók az energiájukat két irányba kell, hogy allokálják, rengeteg a „multitasking”, több szálon futtatnak projekteket. Mindez nagymértékű és állandó fókuszálást kíván meg és ezáltal a kiégés esélye is megnövekedhet. Ezért szem előtt kell tartani azt is a szolgáltató kiválasztásakor, hogy fordít-e időt és kellő figyelmet saját kollégái mentális jóllétére. Ennek hiánya rengeteg kárt tud okozni, azonban egy motivált RPO tanácsadó óriási sikereket képes elérni a munkáltató szervezetében.

Egyértelmű, hogy ha túlnő a vállalt feladatmennyiség egy meglévő munkaerő kapacitásán, azt az egész vállalat megérzi és frusztrálttá válhat a légkör. Egy új munkavállaló érkezését a szervezet felelős vezetői döntésként éli meg, hiszen ezáltal tehermentesíti a csapatot, amely az általános hangulatot is javítja. Egy jó hangulatú cégnél bárki szívesen dolgozik, így növelhető a vállalati elköteleződés és csökkenthető a drasztikus fluktuáció esélye.

Egy on-site tanácsadó kiválasztásánál kiemelten fontos, hogy tudjon azonosulni a vállalat értékrendszerével, lássa át és értse a folyamatokat, képes legyen realizálni a kritikus pontokat is. Ha mindez megtörtént, akkor jöhetnek a megoldási javaslatok és a folyamatok átalakítása. A stratégiai partnerség lehetővé teszi, hogy a belsős folyamatok megváltozása – legyen az akár egy új belső kommunikációs rendszer bevezetése vagy akár egy toborzási projekt levezetése – a leggördülékenyebben történjen a dolgozók elégedettségének sérülése nélkül.