Hatékony megoldással az EU GDPR rendeletre gyorsan, egyszerűen!

Már valószínűleg mindenki hallott HR-es körökben az új rendeletről, de pontosan miért is ekkora a félsz az EU GDPR hallatán, mennyiben állítja új kihívások elé a toborzókat és a cégeket?

A GDPR (General Data ProtectionRegulation) az Európai Unió adatvédelmi rendelete, amely a 2018.május 25.-i hatályba lépésével számos változást hoz a cégek életébe az adatkezelés frontján. Az új rendelkezések sokkal nagyobb kontrollt biztosítanak a felhasználóknak saját személyes adataik fölött. A változások - többek között - hozzájárulásinyilatkozatokra, a hozzáférési és tájékoztatási kötelezettségekre vonatkoznak, amelyek komoly elvárásokat támasztanak a HR -rel és a HR-t kiszolgáló informatikával szemben is.

Tekintve, hogy a GDPR minden olyan, az Európai Unióban tevékenykedő cégre vonatkozik, amely minimális szinten is tárolja és kezeli a vállalkozástól független magánszemélyek (pl.: jelöltek, ügyfelek, vásárlók stb.) személyes adatait, ezért gyakorlatilag mindenkinek fontos, hogy megfeleljen a GDPR-ban támasztott követelményeknek. A rendelet be nem tartása ugyanis komoly bírsággal járhat (az éves árbevétel 4%-a, vagy maximum 20 millió euró(!), attól függően, hogy melyik a nagyobb). Magyarországon tagállami hatáskörben marad a GDPR betartásának ellenőrzése, így a Nemzeti Adatvédelmi és Információbiztonsági Hatóság (NAIH) ellenőrzi és vizsgálja ki a bejelentett incidenseket. A bírság mellett egyébként jelentős kockázatot és költséget jelenthetnek a kártérítési ügyek, amelyeket az adataik kezelésével elégedetlen magánszemélyek indíthatnak a vállalkozásokkal/cégekkel szemben.

A HR szempontjából tehát kiemelten fontos, hogy a jelöltek pályázati anyagait olyan rendszerben/adatbázisban tárolják, amely megfelel az EU GDPR előírásainak: pl. a jelölt hozzáférhessen saját adataihoz, amelyeket az adott cég tárol róla, vagy adott esetben a HR részletes tájékoztatást tudjon adni a jelöltnek, hogy ki/kik és milyen célból férhettek hozzá az adataihoz. Ez így elég egyszerűnek hangzik, de, ha a mélyére ásunk, akkor látható, hogy egy szimpla információigénylés is komoly munkát okozhat a HR -nek, ha nincsen minden esemény/információ tárolva a jelöltről. Pl. meg kell tudni mondani a jelöltnek, hogy mikor került a céghez az anyaga, meddig tárolják, ki látta/véleményezte, stb., vagy éppen, hogy ki miért látta, milyen célból fért hozzá a jelölt pályázati anyagaihoz. Mindezeket az információkat egy papír, vagy Excel alapú adattárolás esetén gyakorlatilag lehetetlen időben előásni és az előírásoknak megfelelő részletességgel kiadni az adatigénylő részére. És akkor még nem beszéltünk az adattörlési/adatmódosítási kérésekről, önéletrajz frissítésekről, fizetési igény, lakhely-, vagy telefonszám módosításokról, és így tovább.

Hosszú távú megoldást jelenthet, ha a HR osztályok eleve egy olyan rendszerben dolgoznak, amely eleget tesz minden követelménynek. A HR Felhő is egy ilyen megoldást kínál. Mi ez pontosan?

Igen, hosszú távú megoldásként az egyetlen járható út, ha a vállalat olyan szoftvert használ a jelöltanyagok tárolására, amely önmagában is eleget tesz a GDPR követelményeinek. A HR Felhő egy komplex karrierportál, amely a GDPR megfelelőség mellett a toborzási projektek teljeskörű adminisztrációjára, a kiválasztási folyamatok gyors és hatékony véghezvitelére lett kitalálva. A rendszer a jelöltek részére közvetlen hozzáférést biztosít saját adataikhoz, így saját maguk hajthatják végre fiókjukban az adatváltoztatásokat, törléseket. Emellett olyan szintű belső nyilvántartást eredményez, amelynek segítségével kb. 5 perc alatt kinyerhető egy teljes kimutatás arról, hogy kik/mikor és milyen célból fértek hozzá egy-egy adott jelölt pályázati anyagaihoz, tehát az adatszolgáltatási kötelezettségekre is megoldást kínál.

A korábban említett GDPR megfelelőség mellett jelentősen csökkenti a toborzásra szánt időt, felgyorsítja a kiválasztási folyamatokat, automatikusan kommunikál a jelöltadatbázisban szereplő pályázókkal, tömeges levelezés valósítható meg a jelöltek felé. Pontos interjú adminisztrációt tesz lehetővé, naprakész statisztikákat szolgáltat, munkáltató márkaépítésre is alkalmas: segítségével felelősségteljes munkaadói kép alakítható ki a potenciális munkavállalók szemében.

A HR Felhő 2015-ben a Magyar Termék Nagydíjat, 2017 -ben pedig a Magyar Brands Innovációs külön díját is elnyerte. Mik azok az innovációk, amelyek az adatvédelmi szabályoknak való megfelelés mellett megkönnyítik a HR-esek életét?

Ezek egy jó részét a fenti kérdésnél már megválaszoltam ugyan, de számtalan olyan kényelmi funkciót is biztosít a szoftver, amellyel megkönnyíthető a kiválasztást végző HR munkatársak élete. Van például egy egyszerűen használható kérdőív modulunk, amelynek segítségével a pályázók online tölthetnek ki nyelvi, IQ, vagy szakmai teszteket, de akár egyedi, az adott pozíció szempontjából releváns kérdéssorokat is küldhetünk ki a pályázóknak. Ez a funkció az előszűrési feladatokat könnyíti meg. A HR Felhőben mindössze néhány kattintással leszervezhető egy-egy állásinterjú, amelyről az összes résztvevő automatikusan kap esemény meghívót, amit könnyedén beemelhet okostelefonja, vagy levelezőrendszere naptárába. Az így létrejött interjúkról villámgyorsan lehet interjújelentést készíteni, amely a későbbiekben sokat segíthet az olyan pályázók elbírálásában, akik már jártak a cégünknél személyesen is.

Kiknek, milyen cégeknek érdemes HR Felhőt használni? Ha valakit érdekel a rendszer, és szeretne bővebben tájékozódni, hol teheti meg?

Összességében azt gondolom, hogy egy bizonyos cégméret felett gyakorlatilag elengedhetetlen, hogy egy színvonalas karrierportált használjon a vállalat. A toborzás megkönnyítése/leegyszerűsítése mellett a jelenlegi, munkaerőhiányban szenvedő üzleti és gazdasági élet szereplőinek egyre fontosabb, hogy a konkrét üresedéseket / újként nyíló pozíciókat megelőzően alakítsanak ki magukról olyan képet a munkavállalók felé, amelynek eredményeképpen egy állás meghirdetése esetén a lehető legalkalmasabb munkavállalók jelentkezzenek a lehető leggyorsabban. Ennek következménye, hogy a HR-nek is a lehető leggyorsabban végig kell vinni a kiválasztási folyamatot, mert az elnyúló, több körös interjúk és a heteken át tartó toborzási lépcsőkön óhatatlanul is kiesnek a legjobb szakemberek - hiszen ők hamar „elkelnek” a munkaerő piacon. A munkaadói oldal gyors, rugalmas hozzáállása - a jelöltek szemszögéből nézve - ma már alapkövetelmény, mert senki nem szeret heteket várni egy-egy visszajelzésre.

Mai felgyorsult világunkban ezekre a problémákra (is) megoldás a HR Felhő, így minden olyan cég részére nagy segítséget jelenthet, akik szeretnének lépést tartani a korral. Rendszerünket egyébként cégmérettől függetlenül KKV-k és több ezres létszámú multinacionális cégek is elégedetten használják.

A HR Felhőről bővebb tájékoztatást a [email protected] e-mail címen, a 06-20/99- 99-256-os telefonszámon, vagy a www.hrfelho.hu weboldalon kaphatnak az érdeklődők. A weboldalunkon egyébként díj- és kötelezettségmentes személyes prezentáció is igényelhető.

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.