Ki és hogyan kezelheti a GDPR adatokat kiszervezett bérszámfejtés esetén?

Milyen adatvédelmi szabályoknak kell megfelelni?

A szolgáltatások kiszervezése során az adatkezelés számos fontos kérdést vet fel mind a szolgáltató cég, mind a szolgáltatást igénybe vevő cég számára. Egy adatkezelő csak olyan adatfeldolgozó szolgálatait veheti igénybe, aki megfelelő biztosítékot nyújt arra, hogy az adatvédelmi szabályoknak megfelelően jár el.

Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR):

Az EU általános adatvédelmi rendelete (GDPR) részletes követelményeket rögzít a vállalkozások és szervezetek részére a személyes adatok gyűjtése, tárolása és kezelése tekintetében. Ezek a szabályok az EU területén személyes adatokat kezelő európai uniós székhelyű szervezetekre, valamint azokra az EU-n kívüli szervezetekre vonatkoznak, amelyek európai uniós lakosok személyes adatait kezelik.

Személyes adatok kezelése:

Személyes adatnak minősül az érintettre, az azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ. Ilyen adatok például a név, lakcím, személyazonosító igazolvány száma, internetprotokoll-cím stb. Fontos, hogy mindkét fél tisztában legyen ezekkel a szabályokkal és szabályozásnak megfelelően kezelje a személyes adatokat.

Különleges adatkategóriák:

A GDPR főszabály szerint tilos a különleges személyes adatok kezelése, például faji, etnikai hovatartozásra vonatkozó adatokat, szexuális irányultságra vonatkozó adatokat, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vonatkozó adatokat stb. Kivételek vannak, azonban szigorú szabályok vonatkoznak a különleges személyes adatok kezelésre.

Mit kell tartalmaznia a szerződésnek?

A szolgáltatási szerződésben világosan le kell fektetni az adatkezelési és adatvédelmi kötelezettségeket, hogy mindkét fél tisztában legyen a saját és a másik fél felelősségével.

Egyértelműen meg kell határozni, hogy melyik félnek milyen adatkezelési felelősséget kell vállalnia. Ki a felelős az adatok helyes kezeléséért, tárolásáért és megőrzéséért? Pontosan meg kell határozni, hogy a szolgáltató és a megrendelő cég mely alkalmazottai férhetnek hozzá az adatokhoz.

Fontos, továbbá az is, hogy az adatok hol kerülnek tárolásra, különösen, ha a tárolás nemzetközi szinten történik, mivel különböző országok különböző adatvédelmi törvényekkel rendelkeznek. Valamint meg kell határozni, hogy az adatokat mennyi ideig kell megőrizni, és biztosítani, hogy azokat a megfelelő idő után töröljék.

Kulcsfontosságú az együttműködés

Összességében a szolgáltató és a szolgáltatást igénybe vevő cégnek együttműködve kell megoldaniuk ezeket az adatkezelési kérdéseket, hogy megfeleljenek a jogszabályoknak és védjék az érintettek jogait és magánéletét.

A nagy mennyiségű adatkezeléssel járó szolgálatatásoknál, mint például bérszámfejtés outsource, kiemelten fontos, hogy olyan szolgáltatót válasszunk, aki maradéktalanul meg tud felelni a jogszabályi követelményeknek és rendelkezik a tevékenységéhez szükséges tanúsítványokkal.

Adatvédelmi incidensek elkerülése érdekében kulcsfontosságú a részletes és alapos szerződéskötés, amely minden érintett kérdést és felelősséget tisztáz, így az adatkezelési megállapodás konkrét információkat tartalmaz arra vonatkozóan, hogy miként teljesülnek a követelmények, és milyen biztonsági szint szükséges az adatkezelési megállapodás tárgyát képező személyesadat kezeléshez. Emellett a folyamatos kommunikáció és a rendszeres auditálás is elengedhetetlen az adatkezelési problémák minimalizálása érdekében, mely egy megbízható, kellő tapasztalattal és erőforrással rendelkező cég számára nem jelenthet problémát.

Az L-SOFT élen jár a kiszervezett bérszámfejtés piacán

Az L-SOFT kiszervezett bérszámfejtés szolgáltatását kibővítette GDPR adattörlési szolgáltatással, így a megrendelő megszabadul az adattörlésekkel kapcsolatos feladatoktól is.

A PIRAMIS ™ GDPR adattörlési szolgáltatás igénybevétele esetén biztosítjuk, hogy a társaságunkhoz kiszervezett bérügyviteli feladatok elvégzéséhez részünkre – mint adatfeldolgozó részére – átadott, és a PIRAMIS™ rendszerben tárolt személyes adatok a Megrendelő előírásainak megfelelően, dokumentáltan törlésre kerüljenek, és az ehhez kapcsolódó értesítéseket átadjuk a Megrendelőnek.

A szolgáltatás tehermentesíti a Megrendelőt a szükséges törlések figyelése, végrehajtása és naplózása alól, mely a munkavállalók kilépésének megfelelően egy folyamatos adminisztrációs terhet jelent a HR számára.

Garancia a minőségre: Integrált irányítási rendszereink

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.